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WhatsApp Recruiting

Weltweit werden jeden Tag über 100 Milli­arden Nachrichten über WhatsApp versendet. Machen auch Sie sich diese riesige Reich­weite für das Recruiting zunutze! Lernen Sie hier alles über die verschie­denen Funktionen des WhatsApp Recrui­tings und wie Sie diese erfolg­reich in Ihrem Unter­nehmen nutzen können. 

Bewerber startet das WhatsApp Recruiting

WhatsApp Recruiting — ein Leitfaden

So manches Unter­nehmen ist noch sehr skeptisch, wenn es um moderne Mitar­bei­ter­ge­winnung wie zum Beispiel Recruiting per WhatsApp geht. Dabei ist es, besonders durch den rasch voran­schrei­tenden techno­lo­gi­schen Fortschritt, ein absolutes Muss, auf moderne Kommu­ni­ka­ti­ons­mittel zurück­zu­greifen, um Mitar­beiter aus jüngeren Genera­tionen für sich zu gewinnen. Besonders beliebt ist seit einigen Jahren der Messenger WhatsApp. Alleine im Januar 2022 gab es weltweit monatlich um die 342 Millionen aktive iOS Nutzer, an Android Nutzern waren es circa 148 Millionen. Die App wird nahezu von allen Alters­gruppen verwendet, besonders viele Nutzer gibt es aller­dings in der Alters­gruppe unter 30 Jahren. Dort nutzen nahezu 90 % der Personen in Deutschland WhatsApp. Zwar sind fast alle Unter­nehmen heutzutage auf den sozialen Medien als Werbe­kanal aktiv, um so Mitar­beiter- und Kunden­ge­winnung zu betreiben, jedoch wird WhatsApp als Recrui­t­ing­kanal noch stark vernach­lässigt. Das Recruiting über WhatsApp bringt jedoch zahlreiche Vorteile und Erleich­te­rungen für die Perso­nal­ge­winnung mit sich. Lesen Sie jetzt, welche Arbeit­nehmer Sie am besten über WhatsApp erreichen können und wie Sie WhatsApp Recruiting gewinn­bringend für Ihr Unter­nehmen einsetzen können. 

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Was bedeutet WhatsApp Recruiting überhaupt?

Recruiting über WhatsApp bezeichnet den Prozess der Perso­nal­ge­winnung über WhatsApp. Diese Heran­ge­hens­weise ist sehr unkom­pli­ziert und spart in den meisten Fällen viel Zeit. Für gewöhnlich gewinnen Unter­nehmen ihre Mitar­beiter heutzutage primär über Anzeigen im Internet, wie beispiels­weise über Google Recruiting oder Social Media Recruiting. Klickt ein Inter­essent auf eine Anzeige, kann dieser direkt per WhatsApp mit Firmen in Kontakt treten und Infor­ma­tionen über die Stellen­aus­schreibung einholen. Durch die direkte Kommu­ni­kation kann gleich zu Beginn eine persön­liche Bindung auf einer entspannten Ebene geschaffen werden.

Es existieren zudem auch Tools, die es Unter­nehmen ermög­lichen, die Fragen automa­ti­siert abspielen zu lassen, sodass die Antworten im Nachhinein erfasst und bewertet werden können, ohne großen Perso­nal­aufwand für jedes WhatsApp Bewer­bungs­ge­spräch betreiben zu müssen. Der Inter­essent kann indessen die Fragen schnell und unkom­pli­ziert auf dem Smart­phone beant­worten. Das ist in unserer sehr schnell­le­bigen Zeit ein besonders wichtiger Faktor. Nicht wenigen fehlt die Geduld oder die Zeit, sich ausgiebig um die Stellen­suche zu kümmern, weswegen diese gar nicht erst begonnen wird. Recruiting per WhatsApp bietet sowohl Unter­nehmen als auch poten­zi­ellen Bewer­be­rinnen und Bewerbern die Möglichkeit, schnelle Ergeb­nisse zu erzielen und ebenso schnelles Feedback zu erhalten.

WhatsApp kann zudem genutzt werden, um Inter­es­sierte über mögliche Joban­gebote in der Firma aufzu­klären, oder um neue vakante Stellen über den Broad­caster als Rundnach­richt an alle Inter­es­senten zu verschicken.

Bewerbende durchlaufen ein Interview über WhatsApp
Bewerbende durchlaufen ein Interview über WhatsApp

Wie läuft WhatsApp Recruiting genau ab?

Um WhatsApp Recruiting erfolg­reich in die Recruiting Kampagne zu integrieren, braucht es nur wenig Zeit und Ressourcen. Um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, wie eine Umsetzung konkret aussehen könnte, folgt nun ein kurzes Beispiel: 

Ein (in diesem Beispiel) IT-Unter­nehmen wächst stetig und schaltet daher zahlreiche Anzeigen auf Google und den sozialen Medien. Dazu gehören unter anderem auch Posts, welche poten­zielle Inter­es­senten über einen Link zum WhatsApp Bewer­bungs­ge­spräch führen. Auf seiner Suche nach einem neuen Job durch­forstet ein Inter­essent eben diese sozialen Medien und wird fündig. Neugierig besucht er oder sie das Unter­neh­mens­profil, durch­stöbert Beiträge, Bilder, Werbe­an­zeigen und Posts, bis er oder sie schließlich auf den Link zum WhatsApp Kontakt stößt.

Inter­es­siert sich der poten­zielle Bewerber sowieso schon für das Unter­nehmen bzw. präsen­tiert es sich in dessen Augen inter­essant genug, ist der Schritt zur Bewerbung nicht mehr weit. Bekommt der Kandidat dann noch das Signal gesendet: „Hey, versuch es doch einmal über WhatsApp! Es geht auch ganz schnell und unkom­pli­ziert!“, fällt die Entscheidung zur Bewerbung deutlich leichter. Der poten­zielle Bewerber klickt auf den Link, beant­wortet ein paar Fragen und zack, die Bewerbung befindet sich auf ihrem Weg zum Unternehmen.

Wie verläuft das Bewerbungsgespräch?

Wurde der erste Kontakt herge­stellt, kommt es zum eigent­lichen Bewer­bungs­ge­spräch über WhatsApp. Bewerbern können hier bestimmte Fragen gestellt werden, auf die das Unter­nehmen beson­deren Wert legt, diese werden entweder von einem Perso­naler oder von einem sogenannten Chatbot gestellt. Die Bewerber sollten trotz der lockeren Atmosphäre profes­sionell bleiben, und vorzugs­weise schnell antworten. Durch die remote Durch­führung wird sowohl den Kandi­daten, als auch den Firmen mehr Flexi­bi­lität geboten. Führt man das Bewer­bungs­ge­spräch direkt über WhatsApp, benötigt man zudem keinen externen Anbieter für Meetings, wie Zoom oder Microsoft Teams. Gleich­zeitig wird der Bewer­bungs­prozess durch der Verrin­gerung der Kommu­ni­ka­ti­ons­kanäle für den Bewerber verein­facht und führt somit auch zu einer Verbes­serung der Candidate Journey.

Um diesen Prozess zu ermög­lichen, benötigen Unter­nehmen nicht unbedingt eigene Handy­nummern oder WhatsApp-Accounts. Tools und Portale wie PitchYou übernehmen den gesamten Recruiting-Vorgang und sorgen für einen automa­ti­sierten Ablauf, sodass das entspre­chende Unter­nehmen keinen großen Aufwand betreiben muss.

PitchYou — Automa­ti­sierung im WhatsApp Recruiting

Der Recrui­t­ing­kanal PitchYou erleichtert den Einstel­lungs­prozess für Perso­naler, ebenso wie für die Bewer­benden. Mittels eines indivi­du­ellen QR-Codes für jedes betei­ligte Unter­nehmen können die Jobsu­chenden ganz einfach durch das Scannen den mobilen Bewer­bungs­prozess einleiten, welcher auf WhatsApp durch­ge­führt wird. Der Bewerber wird von einem Chatbot inter­viewt und muss eine Reihe an kurzen Fragen beant­worten, anstatt den Prozess der Erstellung eines Lebens­laufs und eines Anschreibens zu durch­laufen. Die Antworten werden mittels eines Bewer­ber­ma­nage­ment­systems (ATS) ausge­wertet. Anschließend werden dem zustän­digen Perso­naler direkt alle wichtigen Infor­ma­tionen geliefert, um eine Vorein­schätzung treffen zu können. Diese automa­ti­sierte Inter­view­funktion eignet aller­dings nicht, um führende Positionen in einem Unter­nehmen zu bekleiden. Besonders geeignet ist dieses Verfahren für sogenannte Blue Collar Jobs, oder zur Rekru­tierung von Prakti­kanten, Trainees oder Auszubildenden.

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Welche Vorteile bringt WhatsApp Recruiting mit sich?

Einfache Kontakt­mög­lichkeit

WhatsApp ist aktuell der berühm­teste und am meisten genutzte Kurznach­rich­ten­dienst der Welt. Nahezu jeder Bürger der modernen Gesell­schaft nutzt ihn oder hat Zugriff darauf. Das macht es Unter­nehmen und den poten­zi­ellen Inter­es­senten sehr einfach, bei Interesse Kontakt aufzu­nehmen. Dabei spielt es keine Rolle, wo man sich gerade befindet, was man gerade tut oder wie knapp der Zeitansatz ist. Im Fall der Fälle wird der Link gespei­chert und das WhatsApp Bewer­bungs­ge­spräch im Nachhinein durch­ge­führt bzw. fortge­setzt. Auf diese Weise verlieren Unter­nehmen weniger Inter­es­senten und können sich ohne großen Mehraufwand an die Bedürf­nisse ihrer Bewerber anpassen.

Schnelle Übertragung von Informationen

Die Kommu­ni­kation über WhatsApp verläuft in der Regel recht schnell. Genau darin liegt der Vorteil in Bezug auf Recruiting-Vorgänge. WhatsApp Recruiting kann entweder vollständig automa­ti­siert oder über verwal­tende Mitar­beiter ausge­führt werden. In beiden Fällen besteht die Möglichkeit der schnellen Übertragung von Infor­ma­tionen und dem schnellen gegen­sei­tigen Austausch. Auch hier wird eine Menge Zeit gespart, was sowohl den Inter­es­senten als auch dem Unter­nehmen zugutekommt.

Einfache Übermittlung von Dokumenten

So manche Bewerbung erfordert bestimmte Dokumente, welche in kurzer Zeit übermittelt werden sollen. WhatsApp eignet sich auch hierfür hervor­ragend, da sämtliche Datei­formate ganz einfach im Chat selbst verschickt und dementspre­chend an das Unter­nehmen übermittelt werden können. Diese liegen zugleich schon digital vor uns müssen nicht, wie bei Bewer­bungen über den Postweg, mühselig einge­scannt oder aufbe­wahrt werden. Im Bedarfsfall besteht die Möglichkeit des Sendens von Dokumenten natürlich auch vom Unter­nehmen zum Bewerber.

Attraktive Außen­wahr­nehmung

Um bei den jungen Genera­tionen als Arbeit­geber punkten zu können, ist es besonders wichtig als modern und progressiv wahrge­nommen zu werden. Junge Schul­ab­gänger wünschen sich beispiels­weise Ausbil­dungs­be­triebe, von denen sie sich verstanden fühlen. Ein guter Weg, um eine positive Darstellung bei diesen Bewerbern zu erzielen, ist deren bevor­zugte Kommu­ni­ka­ti­onswege, wie WhatsApp zu nutzen.

Einfaches Bewerbungsgespräch über WhatsApp
Einfaches Bewerbungsgespräch über WhatsApp

Wie steht es mit dem Datenschutz?

Verständ­li­cher­weise machen sich einige Unter­nehmen Gedanken in Bezug auf den Daten­schutz, besonders bei der Nutzung von WhatsApp. Alle Produk­ti­vität und Effizienz des Vorganges helfen nichts, wenn die versen­deten und gespei­cherten Daten nicht sicher sind. Diese Bedenken sind alles andere als unberechtigt, da während des Bewer­bungs­pro­zesses mit persön­lichen und hochsen­siblen Daten gearbeitet wird. Diese müssen um jeden Preis geschützt werden.

Leider liest der Kurznach­rich­ten­dienst sämtliche Kontakt­daten aus dem Adressbuch des genutzten Mobil­te­lefons aus, was auch für Firmen­handys gilt. Allein das ist für Unter­nehmen aufgrund der DSGVO nicht zulässig. Des Weiteren hat WhatsApp seinen Hauptsitz in den Verei­nigten Staaten, während perso­nen­be­zogene Daten von Inter­es­senten und Bewerbern die EU-Zone zu keinem Zeitpunkt verlassen dürfen. Sowohl die private Variante von WhatsApp als auch die WhatsApp Business App verstoßen in gewissen Teilbe­reichen gegen die Vorgaben der DSGVO und können von Unter­nehmen dementspre­chend nicht für Bewer­bungs­ge­spräche oder WhatsApp Recruiting im Allge­meinen genutzt werden.

WhatsApp hat diese Proble­matik selbst erkannt und mit WhatsApp Business API (Appli­cation Programming Interface) eine geeignete und sichere Schnitt­stelle geschaffen, die von Unter­nehmen genutzt werden kann. Bei der Nutzung der Program­mier­schnitt­stelle werden weder Mitar­beiter benötigt, welche die Kommu­ni­kation mit dem Bewerber aufrecht­erhalten, noch firmen­in­terne Smart­phones. Dementspre­chend besteht keine Möglichkeit, empfind­liche Daten wie Kontakt­listen auszu­lesen und zu übertragen. Die für WhatsApp standard­mäßig einge­setzte Ende-zu-Ende-Verschlüs­selung gewähr­leistet zudem, dass unbefugte Dritte keinen Einblick in entspre­chende Chats erhalten.

Durch die Nutzung von WhatsApp Business API lässt sich also auch DSGVO-Konfor­mität garan­tieren, sodass Unter­nehmen stets und ständig auf der sicheren Seite sind und bleiben.

Obwohl die WhatsApp Business API meistens die bessere Lösung ist, eignet sich die kostenlose Alter­native WhatsApp Business App gut für Klein­un­ter­nehmen mit maximal ein bis drei Mitar­beitern. Die App ist zwar nur auf einem Smart­phone verwendbar, hat keine automa­ti­sierte Chatfunktion und ist nicht DSGVO-konform, für ein kleines Unter­nehmen ist sie jedoch völlig ausrei­chend. Die Funktionen der WhatsApp Business App sind unter anderem ein verifi­zierter WhatsApp-Account, ein WhatsApp Konto, ein Produkt­ka­talog, Textbau­steine sowie das Anzeigen von Öffnungszeiten.

Neue Mitarbeiter per Whatsapp finden
Neue Mitarbeiter per WhatsApp finden

Ist WhatsApp Recruiting zukunftstauglich?

Recruiting über WhatsApp mag vielleicht noch ungewohnt klingen, dennoch sollten Unter­nehmen schon jetzt Techniken imple­men­tieren, um sich für neue Recrui­t­ing­kanäle, wie diesen vorzu­be­reiten. Die Kontakt­auf­nahme über E‑Mail, Telefon oder auf Berufs­messen findet zwar noch statt, doch gilt zunehmend als veraltet und wird immer weniger in Anspruch genommen. Insbe­sondere im heutigen Zeitalter, das von sozialen Medien, dem Internet, Schnell­le­bigkeit und der ständigen Verfüg­barkeit von Infor­ma­tionen geprägt ist, wird es immer wichtiger, mithalten zu können. Mithalten bedeutet hier eine schnelle und effiziente Kontakt­auf­nahme, die es sowohl dem Unter­nehmen als auch dem Bewerber ermög­licht, in kurzer Zeit Ergeb­nisse zu erzielen und Feedback zu erhalten.

Genau darauf zielt Recruiting per WhatsApp ab, und das soll es auch: Das schnelle und gezielte Anwerben von Mitar­beitern über die modernen Mittel der Kommu­ni­kation und ein Anpassen an den modernen Zeitgeist, der zügiges und effek­tives Handeln erfordert.

Obwohl WhatsApp Recruiting bisher nur von wenigen Unter­nehmen aktiv genutzt wird, nimmt die Anzahl an parti­zi­pieren Unter­nehmen rasch zu. Firmen, die nicht früh genug auf den Zug aufspringen, werden mit hoher Wahrschein­lichkeit früher oder später von der Konkurrenz abgehängt und nicht mehr in der Lage sein, effektiv zu wachsen.

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Mitar­beiter und Fachkräfte finden

In Zeiten von Fachkräf­te­mangel, dem demogra­fi­schen Wandel und den sich stetig ändernden Anfor­de­rungen der Arbeitswelt ist es schwerer denn je passende Mitar­beiter zu finden. Steigender Anspruch seitens der Arbeit­nehmer und die genera­ti­ons­über­grei­fende Ansprache von Bewerbern stellen Arbeit­geber zusätzlich vor große Heraus­for­de­rungen. Es gilt, die Arbeit­ge­ber­marke zu stärken, erfolg­reich die Zielgruppe zu erreichen und die kompe­ten­testen Fachkräfte an das Unter­nehmen zu binden. Dabei müssen insbe­sondere mittel­stän­dische Firmen darauf achten, wettbe­werbs­fähig zu bleiben und durch Authen­ti­zität, gelebte Unter­neh­mens­kultur sowie einen attrak­tiven Arbeits­platz zu überzeugen. Mit den richtigen Recrui­t­ing­tools und ‑methoden lassen sich jedoch selbst die Begehr­testen unter den Fachkräften finden & binden. Wir kennen uns bestens mit zielgrup­pen­spe­zi­fi­schen Ansprachen von Bewerbern aus und zeigen Ihnen, welche Recrui­t­ing­kanäle für Sie geeignet sind. Mehr hierzu erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel.