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Bewer­ber­ma­nage­ment­systeme (ATS)

Mit Applicant Tracking Systemen (kurz ATS) sind Bewer­ber­ma­nage­ment­systeme gemeint, eine Software­lösung, die Perso­naler bei der gesamten Perso­nal­be­schaffung von Anwerben bis zur finalen Einstellung unter­stützt. Welches Bewer­ber­ma­nage­ment­system für Ihr Unter­nehmen am sinnvollsten ist, erfahren Sie hier! 

Gruppe Vorgesetzter arbeiten mit neu implemtentierten Applicant Tracking System

Bewer­ber­ma­nage­ment­systeme (ATS)

Die Welt befindet sich heutzutage in einem stetigen Wandel. Das macht es mitunter auch für Recruiter schwer, über sämtliche Fachbe­griffe, wie beispiels­weise zu Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­temen, einen Überblick zu behalten. Sollten Sie sich bereits gefragt haben, was hinter Bewer­ber­ma­nage­ment­systeme bzw. Applicant Tracking Systemen steckt, dann sind Sie bei uns genau richtig.

In unserem Artikel haben wir für Sie zusam­men­ge­fasst, um was es sich bei einem ATS (Applicant Tracking System) handelt und welchen Nutzen Sie darauf für Ihren Geschäfts­erfolg ziehen können. ATS-Software bündelt nicht nur Ihr gesamtes Bewer­bungs­auf­kommen in einer unter­neh­mens­in­ternen Perso­nal­da­tenbank, es ermög­licht auch die fachbe­reichs­über­grei­fende Kolla­bo­ration im Rekru­tie­rungs­prozess und erleichtert den Selek­ti­ons­prozess selbst in wettbe­werbs­in­ten­siven Branchen. Fangen Sie noch heute an, effektiv Personal mithilfe von Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­temen einzustellen! 

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Was ist ein Applicant Tracking System? 

Beim Applicant Tracking System (ATS, zu Deutsch “Bewer­ber­ma­nage­ment­system”) handelt es sich per Definition um eine Software-Anwendung für die profes­sio­nelle Perso­nal­ver­mittlung und die unter­neh­mens­in­terne HR-Abteilung. Mit diesem System können Recruting- und Bewer­ber­ma­nagement-Prozesse auf elektro­ni­schem Weg gesteuert werden. Dadurch können weite Teile des Perso­nal­be­schaf­fungs­pro­zesses automa­ti­siert werden, was den Unter­nehmen die Möglichkeit gibt, bei der Stellen­be­setzung mit optimaler Effizienz vorzugehen.

Die elektro­nische Bewer­ber­ver­waltung umfasst die Stellen­aus­schreibung, die einge­gan­genen Lebens­läufe, deren Bewertung und Einordnung, das Einstel­lungs­ver­fahren eines neuen Mitar­beiters und schließt auch das konkrete Besetzen der Stelle ein. Zeitlicher Aufwand, Perso­nal­einsatz und Kosten können durch dieses teilau­to­ma­ti­sierte Verfahren im Bewerber Management System optimiert werden und definieren den Begriff der Perso­nal­ge­winnung neu. So gehen Bewer­ber­in­for­ma­tionen im Einstel­lungs­prozess trotz hoher Bewer­ber­zahlen nicht verloren, alle Betei­ligten behalten den Überblick über den Stand sämtlicher Rekru­tie­rungs­vor­gänge und die kolla­bo­rative Kandi­da­ten­auswahl wird fachüber­greifend ermöglicht. 

Vorgesetzter überprüft aktuelle Bewerber durch sein deutsches Applicant Tracking System
Vorgesetzter überprüft aktuelle Bewerber durch sein deutsches Applicant Tracking System

Welche Bedeutung haben Applicant Tracking Systeme ( ATS ) für HR & Unternehmen?

Der wettbe­werbs­in­tensive Arbeits­markt der heutigen Zeit erfordert ein Arbeiten mit größt­mög­licher Effizienz. Gerade Unter­nehmen mit hohem Perso­nal­bedarf und daraus resul­tie­rendem hohen Bewer­ber­vo­lumen profi­tieren davon, mit dem richtigen Applicant Management mit möglichst wenig Zeitaufwand den Bewerber zu finden, der für den Platz im Unter­nehmen am geeig­netsten ist.

Mögliche Kandi­daten für eine Stelle können sich online bewerben und werden automa­tisch zugeordnet. Das Applicant Management gewähr­leistet, dass sämtliche Bewer­ber­daten struk­tu­riert vorliegen.

Dubletten und Mehrfach­be­wer­bungen sowie die Fehler, die bei manueller Eingabe entstehen, kommen so nicht mehr vor. Den Perso­nal­ent­scheidern wird damit ein Bewerber-Pool vorgelegt, den sie bequem durch­suchen und verwalten können.

Durch vorab festge­legte Kriterien an die Bewerber findet automa­tisch eine Vorse­lektion statt. Nach diesem Vorauswahl­ver­fahren kommen die quali­fi­zier­testen Kandi­daten in die engere Auswahl und stehen auch bei weiteren Stellen­an­ge­boten zur Verfügung. Diese verein­fachte Handhabung ist besonders für Recruiting-Unter­nehmen relevant. Mit Systemen zum Bewer­bungs­ma­nagement können diese ihren Erfolg steigern und das Unter­nehmen ausbauen. Je übersicht­licher und zeitspa­render der gesamte Recruiting-Prozess abläuft, desto mehr Zeit bleibt für das eigent­liche Tages­ge­schäft. Mit dem automa­ti­sierten Prozess lässt sich die Anzahl der Vermitt­lungen für diese Unter­nehmen steigern. Aber auch für die firmen­in­terne HR-Abteilung stellt ein ATS-System einen großen Mehrwert dar. Die Buchführung von tradi­tio­nellen Papier­be­wer­bungen entfällt und wird ersetzt durch eine digitale Perso­nal­da­tenbank. Die Automa­ti­sie­rungs­mög­lich­keiten von ATS-Software und ATS-Systemen eröffnet somit neue Poten­ziale in der Talent­ge­winnung bei hohem Personalbedarf. 

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Über welche Funktionen verfügt ein Applicant Tracking System? 

Die Bewer­ber­ma­nagement-Software wird auf die firmen­ei­genen Server instal­liert. Es fällt eine einmalige Summe für den Erwerb der Lizenz an. Ferner kommen die Imple­men­tie­rungs­kosten und Updates dazu. Bei der Imple­men­tierung, also der Ausführung der Instal­lation, wird das alte Verfahren durch das neue System ersetzt. Dann erfolgt die Anpassung an die firmen­ei­genen Anfor­de­rungen, was das Corporate Design, die Karrie­re­seite und sämtliche andere Funktionen betrifft. Bei diesem Geschäfts­modell ist mit einer gewissen Einar­bei­tungszeit zu rechnen, bis das System so einge­richtet ist, dass es zum Unter­nehmen passt und von den Mitar­beitern auch bearbeitet werden kann.

Für das Einhalten der Daten­si­cherheit und die Pflege der ATS-Software sind die jewei­ligen Unter­nehmen selbst zuständig. Beim Kauf einer Software-Lizenz für die inhouse Anwendung können Kosten im vierstel­ligen Bereich anfallen.
Eine andere Möglichkeit, ein Bewerber Management System zu nutzen, ist das Anmieten mittels einer Cloud. Der Server des Anbieters speichert alle Bewer­bungs­daten und stellt sie dem Unter­nehmen zu jeder Zeit online zur Verfügung. Das Mieten der Software bei cloud­ba­sierten Lösungen kann zwischen 60 Euro bis zu 3.000 Euro im Monat betragen. Cloud-Anbieter werben damit, dass mit ihrem Geschäfts­modell das gesamte Bewer­bungs­system viel schneller einsatz­bereit ist als bei der inhouse Variante. 

Neue Mitarbeiter im Gespräch nach Zusage durch ein ATS-System
Neue Mitarbeiter im Gespräch nach Zusage durch ein ATS-System

Welche Anbieter für Applicant Tracking Systeme gibt es und was sind ihre Besonderheiten?

Der Anbieter BeeSite wirbt damit, auch komplexe Bewer­ber­ver­fahren vollständig digital abbilden zu können, angefangen bei der Perso­nal­be­darfs­er­fassung bis hin zur Einstellung mit Maßnahmen zur Einglie­de­rungs­för­derung und Unter­stützung des Talent­ma­nage­ments. Bullhorn Applicant Tracking System zählt –nach Angabe des Unter­nehmens- schon seit Jahren zu den belieb­testen Bewer­ber­sys­temen auf dem Markt. Es verspricht eine um 40 Prozent schnellere Lösung und damit ein um 43 Prozent erhöhtes Vermittlungsvolumen.

In der Vollversion von MHM eRECRUITING ist die digitale, jederzeit ausdruckbare Bewer­ber­mappe enthalten sowie ein Dashboard, über das auf geeignete Bewerber zugegriffen werden kann. Die Bewer­ber­kom­mu­ni­kation läuft über standar­di­sierte Prozesse, zur Entschei­dungs­findung dient ein Bewer­ber­spiegel, bei dem ausge­wählte Kandi­daten nach bestimmten Kriterien direkt verglichen werden können. Die Zugriffs­rechte sind eindeutig und trans­parent vergeben, d.h. es ist vorab festgelegt, wer aufgrund seiner Position auf welche Daten zugreifen kann.
Neben seiner Vollversion bietet MHM eRECRUITING noch verschiedene Zusatz­module an. Dazu gehören ein Mitar­bei­ter­emp­feh­lungs­pro­gramm und ein Multi­posting bei über 1.300 Jobbörsen inklusive der Analyse, welches Posting am erfolg­ver­spre­chendsten ist. Das Unter­nehmen bietet auch die komplette Lebens­lauf­analyse eines Kandi­daten unter seman­ti­schen Kriterien, sowie die Analyse der anderen Bewer­bungs­un­ter­lagen, um daraus standar­di­sierte Kandi­daten-Profile zu erstellen. 

Applicant Tracking System von Bewerbermanagement.org

Es lohnt sich, verschiedene Anbieter zu vergleichen, um das ATS zu finden, das den Bedürf­nissen des Unter­nehmens entspricht.
Sie sind neugierig geworden und überlegen nun, für Ihr Unter­nehmen ein Applicant Tracking System anzuschaffen? Dann schauen Sie doch gleich auf unserer Website für Bewer­ber­ma­nage­ment­systeme vorbei, um heraus­zu­finden, welches Bewer­ber­ma­nage­ment­system am besten zu Ihrem Unter­nehmen passt.

Häufig gestellte Fragen zu Applicant Tracking Systemen

Vorteile:

  • Mit Hilfe der vorhan­denen Multicast-Funktion können Stellen­an­gebote auf mehreren Jobbörsen und Karrie­re­por­talen gleich­zeitig mit nur einem Klick veröf­fent­licht werden.
  • Der Fortschritt der Perso­nal­suche kann in Echtzeit verfolgt werden. So können passende Kandi­daten recht­zeitig erkannt werden.
  • Die Beziehung zwischen Bewerber und Arbeit­geber wird gefördert. Durch perso­na­li­sierte Vorlagen für Benach­rich­ti­gungen oder Einla­dungen für Bewer­bungs­ge­spräche sowie die Hervor­hebung der Eigen­schaften der Bewerber fühlen diese sich persönlich geschätzt und angesprochen.
  • Der Talentpool lässt sich durch die ATS-Software einfacher pflegen. So können Perso­naler schneller und effizi­enter inter­es­sante Profile unter den regis­trierten Bewer­bungen finden. 
  • Die Qualität des gesamten Einstel­lungs­pro­zesses wird gefördert 

Nachteile:

  • Kostenlose Applicant Tracking Systeme können mit steigender Nutzerzahl kosten­pflichtig werden.

Indivi­dua­li­sier­barkeit
Definition der indivi­du­ellen Rekru­tie­rungs­pro­zesse verschie­dener Fachab­tei­lungen.
Einbinden verschie­dener Layouts für die Stellen­an­zeigen für Jobbörsen, Nachrichten usw.

Benut­zer­freund­lichkeit
Ein Programm, welches übersichtlich ist und sich einfach bedienen lässt, wird schneller akzep­tiert und genutzt.

Service und Support
Die ATS-Software sollte vor dem Kauf getestet werden, um den Bewer­bungs­prozess und den Arbeits­alltag zu erleichtern.
Ebenso ist ein Su6pport wichtig, der schnell erreichbar ist, kostenlos und kompetent ist.

DSGVO
Die Software muss von Anfang an DSGVO-konform sein, da Unter­nehmen mit sensiblen und persön­lichen Bewer­ber­daten umgehen. Durch program­mierte automa­tische Löschung von Bewer­ber­daten im angege­benen Zeitraum sowie die nötige Zustimmung zur Speicherung von Daten wird die EInhaltung der DSGVO gewährleistet.

Beide Systeme sind das Gleiche und bezeichnen Lösungen für Software, welche Perso­naler und Recruiter bei der Perso­nal­ge­winnung unterstützen.

Das Bewer­ber­ma­nage­ment­system sorgt dafür, dass die Einstel­lungs­pro­zesse digital abgebildet werden. Dadurch werden die Recruiter während des gesamten Bewer­bungs­pro­zesses unter­stützt, indem die Software Routi­ne­tä­tig­keiten vollau­to­ma­tisch ausführt und so von adminis­tra­tiven Aufgaben entlastet.

Eingangs­be­stä­ti­gungen, Benach­rich­ti­gungen zu neu einge­gan­genen Bewer­bungen sowie ein übersicht­licher Vergleich der Bewer­ber­daten und die Möglich­keiten der Auswertung wichtiger KPIs sind hier wesent­liche Vorteile.

Über das Bewerber-Tracking kann nachvoll­zogen werden, über welche Kanäle Bewerber das Unter­nehmen gefunden haben und es können quali­tative Aussagen darüber getroffen werden, wie die einzelnen Kanäle performen. 

Durch diese Daten können Kampagnen im Perso­nal­mar­keting besser geplant werden und das Budget besser genutzt werden. Genutzte Kanäle können bei laufenden Kampagnen aufgrund der Perfor­mance angepasst werden bzw. einge­stellt werden.

Ebenso liefern dir die Kanäle Infor­ma­tionen darüber, welcher Kanal von welcher Zielgruppe bevorzugt wird. Diese Infor­ma­tionen helfen dabei, bei der Stellen­be­setzung in die Kanäle zu inves­tieren, die am besten performen.

Eine Software für Bewer­ber­ma­nagement lohnt sich vor allem bei Unter­nehmen, die ein hohes Bewer­ber­auf­kommen aufweisen oder keine Möglichkeit besteht, das bestehende Team zu vergrößern.

Aller­dings sollte sich jedes Unter­nehmen vor Anschaffung einer solchen Software die Frage stellen, ob der aktuelle Bewer­bungs­prozess den modernen Ansprüchen gerecht wird. 

Wenn man aller­dings Kosten sparen, so schnell wie möglich antworten, Zeit einsparen und die Erfah­rungen der Kandi­daten mit dem Bewer­bungs­prozess verbessern möchte, ist eigentlich schon klar, dass sich ein Appli­cation Tracking System definitiv lohnt.

Junger Mann bekommt Zusage seiner Bewerbung durch applicant-management
Junger Mann bekommt Zusage seiner Bewerbung durch applicant-management

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Kürzlich hinzu­gefügt:

Recruiting Tools

Will ein Unter­nehmen heutzutage seinen Recruiting-Prozess optimieren und sich ein breites Netzwerk an Inter­es­senten und Partnern aufbauen, so ist es definitiv auf die modernen Möglich­keiten des Internets angewiesen, um sein Ziel zu erreichen. Zahlreiche Websites und Dienst­leis­tungen sollen dabei helfen, eine möglichst große Gruppe an poten­zi­ellen Bewerbern anzulocken und natürlich auch zu halten. Erfahren Sie jetzt alles über mögliche Recruiting Tools und den daraus resul­tie­renden Vorteilen!