[ BEITRAG ]
WhatsApp Recruiting
Weltweit werden jeden Tag über 100 Milliarden Nachrichten über WhatsApp versendet. Machen auch Sie sich diese riesige Reichweite für das Recruiting zunutze! Lernen Sie hier alles über die verschiedenen Funktionen des WhatsApp Recruitings und wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
WhatsApp Recruiting ermöglicht die Personalrekrutierung über den Messenger WhatsApp und bietet eine direkte, zeitsparende Kommunikation mit Interessenten. Der Ablauf ist simpel: Bewerber klicken auf einen Link in einer Anzeige und werden zu einem WhatsApp-Gespräch geleitet, wo sie Fragen eines Recruiters oder Chatbots beantworten. Das Bewerbungsgespräch läuft flexibel und ohne externe Meeting-Software ab, was die Candidate Journey verbessert. Recruitingkanäle automatisieren diesen Prozess: Bewerber gelangen per QR-Code zu einem Chatbot, der Antworten sammelt und an ein Bewerbermanagementsystem übermittelt. Diese Methode eignet sich besonders für einfache Positionen oder Auszubildende. Zu den Vorteilen von WhatsApp Recruiting zählen die schnelle Kontaktaufnahme, einfache Informationsübermittlung und eine moderne Außenwahrnehmung des Unternehmens. Bezüglich Datenschutz ist die WhatsApp Business API die einzige DSGVO-konforme Lösung, da sie eine sichere Kommunikation mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet. WhatsApp Recruiting ist zukunftsfähig, da es die schnelle und effiziente Kommunikation fördert, die in der modernen Arbeitswelt entscheidend ist. (Geschätzte Lesezeit: 20–25 Minuten)
WhatsApp Recruiting — ein Leitfaden
So manches Unternehmen ist noch sehr skeptisch, wenn es um moderne Mitarbeitergewinnung wie zum Beispiel Recruiting per WhatsApp geht. Dabei ist es, besonders durch den rasch voranschreitenden technologischen Fortschritt, ein absolutes Muss, auf moderne Kommunikationsmittel zurückzugreifen, um Mitarbeiter aus jüngeren Generationen für sich zu gewinnen. Besonders beliebt ist seit einigen Jahren der Messenger WhatsApp. Alleine im Januar 2022 gab es weltweit monatlich um die 342 Millionen aktive iOS Nutzer, an Android Nutzern waren es circa 148 Millionen. Die App wird nahezu von allen Altersgruppen verwendet, besonders viele Nutzer gibt es allerdings in der Altersgruppe unter 30 Jahren. Dort nutzen nahezu 90 % der Personen in Deutschland WhatsApp. Zwar sind fast alle Unternehmen heutzutage auf den sozialen Medien als Werbekanal aktiv, um so Mitarbeiter- und Kundengewinnung zu betreiben, jedoch wird WhatsApp als Recruitingkanal noch stark vernachlässigt. Das Recruiting über WhatsApp bringt jedoch zahlreiche Vorteile und Erleichterungen für die Personalgewinnung mit sich. Lesen Sie jetzt, welche Arbeitnehmer Sie am besten über HR WhatsApp erreichen können und wie Sie WhatsApp Recruiting gewinnbringend für Ihr Unternehmen einsetzen können.
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Was bedeutet WhatsApp Recruiting überhaupt?
Recruiting über WhatsApp bezeichnet den Prozess der Personalgewinnung über WhatsApp. Diese Herangehensweise ist sehr unkompliziert und spart in den meisten Fällen viel Zeit. Für gewöhnlich gewinnen Unternehmen ihre Mitarbeiter heutzutage primär über Anzeigen im Internet, wie beispielsweise über Google Recruiting oder Social Media Recruiting. Klickt ein Interessent auf eine Anzeige, kann dieser direkt per WhatsApp mit Firmen in Kontakt treten und Informationen über die Stellenausschreibung einholen. Durch die direkte Kommunikation kann gleich zu Beginn eine persönliche Bindung auf einer entspannten Ebene geschaffen werden.
Es existieren zudem auch Tools, die es Unternehmen ermöglichen, die Fragen automatisiert abspielen zu lassen, sodass die Antworten im Nachhinein erfasst und bewertet werden können, ohne großen Personalaufwand für jedes WhatsApp Bewerbungsgespräch betreiben zu müssen. Der Interessent kann indessen die Fragen schnell und unkompliziert auf dem Smartphone beantworten. Das ist in unserer sehr schnelllebigen Zeit ein besonders wichtiger Faktor. Nicht wenigen fehlt die Geduld oder die Zeit, sich ausgiebig um die Stellensuche zu kümmern, weswegen diese gar nicht erst begonnen wird. Recruiting per WhatsApp bietet sowohl Unternehmen als auch potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern die Möglichkeit, schnelle Ergebnisse zu erzielen und ebenso schnelles Feedback zu erhalten.
HR WhatsApp kann zudem genutzt werden, um Interessierte über mögliche Jobangebote in der Firma aufzuklären, oder um neue vakante Stellen über den Broadcaster als Rundnachricht an alle Interessenten zu verschicken.
Wie läuft WhatsApp Recruiting genau ab?
Um WhatsApp Recruiting erfolgreich in die Recruiting Kampagne zu integrieren, braucht es nur wenig Zeit und Ressourcen. Um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, wie eine Umsetzung konkret aussehen könnte, folgt nun ein kurzes Beispiel:
Ein (in diesem Beispiel) IT-Unternehmen wächst stetig und schaltet daher zahlreiche Anzeigen auf Google und den sozialen Medien. Dazu gehören unter anderem auch Posts, welche potenzielle Interessenten über einen Link zum WhatsApp Bewerbungsgespräch führen. Auf seiner Suche nach einem neuen Job durchforstet ein Interessent eben diese sozialen Medien und wird fündig. Neugierig besucht er oder sie das Unternehmensprofil, durchstöbert Beiträge, Bilder, Werbeanzeigen und Posts, bis er oder sie schließlich auf den Link zum WhatsApp Kontakt stößt.
Interessiert sich der potenzielle Bewerber sowieso schon für das Unternehmen bzw. präsentiert es sich in dessen Augen interessant genug, ist der Schritt zur Bewerbung nicht mehr weit. Bekommt der Kandidat dann noch das Signal gesendet: „Hey, versuch es doch einmal über WhatsApp! Es geht auch ganz schnell und unkompliziert!“, fällt die Entscheidung zur Bewerbung deutlich leichter. Der potenzielle Bewerber klickt auf den Link, beantwortet ein paar Fragen und zack, die Bewerbung befindet sich auf ihrem Weg zum Unternehmen.
Wie verläuft das Bewerbungsgespräch?
Wurde der erste Kontakt hergestellt, kommt es zum eigentlichen Bewerbungsgespräch über WhatsApp. Bewerbern können hier bestimmte Fragen gestellt werden, auf die das Unternehmen besonderen Wert legt, diese werden entweder von einem Personaler oder von einem sogenannten Chatbot gestellt. Die Bewerber sollten trotz der lockeren Atmosphäre professionell bleiben, und vorzugsweise schnell antworten. Durch die remote Durchführung wird sowohl den Kandidaten, als auch den Firmen mehr Flexibilität geboten. Führt man das Bewerbungsgespräch direkt über WhatsApp, benötigt man zudem keinen externen Anbieter für Meetings, wie Zoom oder Microsoft Teams. Gleichzeitig wird der Bewerbungsprozess durch der Verringerung der Kommunikationskanäle für den Bewerber vereinfacht und führt somit auch zu einer Verbesserung der Candidate Journey.
Um diesen Prozess zu ermöglichen, benötigen Unternehmen nicht unbedingt eigene Handynummern oder WhatsApp-Accounts. Tools und Portale wie PitchYou übernehmen den gesamten Recruiting-Vorgang und sorgen für einen automatisierten Ablauf, sodass das entsprechende Unternehmen keinen großen Aufwand betreiben muss.
Automatisierung im WhatsApp Recruiting
Recruitingkanäle erleichtern den Einstellungsprozess für Personaler, ebenso wie für die Bewerbenden. Mittels eines individuellen QR-Codes für jedes beteiligte Unternehmen können die Jobsuchenden ganz einfach durch das Scannen den mobilen Bewerbungsprozess einleiten, welcher auf WhatsApp durchgeführt wird. Der Bewerber wird von einem Chatbot interviewt und muss eine Reihe an kurzen Fragen beantworten, anstatt den Prozess der Erstellung eines Lebenslaufs und eines Anschreibens zu durchlaufen. Die Antworten werden mittels eines Bewerbermanagementsystems (ATS) ausgewertet. Anschließend werden dem zuständigen Personaler direkt alle wichtigen Informationen geliefert, um eine Voreinschätzung treffen zu können. Diese automatisierte Interviewfunktion eignet allerdings nicht, um führende Positionen in einem Unternehmen zu bekleiden. Besonders geeignet ist dieses Verfahren für sogenannte Blue Collar Jobs, oder zur Rekrutierung von Praktikanten, Trainees oder Auszubildenden.
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Welche Vorteile bringt WhatsApp Recruiting mit sich?
Einfache Kontaktmöglichkeit
WhatsApp ist aktuell der berühmteste und am meisten genutzte Kurznachrichtendienst der Welt. Nahezu jeder Bürger der modernen Gesellschaft nutzt ihn oder hat Zugriff darauf. Das macht es Unternehmen und den potenziellen Interessenten sehr einfach, bei Interesse Kontakt aufzunehmen. Dabei spielt es keine Rolle, wo man sich gerade befindet, was man gerade tut oder wie knapp der Zeitansatz ist. Im Fall der Fälle wird der Link gespeichert und das WhatsApp Bewerbungsgespräch im Nachhinein durchgeführt bzw. fortgesetzt. Auf diese Weise verlieren Unternehmen weniger Interessenten und können sich ohne großen Mehraufwand an die Bedürfnisse ihrer Bewerber anpassen.
Schnelle Übertragung von Informationen
Die Kommunikation über WhatsApp verläuft in der Regel recht schnell. Genau darin liegt der Vorteil in Bezug auf Recruiting-Vorgänge. WhatsApp Recruiting kann entweder vollständig automatisiert oder über verwaltende Mitarbeiter ausgeführt werden. In beiden Fällen besteht die Möglichkeit der schnellen Übertragung von Informationen und dem schnellen gegenseitigen Austausch. Auch hier wird eine Menge Zeit gespart, was sowohl den Interessenten als auch dem Unternehmen zugutekommt.
Einfache Übermittlung von Dokumenten
So manche Bewerbung erfordert bestimmte Dokumente, welche in kurzer Zeit übermittelt werden sollen. WhatsApp eignet sich auch hierfür hervorragend, da sämtliche Dateiformate ganz einfach im Chat selbst verschickt und dementsprechend an das Unternehmen übermittelt werden können. Diese liegen zugleich schon digital vor uns müssen nicht, wie bei Bewerbungen über den Postweg, mühselig eingescannt oder aufbewahrt werden. Im Bedarfsfall besteht die Möglichkeit des Sendens von Dokumenten natürlich auch vom Unternehmen zum Bewerber.
Attraktive Außenwahrnehmung
Um bei den jungen Generationen als Arbeitgeber punkten zu können, ist es besonders wichtig als modern und progressiv wahrgenommen zu werden. Junge Schulabgänger wünschen sich beispielsweise Ausbildungsbetriebe, von denen sie sich verstanden fühlen. Ein guter Weg, um eine positive Darstellung bei diesen Bewerbern zu erzielen, ist deren bevorzugte Kommunikationswege, wie WhatsApp zu nutzen.
Wie steht es mit dem Datenschutz?
Verständlicherweise machen sich einige Unternehmen Gedanken in Bezug auf den Datenschutz, besonders bei der Nutzung von WhatsApp. Alle Produktivität und Effizienz des Vorganges helfen nichts, wenn die versendeten und gespeicherten Daten nicht sicher sind. Diese Bedenken sind alles andere als unberechtigt, da während des Bewerbungsprozesses mit persönlichen und hochsensiblen Daten gearbeitet wird. Diese müssen um jeden Preis geschützt werden.
Leider liest der Kurznachrichtendienst sämtliche Kontaktdaten aus dem Adressbuch des genutzten Mobiltelefons aus, was auch für Firmenhandys gilt. Allein das ist für Unternehmen aufgrund der DSGVO nicht zulässig. Des Weiteren hat WhatsApp seinen Hauptsitz in den Vereinigten Staaten, während personenbezogene Daten von Interessenten und Bewerbern die EU-Zone zu keinem Zeitpunkt verlassen dürfen. Sowohl die private Variante von WhatsApp als auch die WhatsApp Business App verstoßen in gewissen Teilbereichen gegen die Vorgaben der DSGVO und können von Unternehmen dementsprechend nicht für Bewerbungsgespräche oder WhatsApp Recruiting im Allgemeinen genutzt werden.
WhatsApp hat diese Problematik selbst erkannt und mit WhatsApp Business API (Application Programming Interface) eine geeignete und sichere Schnittstelle geschaffen, die von Unternehmen genutzt werden kann. Bei der Nutzung der Programmierschnittstelle werden weder Mitarbeiter benötigt, welche die Kommunikation mit dem Bewerber aufrechterhalten, noch firmeninterne Smartphones. Dementsprechend besteht keine Möglichkeit, empfindliche Daten wie Kontaktlisten auszulesen und zu übertragen. Die für WhatsApp standardmäßig eingesetzte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet zudem, dass unbefugte Dritte keinen Einblick in entsprechende Chats erhalten.
Durch die Nutzung von WhatsApp Business API lässt sich also auch DSGVO-Konformität garantieren, sodass Unternehmen stets und ständig auf der sicheren Seite sind und bleiben.
Obwohl die WhatsApp Business API meistens die bessere Lösung ist, eignet sich die kostenlose Alternative WhatsApp Business App gut für Kleinunternehmen mit maximal ein bis drei Mitarbeitern. Die App ist zwar nur auf einem Smartphone verwendbar, hat keine automatisierte Chatfunktion und ist nicht DSGVO-konform, für ein kleines Unternehmen ist sie jedoch völlig ausreichend. Die Funktionen der WhatsApp Business App sind unter anderem ein verifizierter WhatsApp-Account, ein WhatsApp Konto, ein Produktkatalog, Textbausteine sowie das Anzeigen von Öffnungszeiten.
Ist WhatsApp Recruiting zukunftstauglich?
Recruiting über WhatsApp mag vielleicht noch ungewohnt klingen, dennoch sollten Unternehmen schon jetzt Techniken implementieren, um sich für neue Recruitingkanäle, wie diesen vorzubereiten. Die Kontaktaufnahme über E‑Mail, Telefon oder auf Berufsmessen findet zwar noch statt, doch gilt zunehmend als veraltet und wird immer weniger in Anspruch genommen. Insbesondere im heutigen Zeitalter, das von sozialen Medien, dem Internet, Schnelllebigkeit und der ständigen Verfügbarkeit von Informationen geprägt ist, wird es immer wichtiger, mithalten zu können. Mithalten bedeutet hier eine schnelle und effiziente Kontaktaufnahme, die es sowohl dem Unternehmen als auch dem Bewerber ermöglicht, in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzielen und Feedback zu erhalten.
Genau darauf zielt Recruiting per WhatsApp ab, und das soll es auch: Das schnelle und gezielte Anwerben von Mitarbeitern über die modernen Mittel der Kommunikation und ein Anpassen an den modernen Zeitgeist, der zügiges und effektives Handeln erfordert.
Obwohl WhatsApp Recruiting bisher nur von wenigen Unternehmen aktiv genutzt wird, nimmt die Anzahl an partizipieren Unternehmen rasch zu. Firmen, die nicht früh genug auf den Zug aufspringen, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit früher oder später von der Konkurrenz abgehängt und nicht mehr in der Lage sein, effektiv zu wachsen.
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