Urlaubsanspruch berechnen

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Was ist der gesetzliche Urlaubsanspruch?

Jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub (§ 1 BUrlG). Das gilt für Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Ausbildung gleichermaßen. Das Bundesurlaubsgesetz legt dafür nur eine Untergrenze fest: mindestens 24 Werktage im Jahr (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind (§ 3 Abs. 2 BUrlG). Das Gesetz rechnet also mit einer Sechstagewoche, die heute kaum noch jemand hat.

Arbeitsverträge und Tarifverträge sehen oft mehr vor, häufig 25 bis 30 Arbeitstage. Weniger als das gesetzliche Minimum darf kein Vertrag festlegen. Der Teil über dem Minimum heißt Mehrurlaub. Für ihn darf der Vertrag eigene Regeln treffen, etwa eine anteilige Kürzung beim Ausscheiden.

Urlaubsanspruch berechnen: die Formel

Weil das Gesetz in Werktagen einer Sechstagewoche denkt, rechnen Sie den Mindesturlaub auf Ihre tatsächlichen Arbeitstage um:

Urlaubsanspruch in Arbeitstagen = 24 Werktage × Arbeitstage pro Woche ÷ 6

• 6 Tage pro Woche: 24 Urlaubstage
• 5 Tage pro Woche: 20 Urlaubstage
• 4 Tage pro Woche: 16 Urlaubstage
• 3 Tage pro Woche: 12 Urlaubstage
• 2 Tage pro Woche: 8 Urlaubstage
• 1 Tag pro Woche: 4 Urlaubstage

In Wochen gerechnet sind das immer vier Wochen Erholung. Ein vertraglicher Urlaub wird genauso umgerechnet: 30 Tage bei einer Fünftagewoche ergeben bei vier Arbeitstagen 30 × 4 ÷ 5 = 24 Tage. Die Stunden pro Tag spielen dabei keine Rolle. Den Rechenweg für Ihren Fall, auch mit Eintritt, Kündigung und Resturlaub, zeigt der Rechner.

Urlaubsanspruch-Rechner

Geben Sie Ihre Arbeitstage pro Woche und Ihren Urlaub laut Vertrag ein. Wenn Sie im gewählten Jahr angefangen oder aufgehört haben, tragen Sie das Datum ein. Der Rechner prüft Wartezeit und Teilurlaub selbst und zeigt den Rechenweg.

Teilurlaub bei Eintritt und Austritt im laufenden Jahr

Den vollen Jahresurlaub gibt es erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten: Der volle Anspruch entsteht erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses (§ 4 BUrlG). Für alle anderen Fälle gibt es Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat, in dem das Arbeitsverhältnis besteht (§ 5 Abs. 1 BUrlG). Das Gesetz nennt drei Fälle:

• Eintritt im Jahr, Wartezeit nicht mehr erfüllbar (Buchst. a): Wer so spät anfängt, dass die sechs Monate nicht mehr vor Jahresende ablaufen, bekommt nur Teilurlaub. Ein Monat zählt dabei ab dem Eintrittstag, nicht als Kalendermonat. Wer am 15. März anfängt, hat den ersten vollen Monat am 14. April hinter sich.
• Austritt vor erfüllter Wartezeit (Buchst. b): Wer nach drei Monaten wieder geht, bekommt drei Zwölftel.
• Austritt in der ersten Jahreshälfte (Buchst. c): Endet das Arbeitsverhältnis bis zum 30. Juni, gibt es ein Zwölftel je vollem Monat, auch wenn die Wartezeit längst erfüllt ist.

Endet das Arbeitsverhältnis dagegen am 1. Juli oder später und ist die Wartezeit erfüllt, steht der volle gesetzliche Urlaub zu. Wer am 31. Juli ausscheidet, hat also mindestens 20 Tage bei einer Fünftagewoche, auch wenn er nur sieben Monate da war. Wer in der ersten Jahreshälfte geht und schon mehr Urlaub hatte, als ihm zusteht, muss das Urlaubsentgelt nicht zurückzahlen (§ 5 Abs. 3 BUrlG).

Der Sonderfall Eintritt am 1. Juli

Wer am 1. Juli anfängt, ist bis zum 31. Dezember genau sechs Monate beschäftigt. Trotzdem gibt es im Eintrittsjahr nur Teilurlaub: Der volle Anspruch entsteht nach dem Bundesarbeitsgericht erst nach Ablauf der sechs Monate, also am 1. Januar (BAG, Urteil vom 17.11.2015, 9 AZR 179/15). Das ergibt bei 30 Vertragstagen 6 × 30 ÷ 12 = 15 Tage. Wer am 30. Juni oder früher anfängt, erfüllt die Wartezeit noch im selben Jahr und bekommt den vollen gesetzlichen Urlaub.

Rundung: ab einem halben Tag wird aufgerundet

Beim Teilurlaub entstehen oft krumme Werte. Bruchteile, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden auf volle Urlaubstage aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Aus 12,5 Tagen werden 13. Ein kleinerer Bruchteil wird nicht abgerundet: Aus 8,33 Tagen werden nicht 8, die 0,33 Tage bleiben bestehen. Außerhalb des Teilurlaubs, etwa beim Wechsel der Arbeitstage, wird ohne eigene Regel im Vertrag oder Tarif gar nicht gerundet (BAG, Urteil vom 08.05.2018, 9 AZR 578/17).

Vertraglicher Mehrurlaub beim Ausscheiden

Die Regel „volles Jahr ab Austritt im Juli“ schützt nur den gesetzlichen Urlaub. Für den Mehrurlaub darf ein Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eine anteilige Kürzung vorsehen. Dann wird der ganze Urlaub gezwölftelt, aber nie unter den gesetzlichen Mindesturlaub (BAG, Urteil vom 09.08.2016, 9 AZR 51/16). Beispiel: 30 Tage Vertragsurlaub, Austritt am 31. Juli. Gezwölftelt sind das 7 × 30 ÷ 12 = 17,5 Tage. Weil der gesetzliche Urlaub mit 20 Tagen höher liegt, bleiben 20 Tage. Bei einem Austritt am 30. September wären es 9 × 30 ÷ 12 = 22,5 Tage. Aufgerundet wird hier nicht, sofern Vertrag oder Tarif keine eigene Rundung vorsehen, denn das ist kein Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 BUrlG (BAG, 9 AZR 578/17, Rn. 11). Eine eigene Rundung hat zum Beispiel der TV-L. Fehlt eine solche Klausel, bleibt auch der Mehrurlaub voll. Der Rechner fragt das mit dem ersten Häkchen ab.

Wer ausscheidet, sollte den Resturlaub früh mit der Personalabteilung klären. Vorlagen und Hinweise dazu stehen im Ratgeber Kündigung Muster, für einen einvernehmlichen Abschied im Beitrag zum Aufhebungsvertrag.

Urlaubsanspruch bei Teilzeit und Wechsel der Arbeitstage

Bei Teilzeit zählt nur, an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird. Wer an fünf Tagen je vier Stunden arbeitet, hat denselben Urlaub in Tagen wie Vollzeitkräfte, nur sind die Tage kürzer. Wer an drei vollen Tagen arbeitet, hat bei 30 Tagen Vollzeiturlaub 30 × 3 ÷ 5 = 18 Urlaubstage. In beiden Fällen sind das sechs Wochen Erholung. Auch beim Jobsharing kommt es deshalb auf die Verteilung der Arbeitstage an, nicht auf den Anteil an der Stelle.

Ändert sich die Zahl der Arbeitstage im Laufe des Jahres, wird der Urlaub für jeden Zeitabschnitt getrennt berechnet (BAG, Urteil vom 19.03.2019, 9 AZR 315/17). Beispiel: Bis Juni fünf Tage mit 30 Urlaubstagen, ab Juli drei Tage. Das ergibt 30 × 6/12 + 18 × 6/12 = 24 Tage im Jahr. Das Bundesarbeitsgericht rechnet dabei genau nach Tagen mit Arbeitspflicht. Der Rechner teilt das Jahr vereinfacht nach ganzen Monaten auf. Wechselt das Modell mitten im Monat oder ist unbezahlter Sonderurlaub dabei, rechnen Sie taggenau nach.

Resturlaub: Übertrag, Verfall und Abgeltung

Resturlaub berechnen Sie, indem Sie vom Jahresanspruch die genommenen Tage abziehen und einen übertragenen Rest aus dem Vorjahr dazurechnen. Der Rechner macht das in den Feldern „Bereits genommen“ und „Übertrag aus dem Vorjahr“.

• Übertrag: Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ins nächste Jahr übertragen werden darf er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, und dann muss er bis zum 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Teilurlaub aus einem späten Eintritt ist auf Verlangen ins nächste Kalenderjahr zu übertragen.
• Verfall: Der Urlaub verfällt nicht von selbst. Der Arbeitgeber muss rechtzeitig und konkret dazu auffordern, den Urlaub zu nehmen, und klar auf den Verfall hinweisen. Tut er das nicht, bleibt der Urlaub bestehen (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Für Arbeitgeber heißt das: Einmal im Jahr schriftlich an den offenen Urlaub erinnern und den Hinweis aufbewahren.
• Abgeltung: Kann Urlaub wegen des Endes des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er auszuzahlen (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Beim Offboarding gehört diese Rechnung deshalb in die Schlussabrechnung.

Sonderfälle: Schwerbehinderung, Jugendliche, Tarifvertrag

• Schwerbehinderung: Schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf fünf zusätzliche bezahlte Arbeitstage im Jahr bei einer Fünftagewoche, bei mehr oder weniger Arbeitstagen entsprechend mehr oder weniger (§ 208 SGB IX). Besteht die Schwerbehinderung nicht das ganze Jahr, gibt es ein Zwölftel je vollem Monat. Rechnen Sie diese Tage zum Ergebnis des Rechners dazu. Zeigt der Rechner Teilurlaub, gilt auch für den Zusatzurlaub nur ein Zwölftel je vollem Monat (§ 208 Abs. 2 SGB IX).
• Jugendliche: Für Beschäftigte unter 18 gilt ein höherer Mindesturlaub: 30 Werktage unter 16 Jahren, 27 unter 17 und 25 unter 18, jeweils gemessen am Alter zu Beginn des Jahres (§ 19 JArbSchG). Wer im Bergbau unter Tage beschäftigt ist, bekommt in jeder Altersgruppe drei Werktage zusätzlich (§ 19 Abs. 2 Satz 2 JArbSchG). Auch diese Werte beziehen sich auf eine Sechstagewoche.
• Tarifvertrag: Viele Tarifverträge regeln Urlaubsdauer, Zwölftelung und Rundung eigenständig, etwa mehr Tage nach Betriebszugehörigkeit oder Alter. Für den Teil über dem gesetzlichen Minimum geht die Tarifregel vor. Prüfen Sie im Zweifel den Tarifvertrag, der für Ihr Arbeitsverhältnis gilt.
• Arbeitgeberwechsel im Jahr: Urlaub, den der frühere Arbeitgeber für dasselbe Jahr schon gewährt hat, wird angerechnet (§ 6 BUrlG). Lassen Sie sich beim Ausscheiden die Urlaubsbescheinigung geben. Auch die Probezeit ändert am Urlaub nichts: Teilurlaub entsteht ab dem ersten vollen Monat.