[ BEITRAG ]

Offboarding

Das Ausscheiden von Mitar­beitern aus dem Unter­nehmen ist meist für beide Parteien ein unerfreu­liches Ereignis, die richtige Offboarding-Strategie hilft jedoch dabei, einen struk­tu­rierten und angenehmen Austritt zu ermög­lichen. Erfahren Sie jetzt, wie sich das Offboarding auch auf das Image Ihres Unter­nehmens auswirken kann und wie gelun­genes Offboarding aussieht. 

Mitarbeiterin verabschiedet sich während des Offboardings

Definition Offboarding — Was steckt hinter dem Begriff 

Offboarding bedeutet auf Deutsch, dass ein Mitar­beiter ein Unter­nehmen verlässt. Dieser wird dabei durch seinen Vorge­setzten profes­sionell aus der Firma begleitet. Offboarding, auch Exit-Management genannt, ist das Gegen­stück zum Onboarding, also der Prozess in dem ein neuer Mitar­beiter im Unter­nehmen willkommen geheißen wird.

Im Gegensatz zum Onboarding kommt Offboarding meist viel zu kurz. Gründe dafür können Projekte sein, die vorge­schoben werden oder, dass der Vorge­setzte so wenig Kontakt wie möglich zu dem gehenden Mitar­beiter haben möchte. Denn nicht jede Kündigung erfolgt im gemein­samen Einver­nehmen oder verläuft weitgehend friedlich.

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#Prozess #6 Schritte Offboarding #Zu vermei­dende Fehler

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Offboarding Prozess — Wie füllt man entstandene Lücken 

Techni­scher Offboarding Prozess 

Sobald ein Arbeit­nehmer das Unter­nehmen verlässt, müssen sich Arbeit­geber an die IT- und Perso­nal­ab­teilung wenden, damit sämtliche Zugangs­daten des Mitar­beiters deakti­viert werden. Außerdem muss der Ex-Mitar­beiter seinen Ausweis und sämtliche Schlüssel abgeben. So können Daten­miss­brauch und Diebstähle verhindert werden.

Sozio-emotio­naler Prozess

Egal wie ein Mitar­beiter aus einem Unter­nehmen ausscheidet, für den Arbeit­nehmer ist es immer eine emotionale Belastung. Viele Arbeit­geber unter­schätzen diese Auswir­kungen, denn genauso wie der erste Eindruck zählt auch der letzte Eindruck des Unternehmens.

Welche Vorteile hat Offboarding? 

Unter­nehmen, die ein gutes Offboarding pflegen, sind darauf vorbe­reitet, wenn Arbeit­nehmer fristlos gekündigt werden oder selbst kündigen. Durch klare und organi­sierte Abläufe verhindern Arbeit­geber, dass im Offboarding Prozess der Kündigung wichtige Punkte übersehen werden. Führen Unter­nehmen Offboarding richtig durch, bringt dies viele Vorteile mit sich.

Offboarding soll nicht nur dafür sorgen, dass sich Unter­nehmen und Mitar­beiter im Guten trennen, sondern auch dafür, dass ein gutes Arbeits­klima herrscht und das Image des Unter­nehmens in einem guten Licht steht. Wird ein Ex-Mitar­beiter auch weiterhin wohlwollend behandelt, wirkt sich das positiv auf die verblie­benen Mitar­beiter aus.

Ein ausschei­dender Mitar­beiter, der vom Unter­nehmen weiterhin wertschätzend behandelt wird, wird neue Mitar­beiter besser einlernen. Das spart dem Unter­nehmen Zeit und Geld einen neuen Arbeit­nehmer einzuarbeiten.

Richtig organi­siertes Offboarding sollte ein Feedback­ge­spräch zwischen Arbeit­geber und dem ausschei­denden Mitar­beiter beinhalten. Es gibt Mitar­beitern die Chance, dem Vorge­setzten Verbes­se­rungen zu präsen­tieren und Feedback zu geben. Arbeit­geber sollten diese Chance nutzen, damit der Offboarding Prozess zukünftig noch verbessert werden kann.

Unter­nehmen, die einen gut organi­siertes Exitma­nagement betreiben, machen während diesem weniger Fehler. So wird beispiels­weise vermieden, dass weiterhin Gehalt an ausge­schiedene Mitar­beiter überwiesen wird oder benötigte Unter­lagen nicht übergeben wurden. Das spart Zeit sowie Geld und schützt das Unter­nehmen vor möglichen Rechts­strei­tig­keiten

Kollegen erarbeiten Offboarding Prozess
Kollegen erarbeiten Offboarding Prozess

6 Schritte des Offboarding Prozesses

Damit die letzten Arbeits­wochen eines Arbeit­nehmers für Arbeit­geber und den Mitar­beiter so angenehm wie möglich werden, müssen einige Schritte beachtet werden. Der Offboarding Prozess beginnt in den meisten Fällen mit der Kündigung durch Arbeit­nehmer oder Arbeit­geber. Aber auch der Antritt in den Ruhestand eines Mitar­beiters ist ein Grund für Unter­nehmen, die folgenden Schritte des folgenden Offboarding Leitfadens einzuleiten.

Infor­mieren der Personalabteilung

Sobald ein Arbeit­nehmer kündigt, muss der Vorge­setzte sofort die Perso­nal­ab­teilung davon in Kenntnis setzen. Somit wird der Offboarding Prozess in Gang gebracht. Kündigt das Unter­nehmen dem Mitar­beiter, ist es Aufgabe der Perso­nal­ab­teilung, eventuell mit Rücksprache eines Fachan­walts, die Rechts­kräf­tigkeit zu gewähr­leisten. Danach werden alle weiteren Schritte abgear­beitet sowie die Anwerbung neuer Mitarbeiter.

Erstellen einer Offboarding Check­liste für Mitarbeiter

Alle weiteren Schritte wie Rückgabe von Firmen­ei­gentum, Kündi­gungs­be­stä­tigung usw. werden in der Check­liste für den Perso­nal­aus­tritt aufge­listet und an den entspre­chenden Mitar­beiter ausgehändigt.

Zeitnahe Kommu­ni­kation

Arbeit­geber müssen den restlichen Mitar­beitern und ggf. Kunden über den Austritt des Arbeit­nehmers baldmög­lichst infor­mieren. Ohne den Daten­schutz zu verletzen, sollte die Kündigung eines Arbeit­nehmers offen im Unter­nehmen kommu­ni­ziert werden.

Mitarbeiterin im Office verabschiedet sich
Mitarbeiterin im Office verabschiedet sich

Infor­mieren der Buchhaltung

Sobald der Prozess des Mitar­bei­ter­aus­tritts beginnt, muss die Buchhaltung infor­miert werden, damit das letzte Gehalt sowie Steuer­belege und offene Gehalts­ab­rech­nungen beglichen werden.

Angemes­sener Abschied

Mitar­beiter, welche das Unter­nehmen verlassen, sollten von Arbeit­geber und Kollegen angemessen verab­schiedet werden. Je nachdem, wie lange ein Arbeit­nehmer im Unter­nehmen beschäftigt war, wird er entweder beim morgend­lichen Meeting oder bei einer kleinen Feier verab­schiedet. Hat der Mitar­beiter in der Vergan­genheit für Probleme gesorgt, die im Endeffekt auch der Grund für die Kündigung waren, wird er unter Umständen sofort vom Firmen­ge­lände begleitet. Sobald ein Arbeit­nehmer verab­schiedet wird, sind sämtliche Punkte des Offboarding Prozesses abgearbeitet.

In Kontakt bleiben

Es ist für Unter­nehmen nie verkehrt, mit ehema­ligen Mitar­beitern in Kontakt zu bleiben. So kann ein Austausch bei Fachfragen von Vorteil sein. Auch bei Neube­setzung einer Stelle können Unter­nehmen zuerst auf ehemalige Arbeit­nehmer zugehen.

Welchen Nutzen hat ein gut gestal­teter Offboarding Prozess? 

Wird ein Arbeits­ver­hältnis beendet, ist dies entweder für Arbeit­nehmer oder Arbeit­geber ein unerwar­tetes Ereignis. Tritt ein Mitar­beiter dagegen den Ruhestand an, ist dies im Unter­nehmen schon länger bekannt und besser planbar. Eines haben beide Situa­tionen gemeinsam, denn es geht dem Unter­nehmen zum einen ein, in den meisten Fällen, geschätzter Mitar­beiter sowie spezi­elles Wissen verloren. Ein gut gestal­teter Offboarding Prozess hilft Unter­nehmen dabei, dass ein Mitar­beiter beim Ausscheiden anerkennend verab­schiedet wird.

Gutes Exitma­nagement bringt für Unter­nehmen viele Vorteile. Durch Mitar­beiter, die nicht mehr im Unter­nehmen angestellt sind, sich jedoch positiv über dieses äußern, wird das öffent­liche Ansehen des Unter­nehmens gesteigert. Durch die richtige Kommu­ni­kation durch den Offboarding Prozess kann außerdem vermieden werden, dass Arbeit­geber oder Arbeit­nehmer gericht­liche Schritte aufgrund der Kündigung eingehen. Gutes Offboarding trägt ebenfalls dazu bei, dass Projekte ohne Probleme übergeben werden. Mithilfe einer Offboarding Check­liste vergessen Arbeit­geber keinen der Schritte im Mitar­bei­ter­aus­tritts­prozess und es ist eine gewisse Sicherheit gewährt, dass alles Wichtige besprochen wurde und sämtliches Unter­neh­mens­ei­gentum abgegeben wurde.

Vorgesetzter verabschiedet sich bei Offboarding von Mitarbeiter
Vorgesetzter verabschiedet sich bei Offboarding von Mitarbeiter

Welche Fehler sollten Arbeit­geber vermeiden?

Neben gutem Onboarding, um Mitar­beiter ins Unter­nehmen zu bringen und zu halten, muss der Prozess des Offboar­dings ebenso attraktiv gestaltet sein, damit das Ausscheiden dem Arbeit­nehmer nicht negativ in Erinnerung bleibt. Folgende Fehler sollten Unter­nehmen deshalb beim Offboarding Prozess vermeiden.

Vernach­läs­sigung des Datenschutzes

Wird der Daten­schutz beim Exitma­nagement vernach­lässigt, läuft das Unter­nehmen Gefahr, dass interne Daten an Dritte weiter­ge­geben werden. Das kann dann passieren, wenn die Entscheidung zur Kündigung nicht gemeinsam getroffen wurde und die Firmen­zu­gänge des Ex-Mitar­beiters noch nicht gelöscht oder gesperrt wurden.

Lautlose Trennung

Mitar­beiter wollen mit der eigenen Leistung das Unter­nehmen voran­bringen. Eine reine Klärung der Forma­li­täten wäre besonders bei langjäh­rigen Mitar­beitern, die nun ausscheiden, ein grober Fehler. Der ausschei­dende Arbeit­nehmer fühlt sich dadurch weniger wertge­schätzt und wird unter Umständen kein gutes Feedback über das Unter­nehmen abgeben, wenn er auf sein Ausscheiden angesprochen wird.

Zu späte Planung des Ausscheidens

Das Ausscheiden eines Arbeit­nehmers aus dem Unter­nehmen kann beispiels­weise durch Tod oder einen schwer­wie­genden Unfall überra­schend passieren. Deshalb sollten Unter­nehmen nicht nur für den Normalfall vorbe­reitet sein, sondern auch für unerwartete Ereig­nisse. Unvor­be­reitete Arbeit­geber laufen Gefahr wichtige Punkte zu übersehen, was dazu führen kann, dass die Übergabe eher chaotisch und stressig wirkt und die Stimmung beider Seiten kippt.

Keine Forderung des Wissenstransfers

Scheidet ein Mitar­beiter mit einem gewissen Fachwissen aus, ist es Aufgabe des Unter­nehmens, recht­zeitig neue Mitar­beiter zu finden. Damit dieses Wissen an andere Kollegen und einen Nachfolger weiter­ge­geben werden kann, sollten Unter­nehmen gewisse Wissens­platt­formen zur Verfügung stellen und einen Austausch zwischen dem Mitar­beiter, dem Fachwissen und seinen Kollegen fördern.

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Fazit zum Offboarding

Scheidet ein Mitar­beiter aus einem Unter­nehmen aus, hat dieses als Arbeit­geber noch einmal die Möglichkeit, einen guten Eindruck beim ausschei­denden Arbeit­nehmer zu hinter­lassen. Durch ein gutes Offboarding sorgen Unter­nehmen zum einen für Image­pflege, zum anderen fühlt sich der ehemalige Mitar­beiter geschätzt und verlässt das Unter­nehmen mit einem positiven Eindruck.

Vorteile von positiven Offboarding
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