Bewerbermanagementsysteme (ATS)

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Software, die den gesamten Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung automa­ti­siert und erleichtert. Seine Bedeutung für Unternehmen liegt in der Effizienzsteigerung des Rekrutierungsprozesses, insbe­sondere bei hohem Personalbedarf. ATS ermög­lichen eine struk­tu­rierte Verwaltung der Bewerberdaten, eine schnelle Vorauswahl und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Zu den Funktionen gehören die elektro­nische Verwaltung von Bewerbungen, automa­tische Benachrichtigungen, Talentpool-Management und Analysewerkzeuge für Rekrutierungskampagnen. Bekannte Anbieter wie BeeSite, Bullhorn und MHM eRECRUITING bieten Lösungen für verschiedene Anforderungen, z.B. Multiposting und Lebenslaufanalyse. Im FAQ-Bereich der Website finden Sie Antworten zu den Vorteilen eines ATS, den Softwareanforderungen und zur DSGVO-Konformität. (Geschätzte Lesezeit: 15–20 Minuten)

Bewerbermanagementsysteme (ATS)

Die Welt befindet sich heutzutage in einem stetigen Wandel. Das macht es mitunter auch für Recruiter schwer, über sämtliche Fachbegriffe, wie beispiels­weise zu Bewerbermanagementsystemen, einen Überblick zu behalten. Sollten Sie sich bereits gefragt haben, was hinter Bewerbermanagementsystemen bzw. Applicant Tracking Systemen steckt, dann sind Sie bei uns genau richtig. 

In unserem Artikel haben wir für Sie zusam­men­ge­fasst, um was es sich bei einem Bewerbermanagementsystem handelt und welchen Nutzen Sie darauf für Ihren Geschäftserfolg ziehen können. Bewerbermanagement-Software bündelt nicht nur Ihr gesamtes Bewerbungsaufkommen in einer unter­neh­mens­in­ternen Personaldatenbank, es ermög­licht auch die fachbe­reichs­über­grei­fende Kollaboration im Rekrutierungsprozess und erleichtert den Selektionsprozess selbst in wettbe­werbs­in­ten­siven Branchen. Fangen Sie noch heute an, effektiv Personal mithilfe von Bewerbermanagementsystemen einzu­stellen!

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Was ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS)?

Beim Applicant Tracking System (ATS, zu Deutsch “Bewerbermanagementsystem”) handelt es sich per Definition um eine Software-Anwendung für die profes­sio­nelle Personalaquise und die unter­neh­mens­in­terne HR-Abteilung. Mit diesem System können Recruiting- und Bewerbermanagement-Prozesse auf elektro­ni­schem Weg gesteuert werden. Dadurch können weite Teile des Personalbeschaffungsprozesses automa­ti­siert werden, was den Unternehmen die Möglichkeit gibt, bei der Stellenbesetzung mit optimaler Effizienz vorzugehen.

Die elektro­nische Bewerberverwaltung umfasst die Stellenausschreibung, die einge­gan­genen Lebensläufe, deren Bewertung und Einordnung, das Einstellungsverfahren eines neuen Mitarbeiters und schließt auch das konkrete Besetzen der Stelle ein. Zeitlicher Aufwand, Personaleinsatz und Kosten können durch dieses teilau­to­ma­ti­sierte Verfahren im Bewerber Management System optimiert werden und definieren den Begriff der Personalgewinnung neu. So gehen Bewerberinformationen im Einstellungsprozess trotz hoher Bewerberzahlen nicht verloren, alle Beteiligten behalten den Überblick über den Stand sämtlicher Rekrutierungsvorgänge und die kolla­bo­rative Kandidatenauswahl wird fachüber­greifend ermög­licht.

Welche Bedeutung haben Bewerbermanagementsysteme für HR & Unternehmen?

Der wettbe­werbs­in­tensive Arbeitsmarkt der heutigen Zeit erfordert ein Arbeiten mit größt­mög­licher Effizienz. Gerade Unternehmen mit hohem Personalbedarf und daraus resul­tie­rendem hohen Bewerbervolumen profi­tieren davon, mit dem richtigen Bewerbermanagement mit möglichst wenig Zeitaufwand den Bewerber zu finden, der für den Platz im Unternehmen am geeig­netsten ist.

Mögliche Kandidaten für eine Stelle können sich online bewerben und werden automa­tisch zugeordnet. Das Bewerbermanagement gewähr­leistet, dass sämtliche Bewerberdaten struk­tu­riert vorliegen.

Dubletten und Mehrfachbewerbungen sowie die Fehler, die bei manueller Eingabe entstehen, kommen so nicht mehr vor. Den Personalentscheidern wird damit ein Bewerber-Pool vorgelegt, den sie bequem durch­suchen und verwalten können.

Durch vorab festge­legte Kriterien an die Bewerber findet automa­tisch eine Vorselektion statt. Nach diesem Vorauswahlverfahren kommen die quali­fi­zier­testen Kandidaten in die engere Auswahl und stehen auch bei weiteren Stellenangeboten zur Verfügung. Diese verein­fachte Handhabung ist besonders für Recruiting-Unternehmen relevant. Mit Systemen zum Bewerbungsmanagement können diese ihren Erfolg steigern und das Unternehmen ausbauen. Je übersicht­licher und zeitspa­render der gesamte Recruiting-Prozess abläuft, desto mehr Zeit bleibt für das eigent­liche Tagesgeschäft. Mit dem automa­ti­sierten Prozess lässt sich die Anzahl der Vermittlungen für diese Unternehmen steigern. Aber auch für die firmen­in­terne HR-Abteilung stellt ein ATS-System einen großen Mehrwert dar. Die Buchführung von tradi­tio­nellen Papierbewerbungen entfällt und wird ersetzt durch eine digitale Personaldatenbank. Möchte man Mitarbeiter und Fachkräfte finden, eröffnen die Automatisierungsmöglichkeiten von Bewerbermanagement-Software und Bewerbermanagementsystemen somit besonders bei hohem Personalbedarf neue Potenziale.

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Über welche Funktionen verfügt ein Bewerbermanagementsystem? 

Die Bewerbermanagement-Software wird auf die firmen­ei­genen Server instal­liert. Es fällt eine einmalige Summe für den Erwerb der Lizenz an. Ferner kommen die Implementierungskosten und Updates dazu. Bei der Implementierung, also der Ausführung der Installation, wird das alte Verfahren durch das neue System ersetzt. Dann erfolgt die Anpassung an die firmen­ei­genen Anforderungen, was das Corporate Design, die Karriereseite und sämtliche andere Funktionen betrifft. Bei diesem Geschäftsmodell ist mit einer gewissen Einarbeitungszeit zu rechnen, bis das System so einge­richtet ist, dass es zum Unternehmen passt und von den Mitarbeitern auch bearbeitet werden kann.

Für das Einhalten der Datensicherheit und die Pflege der Bewerbermanagement-Software sind die jewei­ligen Unternehmen selbst zuständig. Beim Kauf einer Software-Lizenz für die inhouse Anwendung können Kosten im vierstel­ligen Bereich anfallen.
Eine andere Möglichkeit, ein Bewerber Management System zu nutzen, ist das Anmieten mittels einer Cloud. Der Server des Anbieters speichert alle Bewerbungsdaten und stellt sie dem Unternehmen zu jeder Zeit online zur Verfügung. Das Mieten der Software bei cloud­ba­sierten Lösungen kann zwischen 60 Euro bis zu 3.000 Euro im Monat betragen. Cloud-Anbieter werben damit, dass mit ihrem Geschäftsmodell das gesamte Bewerbungssystem viel schneller einsatz­bereit ist als bei der inhouse Variante.

Welche Anbieter für Bewerbermanagementsysteme gibt es?

Es lohnt sich, verschiedene Anbieter zu vergleichen, um das ATS zu finden, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Hier stellen wir Ihnen zunächst unser eigenes kostenloses System vor und zeigen anschließend weitere Anbieter, in denen wir gelistet sind.

Weitere Bewerbermanagementsysteme im Überblick

Neben unserer BewerberSuite sind wir in folgenden Systemen gelistet:

Einen ausführlichen Vergleich verschiedener Systeme finden Sie auch auf bewerbermanagement.org.

Häufig gestellte Fragen zu Bewerbermanagementsystemen

Vorteile:

• Mithilfe der vorhan­denen Multicast-Funktion können Stellenangebote auf mehreren Jobbörsen und Karriereportalen gleich­zeitig mit nur einem Klick veröf­fent­licht werden.
• Der Fortschritt der Personalsuche kann in Echtzeit verfolgt werden. So können passende Kandidaten recht­zeitig erkannt werden.
• Die Beziehung zwischen Bewerber und Arbeitgeber wird gefördert. Durch perso­na­li­sierte Vorlagen für Benachrichtigungen oder Einladungen für Bewerbungsgespräche sowie die Hervorhebung der Eigenschaften der Bewerber fühlen diese sich persönlich geschätzt und angesprochen.
• Der Talentpool lässt sich durch die Bewerbermanagement-Software einfacher pflegen. So können Personaler schneller und effizi­enter inter­es­sante Profile unter den regis­trierten Bewerbungen finden. 
• Die Qualität des gesamten Einstellungsprozesses wird gefördert 

Nachteile:

• Kostenlose Bewerbermanagementsysteme können mit steigender Nutzerzahl kosten­pflichtig werden.

Individualisierbarkeit
Definition der indivi­du­ellen Rekrutierungsprozesse verschie­dener Fachabteilungen.
Einbinden verschie­dener Layouts für die Stellenanzeigen für Jobbörsen, Nachrichten usw.

Benutzerfreundlichkeit
Ein Programm, welches übersichtlich ist und sich einfach bedienen lässt, wird schneller akzep­tiert und genutzt.

Service und Support
Die ATS-Software sollte vor dem Kauf getestet werden, um den Bewerbungsprozess und den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Ebenso ist ein Support wichtig, der schnell erreichbar ist, kostenlos und kompetent ist.

DSGVO
Die Software muss von Anfang an DSGVO-konform sein, da Unternehmen mit sensiblen und persön­lichen Bewerberdaten umgehen. Durch program­mierte automa­tische Löschung von Bewerberdaten im angege­benen Zeitraum sowie die nötige Zustimmung zur Speicherung von Daten wird die EInhaltung der DSGVO gewährleistet.

Beide Systeme sind das Gleiche und bezeichnen Lösungen für Software, welche Personaler und Recruiter bei der Personalgewinnung unterstützen.

Das Bewerbermanagementsystem sorgt dafür, dass die Einstellungsprozesse digital abgebildet werden. Dadurch werden die Recruiter während des gesamten Bewerbungsprozesses unter­stützt, indem die Software Routinetätigkeiten vollau­to­ma­tisch ausführt und so von adminis­tra­tiven Aufgaben entlastet.

Eingangsbestätigungen, Benachrichtigungen zu neu einge­gan­genen Bewerbungen sowie ein übersicht­licher Vergleich der Bewerberdaten und die Möglichkeiten der Auswertung wichtiger KPIs sind hier wesent­liche Vorteile.

Über das Bewerber-Tracking kann nachvoll­zogen werden, über welche Kanäle Bewerber das Unternehmen gefunden haben und es können quali­tative Aussagen darüber getroffen werden, wie die einzelnen Kanäle performen.

Durch diese Daten können Recruiting Kampagnen im Personalmarketing besser geplant werden und das Budget besser genutzt werden. Genutzte Kanäle können bei laufenden Kampagnen aufgrund der Performance angepasst werden bzw. einge­stellt werden.

Ebenso liefern dir die Kanäle Informationen darüber, welcher Kanal von welcher Zielgruppe bevorzugt wird. Diese Informationen helfen dabei, bei der Stellenbesetzung in die Kanäle zu inves­tieren, die am besten performen.

Eine Software für Bewerbermanagement lohnt sich vor allem bei Unternehmen, die ein hohes Bewerberaufkommen aufweisen oder keine Möglichkeit besteht, das bestehende Team zu vergrößern.

Allerdings sollte sich jedes Unternehmen vor Anschaffung einer solchen Software die Frage stellen, ob der aktuelle Bewerbungsprozess den modernen Ansprüchen gerecht wird.

Wenn man aller­dings Kosten sparen, so schnell wie möglich antworten, Zeit einsparen und die Erfahrungen der Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess verbessern möchte, ist eigentlich schon klar, dass sich ein Application Tracking System definitiv lohnt.

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