[ BEITRAG ]

Onboarding neuer Mitarbeiter

Neue Mitar­beiter im Unter­nehmen zu integrieren, ist ein wichtiger und nicht zu unter­schät­zender Prozess im Recruiting. Lesen Sie jetzt, wie Sie ein gutes Onboarding planen können, damit sich Ihre neuen Mitar­beiter wohlfühlen. 

Neue Mitarbeiterin wird dem Team beim Onboarding vorgestellt

Vorbe­merkung zum Onboarding

Gerade in der aktuellen Lage, in der die Arbeitswelt geprägt ist von Heraus­for­de­rungen wie dem Fachkräf­te­mangel und demogra­fi­schem Wandel, ist es extrem wichtig darauf zu achten, wie man am effek­tivsten neue Mitar­beiter findet und bindet. Der Kampf um die besten Arbeits­kräfte ist im „War of Talents“ somit eröffnet, denn jedes Unter­nehmen möchte die quali­fi­zier­testen Talente für sich gewinnen. Aller­dings ist dieser Prozess meist langwierig und kostspielig. Aufgrund fehlender standar­di­sierter Onboar­ding­pro­zesse, mangel­hafter Unter­neh­mens­kultur und Employer-Branding-Maßnahmen scheitern viele Unter­nehmen an der erfolg­reichen Integration neuer Mitar­beiter. Dabei bestehen in Zeiten der Digita­li­sierung viele Möglich­keiten, das Onboarding indivi­duell an die jeweilige Lebens­si­tuation & Bedürf­nisse der Fachkräfte anzupassen.

So ist digitales Onboarding im Homeoffice während der Corona-Pandemie zu einem neuen Standard geworden. Die virtuelle Heran­ge­hens­weise erlaubt bei der Einführung neuer Mitar­beiter neue Wege zu gehen. Auch inter­na­tionale Arbeits­kräfte rund um den Globus können so Erfolgs­ver­sprechen durch einen Einar­beitsplan & entspre­chende Onboar­ding­maß­nahmen in die Prozesse des Unter­nehmens integriert werden. Langfristig können so große Zeit- und Kosten­er­spar­nisse in der Perso­nal­be­schaffung reali­siert werden. Im folgenden Artikel wird beleuchtet, wie Mitar­bei­ter­bindung schon ab den ersten Tagen im Unter­nehmen gelingt & Fachkräfte sich gut ins Team eingliedern lassen.

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#Vorteile des Onboar­dings #Onboarding Phasen #Zu vermei­dende Fehler

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Was versteht man unter Onboarding?

Der englische Begriff „Onboarding“ steht für „taking on board“, was übersetzt bedeutet „das an Bord holen neuer Mitar­beiter“. Onboarding dient dazu, neue Fachkräfte gezielt in die Arbeits­pro­zesse eines Unter­nehmens fachlich einzu­ar­beiten & erfolg­reich ins Team zu integrieren. Unter­nehmen, die ein gutes Onboarding betreiben, sorgen dafür, dass sich neue & bestehende Mitar­beiter wohlfühlen und erfolg­reich zusam­men­ar­beiten. Dabei werden entlang eines Einar­bei­tungs­plans die Unter­neh­mens­phi­lo­sophie näher gebracht, Kollegen vorge­stellt und die zukünf­tigen Aufgaben erläutert.

Fühlt sich eine neue Fachkraft wohl und wird von Anfang an integriert, sinkt das Risiko, dass diese in der Probezeit wieder kündigt.

“Employer Branding hat zum Ziel, in den Wahrneh­mungen zu einem Arbeit­geber eine unter­scheidbare, authen­tische, glaub­würdige, konsis­tente und attraktive Arbeit­ge­ber­marke auszu­bilden, die positiv auf die Unter­neh­mens­marke einzahlt.”

Welche Vorteile bringt Onboarding mit sich?

Wird der Onboar­dings­prozess richtig umgesetzt, bringt er viele Vorteile mit sich. Welche Vorteile das sind, ist im Folgenden aufgelistet.

Egal ob für Bewerber, das Unter­nehmen oder die Mitar­beiter — der erste Eindruck zählt. Der richtige Einsatz von Onboarding führt zu einem ersten positiven Eindruck für alle genannten Parteien.

Durch das richtige Onboarding gelingt es Unter­nehmen fähige Mitar­beiter an den Betrieb zu binden. Langfristig können Unter­nehmer so viel Zeit und Geld sparen, da die Fluktua­ti­onsrate gering gehalten wird. Kostspielige Recrui­t­ing­pro­zesse können so reduziert und auf ein Minimum beschränkt werden. Das ist besonders in den Bereichen wichtig, in denen hände­ringend Fachkräfte gesucht werden.

Gewis­sen­haftes Onboarding sorgt in Unter­nehmen dafür, dass gerade in der Einar­bei­tungs­phase des neuen Mitar­beiters wichtige Forma­li­täten, Best Practices und standar­di­sierte Arbeits­ab­läufe Beachtung finden. So werden die Fachkräfte schnell geschult und grobe, kosten­in­tensive Fehler langfristig vermieden.

Mitar­beiter, die durch zuständige Perso­nal­ver­ant­wort­liche gewis­senhaft in die Unter­neh­mens­pro­zesse einge­ar­beitet wurden, werden es mit einer höheren Motivation und Arbeits­leistung danken. Eine herzliche Unter­neh­mens­kultur und aufge­schlossene Kollegen erleichtern nicht nur den Einstieg, sondern sorgen dafür, dass der neue Mitar­beiter sich wohlfühlt und beste Leistungen erbringen kann.

Sind die Mitar­beiter dank des Onboar­ding­pro­zesses zufrieden mit dem Unter­nehmen, ist die Chance hoch, dass dieses als Arbeit­geber weiter­emp­fohlen wird. So kann weiteres Fachper­sonal akqui­riert oder neue Kunden angeworben werden. Ein daraus resul­tie­rendes positives Employer Branding ist ein zusätz­licher Nebeneffekt.

Neue Kollegen Essen gemeinsam während dem Onboarding
Neue Kollegen Essen gemeinsam während dem Onboarding

Was tun, vor Eintritt des neuen Mitarbeiters?

Bevor ein neuer Mitar­beiter seinen ersten Arbeitstag im Unter­nehmen antritt, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Oberste Priorität sollte dabei der Arbeits­platz des neuen Mitar­beiters haben und die Grund­vor­aus­set­zungen, wie Schreib­tisch, funkti­ons­fähige und einge­richtete Geräte, wie Telefon und Computer, sowie eine entspre­chende E‑Mail-Adresse vorhanden sein. 

Ein standar­di­sierter Einar­bei­tungsplan erleichtert die Integration des neuen Mitar­beiters. Wichtige Punkte auf der Agenda können unter anderem die Vorstellung des neuen Mitar­beiters sowie die Einführung in sämtliche Arbeits­pro­zesse sein. Die Erstellung einer Onboarding-Check­liste ist insbe­sondere in größeren Unter­nehmen sinnvoll & ermög­licht die Durch­führung des Onboar­ding­pro­zesses durch unter­schied­liche Personalmitarbeiter.

Arbeit­geber sollten außerdem gemeinsam mit dem neuen Mitar­beiter über Ziele, welche er erreichen möchte, sprechen und feste Termine für Feedback­ge­spräche festlegen.

Vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitar­beiters sollte zudem der mögliche Arbeitsweg und der Arbeits­beginn geklärt werden. Arbeitet der neue Angestellte gegebe­nen­falls aus dem Homeoffice? Sollte der Onboar­ding­prozess in Präsenz oder virtuell statt­finden? Zudem sollte geprüft werden, ob der neue Mitar­beiter bereits alle benötigten Infor­ma­tionen zugesandt hat oder ob noch etwas fehlt.

Korrekte Onboarding Maßnahmen zeigen positive Wirkung

Was sich neue Mitar­beiter wünschen

Mitar­beiter, die den ersten Arbeitstag in einem neuen Unter­nehmen antreten, haben natürlich auch einige Wünsche und Vorstel­lungen, wie dieser ablaufen könnte. 

Direkter Kontakt

Viele neue Mitar­beiter wünschen sich in der Einar­bei­tungszeit den direkten Kontakt zu den Vorge­setzten. Arbeit­geber sollten also im Onboarding-Prozess dafür sorgen, dass die entspre­chenden Vorge­setzten jeweils einen Termin mit dem neuen Mitar­beiter ausmachen, um sich so vorzu­stellen. Im direkten Austausch mit den Vorge­setzten können auch die jewei­ligen Arbeits­ab­läufe sowie die Verant­wort­lich­keiten des Mitar­beiters besprochen werden.

Direkter Überblick

Werden einem neuen Mitar­beiter direkt die gewünschten Erwar­tungen des Unter­nehmens vermittelt, wird er zusehen, dass er diese zukünftig erfüllt oder sogar übertrifft. Das Bereit­stellen eines Leitfadens kann hierbei hilfreich sein.

Klare Struk­turen

Mithilfe eines Einar­bei­tungs­plans werden neuen Mitar­beiter die ersten Arbeitstage bzw. ‑wochen im Unter­nehmen erleichtert. So werden klare Struk­turen vorge­geben, was dem Mitar­beiter das Gefühl gibt, dass sich das Unter­nehmen auf seine Ankunft vorbe­reitet hat. 

Gutes Mitein­ander im Team

Neue Mitar­beiter möchten sich natürlich auch in das Team integrieren. Durch regel­mäßige Teammee­tings oder ‑abende können sich die Mitar­beiter unter­ein­ander kennen­lernen und austauschen. 

Neue Mitarbeiterin wird in die Firma integriert
Neue Mitarbeiterin wird in die Firma integriert

Wichtigsten Maßnahmen & Onboardingphasen

Damit das Onboarding neuer Mitar­beiter bestmöglich abläuft, sollten die 4 wichtigsten Phasen — Preboarding-Phase, Begrü­ßungs­phase, Probezeit und Mitar­bei­ter­bindung — beachtet und einge­halten werden. Dabei kann es vorkommen, dass sich die Phasen zeitlich und inhaltlich überschneiden. 

Preboarding-Phasen

In der Preboarding-Phase werden Maßnahmen ergriffen, die bereits vor Arbeits­an­tritt des neuen Mitar­beiters vorbe­reitet sein sollten. Sobald die neue Fachkraft den Arbeits­vertrag unter­schrieben hat, soll das Gefühl von Zugehö­rigkeit vermittelt werden. Der Mitar­beiter soll sich in seiner Entscheidung, in diesem Unter­nehmen anzufangen, bestätigt fühlen. Anhand spezi­eller Software für digitales Onboarding neuer Mitar­beiter oder einer Begrü­ßungs­mappe kann der Kontakt zum neuen Kollegen schon vor Beginn seiner Tätigkeit geknüpft werden. 

Mithilfe dieser virtu­ellen Onboar­ding­maß­nahmen bzw. der Begrü­ßungs­mappe erhält der neue Mitar­beiter wichtige Einblicke ins Unter­nehmen sowie in seine zukünftige Tätigkeit. Eine weitere Möglichkeit, den Mitar­beiter vor Tätig­keits­beginn bereits einzu­be­ziehen, wären Einla­dungen zu Schulungs­maß­nahmen oder Unter­neh­mense­vents

Begrü­ßungs­phase

Die Begrü­ßungs­phase erstreckt sich vom ersten Arbeitstag des neuen Mitar­beiters sowie über seine ersten Wochen im Unter­nehmen. Um dem neuen Kollegen gleich von Anfang an die Nervo­sität zu nehmen und ihm einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln, sollte der Arbeit­geber einen Willkommens-Empfang vorbe­reiten. Lange­weile oder das Gefühl, fehl am Platz zu sein, dürfen dem neuen Mitar­beiter an seinem ersten Tag im Unter­nehmen keines­falls vermittelt werden. Der Vorge­setzte des neuen Mitar­beiters sollte sich persönlich Zeit für das Einfüh­rungs­ge­spräch nehmen, damit sich der Mitar­beiter wertge­schätzt fühlt.

Der Vorge­setzte ist außerdem dafür zuständig, dass der neue Mitar­beiter seine Arbeits­kol­legen sowie das Unter­nehmen kennen­lernt und seinen Einar­bei­tungsplan erklärt bekommt. So weiß der neue Mitar­beiter bereits an seinem ersten Tag, wie das Unter­nehmen organi­siert ist und wer seine zukünf­tigen Ansprech­partner sein werden.

Probezeit

Während der Probezeit sollte der neue Mitar­beiter von Vorge­setzten und Kollegen fachlich einge­lernt und sozial integriert werden. So wird gewähr­leistet, dass die anfäng­liche Begeis­terung während der Einar­bei­tungs­phase aufrecht­erhalten bleibt. Der schon mehrmals erwähnte Einar­bei­tungsplan ist hierbei eine große Unter­stützung für Vorge­setzte, Kollegen und den neuen Mitar­beiter, da er als Dokument für sämtliche Aufgaben, Ziele sowie Projekte dient. Außerdem lernt der neue Mitar­beiter somit gleich, wann welche Meetings, Schulungen usw. stattfinden.

Durch den Einar­bei­tungsplan können Vorge­setzte heraus­finden, ob der neue Mitar­beiter in gewissen Bereichen noch Lücken hat und Unter­stützung benötigt. Somit können Vorge­setzte entspre­chende Lösungswege finden und zum Ende der Probezeit entscheiden, ob der Mitar­beiter übernommen wird oder nicht. 

Mitar­bei­ter­bindung

Bleibt der Mitar­beiter nach der Probezeit im Unter­nehmen, schien die Einar­beitung erfolg­reich gewesen zu sein. Nun müssen Vorge­setzte dafür sorgen, dass der Mitar­beiter sich stetig weiter­ent­wi­ckeln kann und gefördert wird. Ein Probe­zeit­ge­spräch kann ebenfalls dabei helfen zu verstehen, wie sich der Mitar­beiter im Unter­nehmen fühlt und entwi­ckeln möchte. 

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Zu vermei­dende Fehler

Damit bei der Einar­beitung das Unter­nehmen in keinem schlechten Licht steht, gilt es, Fehler, die auf den neuen Mitar­beiter demoti­vierend oder, unpro­fes­sionell wirken könnten, zu vermeiden. Welche die häufigsten Fehler beim Onboarding neuer Mitar­beiter sind, ist im Folgenden aufgelistet.

  • Funkstille nach dem Vorstel­lungs­ge­spräch bis zum ersten Arbeitstag
  • Den ersten Arbeitstag mit zu vielen Veran­stal­tungen und wichtigen Inhalten planen
  • Den neuen Mitar­beiter am ersten Arbeitstag mit sämtlichen Infor­ma­tionen überladen
  • Der Empfang weiß nicht, dass ein neuer Mitar­beiter anfängt
  • Keine Begrüßung des neuen Mitar­beiters durch Vorge­setzte oder Personalabteilung
  • Kein einge­rich­teter Arbeits­platz, Computer usw.
  • Arbeits­kol­legen kümmern sich wenig bis nicht um den neuen Mitarbeiter
  • Es benötigt mehrere Tage / Wochen bis der Mitar­beiter produktiv zum Arbeiten anfangen kann

Onboarding-Check­liste

Die Einar­bei­tungs­phase eins neuen Mitar­beiters kann von Vorge­setzten als eine Art Projekt angesehen werden. Damit dieses Projekt auch reibungslos abläuft, sollten Unter­nehmen eine Check­liste als Vorlage zum Onboarding berücksichtigen. 

  • Vor dem ersten Arbeitstag:
    • Wurden sämtliche Infor­ma­tionen an den neuen Mitar­beiter zugesandt?
    • Ist der Arbeits­platz vollständig eingerichtet?
  • Am ersten Arbeitstag:
    • Ist für die Begrüßung alles vorbereitet?
    • Sind die benötigten Ausweise vorhanden?
  • Während der Probezeit:
    • Wurden in regel­mä­ßigen Abständen Feedback­ge­spräche geführt?
    • Wird der Erfolg des neuen Mitar­beiters kontrolliert?
Neue Mitarbeiter inmitten der Onboarding Phasen
Neue Mitarbeiter inmitten der Onboarding Phasen

Fazit zum Onboarding neuer Mitarbeiter

Das richtige Onboarding frisch einge­stellter Mitar­beiter ist der erste Schritt für eine erfolg­reiche Zusam­men­arbeit. Ein designierter Ansprech­partner, ein herzlicher Empfang am ersten Tag, aber auch die struk­tu­rierte Einführung in den Tätig­keits­be­reich sind entscheidend für einen guten Einstieg ins Unter­nehmen. Ein Mitar­beiter, der in den ersten Wochen und Monaten direkt integriert wird und sich willkommen fühlt, ist motivierter & leistungs­fä­higer. Und das zahlt sich in der Zukunft für das Team und das Unter­nehmen aus.

Haben Unter­nehmen im Prozess des Onboar­dings neuer Mitar­beiter alles richtig gemacht, ist die Wahrschein­lichkeit, dass der Arbeit­nehmer langfristig im Unter­nehmen bleibt und seine Arbeit gerne ausführt, hoch. Dabei ist es zweit­rangig, ob der Onboar­ding­prozess digital im Homeoffice statt­findet oder der neue Mitar­beiter entlang einer Check­liste in Präsenz in die Unter­neh­mens­pro­zesse einge­führt wird. Der techno­lo­gische Fortschritt und die zuneh­mende Globa­li­sierung ermög­lichen eine flexi­blere Heran­ge­hens­weise bei der Integration neuer Mitarbeiter.

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Kürzlich hinzu­gefügt:

Mitar­beiter und Fachkräfte finden
In Zeiten von Fachkräf­te­mangel, dem demogra­fi­schen Wandel und den sich stetig ändernden Anfor­de­rungen der Arbeitswelt ist es schwerer denn je passende Mitar­beiter zu finden. Steigender Anspruch seitens der Arbeit­nehmer und die genera­ti­ons­über­grei­fende Ansprache von Bewerbern stellen Arbeit­geber zusätzlich vor große Heraus­for­de­rungen. Es gilt, die Arbeit­ge­ber­marke zu stärken, erfolg­reich die Zielgruppe zu erreichen und die kompe­ten­testen Fachkräfte an das Unter­nehmen zu binden. Dabei müssen insbe­sondere mittel­stän­dische Firmen darauf achten, wettbe­werbs­fähig zu bleiben und durch Authen­ti­zität, gelebte Unter­neh­mens­kultur sowie einen attrak­tiven Arbeits­platz zu überzeugen. Mit den richtigen Recrui­t­ing­tools und ‑methoden lassen sich jedoch selbst die Begehr­testen unter den Fachkräften finden & binden. Wir kennen uns bestens mit zielgrup­pen­spe­zi­fi­schen Ansprachen von Bewerbern aus und zeigen Ihnen, welche Recrui­t­ing­kanäle für Sie geeignet sind. Mehr hierzu erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel.