Employer of Record

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Employer of Record?: Definition

Ein Employer of Record, kurz EOR, ist ein externes Unternehmen, das als offizi­eller Arbeitgeber für Mitarbeiter fungiert, obwohl diese für ein anderes Unternehmen arbeiten. Dieses Dienstleistungsmodell ist besonders nützlich, wenn Unternehmen Mitarbeiter in Ländern einstellen möchten, in denen sie keine Niederlassung haben.

Hauptaufgaben eines EOR:

• Abschluss von Arbeitsverträgen im Namen des Unternehmens
• Gehaltsabrechnung und Steuerabführung
• Verwaltung von Sozialversicherungsbeiträgen und Versicherungen
• Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Vorschriften
• Unterstützung bei Visa- und Arbeitserlaubnisfragen
• Übernahme einer zentralen Managementrolle zur Koordination aller adminis­tra­tiven Aufgaben

Ein Employer of Record übernimmt somit die gesamte adminis­trative und recht­liche Verantwortung, während das Unternehmen selbst die operative Leitung der Mitarbeiter behält.

EOR: Abkürzung und Bedeutung

Die Abkürzung EOR steht für Employer of Record, auf Deutsch etwa „eingetragener Arbeitgeber“ oder „Arbeitgeber der Aufzeichnung“. Der Begriff beschreibt genau das, was das Modell ausmacht: In allen offiziellen Unterlagen, also im Arbeitsvertrag, in der Lohnabrechnung, bei der Sozialversicherung und beim Finanzamt, steht der Dienstleister als Arbeitgeber. Die Person arbeitet aber im Team des Auftraggebers und bekommt ihre Aufgaben von dort.

Gelegentlich liest man die Variante „Employer on Record“. Das ist eine verbreitete Falschschreibung, gemeint ist immer dasselbe. In englischsprachigen Ausschreibungen tauchen zudem die Begriffe „EOR services“ oder „global employment services“ auf, hinter denen dieselbe Dienstleistung steckt. Abzugrenzen ist der EOR vom Record of Employment, einem kanadischen Meldedokument, das mit dem Modell nichts zu tun hat.

Vorteile des Employer-of-Record-Modells

• Schneller Markteintritt: Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Unternehmen sofort mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen, ohne Zeit und Ressourcen für die Gründung einer eigenen Niederlassung aufzuwenden.
• Rechtssicherheit: Ein EOR stellt sicher, dass alle arbeits­recht­lichen Vorschriften einge­halten werden, wodurch das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Strafen minimiert wird.
• Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen Kosten für die Einrichtung und Verwaltung einer eigenen Infrastruktur im Ausland und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
• Flexibilität: Ein EOR ermög­licht es Unternehmen, Mitarbeiter für kurzfristige Projekte oder Testphasen einzu­stellen, ohne langfristige Verpflichtungen einzu­gehen. In Kombination mit Personalvermittlung können Unternehmen schnell auf wechselnde Anforderungen reagieren und geeignete Fachkräfte gewinnen.

Employer of Record und Arbeitnehmerüberlassung

Häufig wird der Employer of Record mit der klassi­schen Arbeitnehmerüberlassung verglichen. Der Unterschied liegt in der Art der Beziehung zum Mitarbeiter:

• Arbeitnehmerüberlassung: Mitarbeiter werden vom Dienstleister gestellt und arbeiten projekt­be­zogen für das Unternehmen. Dabei spielt die Überlassungsdauer oft eine entschei­dende Rolle, da sie in der Regel zeitlich begrenzt ist.
• Employer of Record: Mitarbeiter werden speziell für das Unternehmen einge­stellt, aber der EOR übernimmt die Arbeitgeberpflichten.

Damit ist das EOR-Modell besonders für langfristige und strate­gische Projekte geeignet, bei denen Unternehmen eine direkte Managementrolle übernehmen möchten.

Was kostet ein Employer of Record?

Die Rechnung eines EOR besteht aus zwei Teilen. Erstens tragen Sie die vollen Personalkosten: Bruttogehalt, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, gesetzliche Zuschläge und je nach Land verpflichtende Zusatzleistungen wie Urlaubsgeld oder eine private Krankenversicherung. Zweitens kommt die Servicegebühr des Anbieters hinzu.

Für die Gebühr haben sich zwei Modelle etabliert. Die meisten Anbieter verlangen eine feste monatliche Pauschale pro Mitarbeiter, üblicherweise im niedrigen bis mittleren dreistelligen Euro-Bereich. Alternativ wird ein prozentualer Anteil am Bruttogehalt berechnet, meist im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Prozentbereich. Bei höheren Gehältern ist die Pauschale fast immer günstiger, bei niedrigen Gehältern das Prozentmodell.

Achten Sie beim Angebotsvergleich auf die Posten, die nicht in der Grundgebühr stecken. Häufig separat berechnet werden Einrichtung und Onboarding, Visa- und Aufenthaltsverfahren, Kautionen oder Sicherheitseinbehalte in einzelnen Ländern, Stellung von Hardware, Währungsumrechnung sowie die Abwicklung einer Kündigung samt Abfindung. Eine Kündigungsfrist von ein bis drei Monaten gegenüber dem EOR ist üblich. Rechnen Sie die Gesamtkosten immer gegen die Alternative: Eine eigene Gesellschaft im Zielland verursacht Gründungs-, Buchhaltungs- und Abschlusskosten, die sich erst ab einer gewissen Mitarbeiterzahl rechnen.

Einsatzbereiche für einen Employer of Record

Ein EOR wird häufig in folgenden Situationen eingesetzt:

• Expansion in neue Märkte: Wenn Unternehmen Mitarbeiter im Ausland einstellen möchten, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen.
• Projektbezogene Tätigkeiten: Für temporäre Projekte, die spezielle Fachkräfte erfordern.
• Compliance-Management: Zur Sicherstellung der Einhaltung von lokalen Vorschriften.
• IT-Recruiting: Einsatz im Bereich IT-Recruiting, wo Unternehmen oft inter­na­tionale Experten benötigen.

Employer of Record in Deutschland: die rechtliche Lage

Im Ausland ist das Modell unstrittig, in Deutschland nicht. Der Grund ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Sobald eine Person in den Betrieb des Kunden eingegliedert ist und dessen Weisungen folgt, liegt nach deutschem Verständnis Arbeitnehmerüberlassung vor, ganz gleich, wie der Vertrag überschrieben ist. Genau das ist beim EOR-Modell der Regelfall, denn die fachliche Führung soll ja beim Auftraggeber bleiben.

Daraus folgen drei Punkte, die Sie vor Vertragsschluss klären sollten. Der Anbieter braucht eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung der Bundesagentur für Arbeit. Es gilt die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten beim selben Entleiher, sofern kein Tarifvertrag etwas anderes regelt. Und nach spätestens neun Monaten greift der Equal-Pay-Grundsatz, die Person muss also dasselbe verdienen wie vergleichbare Stammbeschäftigte. Fehlt die Erlaubnis, gilt der Arbeitsvertrag kraft Gesetzes als mit Ihnen als Entleiher geschlossen, dazu drohen Bußgelder und Nachforderungen der Sozialversicherung.

Für Inlandseinsätze ist ein EOR deshalb selten die einfachere Lösung. Seine Stärke liegt dort, wo Sie noch keine Gesellschaft haben.

Fazit: EOR als Lösung?

Ein Employer of Record ist eine attraktive Lösung für Unternehmen, die inter­na­tional expan­dieren oder auf spezi­fische Fachkräfte zugreifen möchten, ohne dabei die Herausforderungen der lokalen Gesetzgebung selbst meistern zu müssen. Die Vorteile reichen von Flexibilität und Kosteneinsparungen bis hin zur Rechtssicherheit und einer verein­fachten Verwaltung. Wenn Ihr Unternehmen plant, in neue Märkte zu expan­dieren, bietet ein EOR eine effiziente und skalierbare Lösung, um schnell und rechts­sicher Mitarbeiter einzustellen.

EOR-Anbieter auswählen: worauf Sie achten sollten

Der Markt ist unübersichtlich, die Angebote sehen auf den ersten Blick ähnlich aus. Der wichtigste Unterschied liegt darunter: Beschäftigt der Anbieter im Zielland über eine eigene Gesellschaft oder gibt er den Auftrag an einen lokalen Partner weiter? Eigene Einheiten bedeuten kürzere Wege und klare Haftung, Partnermodelle sind oft günstiger, aber schwerer zu kontrollieren. Fragen Sie das direkt ab, Land für Land.

Klären Sie außerdem, wer bei einer Kündigung haftet und wer eine mögliche Abfindung trägt, wie mit Urheberrechten und Arbeitsergebnissen umgegangen wird und ob Wettbewerbsverbote im Zielland überhaupt durchsetzbar sind. Lassen Sie sich zeigen, wie lange das Onboarding realistisch dauert: Zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen ist alles möglich, je nach Land und Visa-Bedarf. Prüfen Sie zuletzt die Datenverarbeitung. Personalstammdaten gehen an den Anbieter, bei Standorten außerhalb der EU brauchen Sie einen tragfähigen Auftragsverarbeitungsvertrag.