Human Resource Management / Personalmanagement

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

Human Resource Management (HRM) oder Personalmanagement umfasst die strate­gische und operative Verwaltung von Mitarbeitern. Ziel ist es, quali­fi­zierte Mitarbeiter recht­zeitig zu gewinnen und langfristig zu binden. Wichtige Aufgaben sind Personalplanung, ‑beschaffung, ‑verwaltung und ‑entwicklung. Maßnahmen wie Employer Branding und Social Media Recruiting unter­stützen die Personalbeschaffung. Das HR Business Partner Modell von Dave Ulrich teilt das Personalmanagement in vier Rollen: der Strategic Partner berät Führungskräfte, der Administrative Expert steuert HR-Prozesse, der Change Agent begleitet Veränderungen und der Employee Champion ist Ansprechpartner für Mitarbeiter. Herausforderungen werden durch verschiedene Ansätze wie die Humankapital-Theorie und die Effizienzlohntheorie analy­siert, die den Zusammenhang von Bildung, Löhnen und Produktivität unter­suchen. Das Personalmanagement wird in zwei Ebenen unter­teilt: strate­gisch, zur langfris­tigen Planung, und operativ zur Umsetzung im Tagesgeschäft. Megatrends wie der demogra­fische Wandel und die Digitalisierung verstärken den Handlungsdruck. HR-Softwarelösungen unter­stützen diese Aufgaben, etwa durch die Integration in ERP-Systeme, die Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Bewerbermanagement erleichtern. Spezialisierte Tools optimieren Bereiche wie Talentmanagement und Onboarding. (Geschätzte Lesezeit: 20–25 Minuten)

Human Resource Management / Personalmanagement Definition

Human Experience Management oder auch Human Resource Management (HR Management bzw. HRM) — zu Deutsch: Personalmanagement — gehört zu jedem Unternehmen, das sich mit dem Produktionsfaktor Personal befasst. Ziel des Personalmanagements ist es, diese Ressource zur richtigen Zeit mit der erfor­der­lichen Qualität und Quantität im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es nicht nur darum, genug Personal im Unternehmen zu haben, sondern auch darum, für eine gute Employee Experience bei bestehenden Mitarbeitern zu sorgen, damit diese auch langfristig ans Unternehmen gebunden werden. Daher ist auch der Aufbau einer starken Arbeitgebermarke ein wichtiger Aspekt bei der Definition von HR Management. Ein modernes, nachhal­tiges Personalmanagement bildet die Grundlage eines langfris­tigen, nachhal­tigen Wachstums für jedes Unternehmen.

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Personalmanagement Aufgaben und Herausforderungen

Aufgaben des Personalmanagements

Die aus der Personalmanagement-Definition ableit­baren Teilbereiche bzw. Aufgaben einer Personalabteilung können auf vielfältige Weise struk­tu­riert darge­stellt werden. Ein Herangehen ist die Betrachtung entlang des “Lebenszyklus” der Ressource Personal. Zu den Teilbereichen zählen die folgenden Punkte:

• Personalplanung in quali­ta­tiver und quanti­ta­tiver Hinsicht: Aus dieser folgen Entscheidungen zur Aus- und Weiterbildung, zum Recruiting sowie zur Personalbeschaffung.
• Personalbeschaffung: Zu dieser zählt die Arbeit am strate­gi­schen Employer Branding zur Positionierung als attrak­tiver Arbeitgeber, die Entwicklung einer Employer Value Proposition, das operative Recruiting, z. B. Social Media Recruiting sowie das Onboarding. Konkrete Instrumente für das Employer Branding sind Mitarbeiterbefragungen, Workshops und Benchmarkanalysen mit Wettbewerbern. Bei der Kandidatensuche, der Personalauswahl und dem Onboarding können Checklisten als konkrete Instrumente verwendet werden.
• Personalverwaltung: Hierzu zählen alle Aufgaben im Rahmen der Administration wie z. B. Vertragsänderungen aufgrund von Teilzeiten oder Beförderungen, Versetzungen und das Durchführen der erfor­der­lichen Mitbestimmung mit dem Betriebsrat. Konkrete Personalinstrumente sind hier beispiels­weise Musterverträge und Antragsformulare.
• Personalabrechnung: Dieser Aufgabenbereich ist häufig auch unter der Personalverwaltung subsu­miert und sichert die monat­liche Zahlung der Gehälter sowie die Abwicklung zu den Sozialversicherungsträgern und der Finanzverwaltung.
• Personalorganisation: In dieser werden die Strukturen in der Personalabteilung und im Unternehmen im Hinblick auf Personalarbeit analy­siert und entspre­chende Standards bezie­hungs­weise Prozesse definiert. Als HR-Instrumente sind hier Organisationshandbücher sowie Muster-Stellenbeschreibungen denkbar.
• Personalentwicklung: Dieses Teilgebiet umfasst die Konzeption von struk­tu­rierten Entwicklungsprogrammen, die sowohl Nachwuchs für das Unternehmen in Form von Fach- und Führungskräfteprogrammen als auch konkrete Instrumente generieren. Daneben sollte im Rahmen des Nachwuchs- und Talentmanagements ein Überblick über die Potenziale der bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitenden vorhanden sein.
• Personalkommunikation: Diese Teilaufgabe umfasst die Kommunikation jeglicher Personalthemen nach innen und außen. Als Instrumente hierfür dienen das Intranet mit entspre­chenden Personalinformationsseiten. Damit werden z. B. vorhandene Instrumente des Personalmanagements im Unternehmen publi­ziert, sodass beispiels­weise Führungskräfte auf sie zurück­greifen können.
• Personalcontrolling: Unter dieser Teilaufgabe werden die für die Steuerung der jewei­ligen Teilbereiche notwen­digen Personalmanagement KPIs bereit­ge­stellt. Zu diesem Aufgabengebiet zählt unter anderem die Definition von fachlichen Anforderungen gegenüber dem Application Management des unter­neh­mens­ei­genen ERP-Systems.

Die Definition der Teilaufgaben ist dabei nicht trenn­scharf und je nach Ausprägung der jewei­ligen Personalabteilungen im Unternehmen sind einige Funktionen in Personalabteilungen auch nicht ausge­prägt. So kann die Personalabrechnung z. B. komplett ausge­lagert sein.

HR Business Partner Modell

Eine weitere mögliche Organisation des Personalmanagements stellt das weit verbreitete Konzept von Dave Ulrich, das sogenannte HR Business Partner Modell, auch Dave Ulrich Modell genannt, dar. Nach diesem Ansatz muss der Bereich Personal zum Partner der Führungskräfte (insbe­sondere das Top-Management) des Unternehmens werden und einen Beitrag zur Wertschöpfung des Personalmanagements im Unternehmen leisten.

• Strategic Partner: Gegenüber den Führungskräften mit umfas­sender Beratung, Know-How, Reporting
• Administrative Expert: Steuerung von perso­nal­wirt­schaft­lichen Prozessen wie z. B. Personalbeschaffung und ‑verwaltung, Arbeitsrecht etc.
• Change Agent: Veränderungsprozesse im Unternehmen aktiv gestalten und begleiten
• Employee Champion: Kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen der Mitarbeitenden des Unternehmens

Dieses Rollenmodell wird in Unternehmen häufig in folgendem Organigramm der Personalabteilung abgebildet:

Die Center of Expertise vereint die Entwicklung von Instrumenten, Prozessen, Begleitung von Projekten, Bereitstellung der HR-IT, Sichern einer umfas­senden HR-Datenbasis inkl. Auswertungen auf deren Basis sowohl in der übrigen Personalabteilung als auch im gesamten Unternehmen, damit Personalentscheidungen besser getroffen werden können. Ein wichtiger interner Kunde des Center of Expertise sind die HR-Business-Partner. Diese sind die Schnittstelle zu den Führungskräften im Unternehmen (One Face to Customer). Sie bieten umfas­sende Beratungen für Führungskräfte an, sind “Verkäufer” der Personalinstrumente aus dem Center of Expertise und nehmen Impulse der Führungskräfte auf, die wiederum zur Verbesserung der Instrumente und Prozesse führen. Zudem nehmen sie alle Arten von Vorgängen, die aufgrund zu geringer Standardisierung nicht direkt ins Service Center gehen, entgegen, bearbeiten diese, und leiten die weitere Verarbeitung im Service Center weiter. Die Shared Service Center sind die Experten der Administration und spielen ebenfalls eine wichtige Rolle im Unternehmen. Sie sorgen für die reibungslose Abarbeitung aller Vorgänge, generieren Standardauswertungen für die Business Partner, sind für Rückfragen der Mitarbeiter zuständig und geben ggf. Ergebnisse eines Personal-Prozesses (Verträge, Zeugnisse etc.) an die Mitarbeiter weiter. Vor dem Hintergrund hybrider Organisationsstrukturen wird dies ergänzt durch die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen im Unternehmen im Rahmen von Arbeitsgruppen und agilen Teams. Wenn Sie mehr zu den Funktionen und Aufgaben erfahren möchten, dann lesen Sie unseren Ratgeberartikel zum HR Business Partner.

Herausforderungen im Personalmanagement

Auf theore­ti­scher Ebene existieren mehrere Ansätze, Herausforderungen im Personalmanagement(HR Management) zu analy­sieren. Hierzu zählen:

• Ansätze der Neoklassik — Die Neoklassik ist eine Theorie, die die Wirtschaft als System von Märkten darstellt, dessen Angebot und Nachfrage anhand der Güterpreise in ein Gleichgewicht gebracht werden.
• Humankapitaltheorie — besagt, dass höhere Produktivität im Arbeitsmarkt abhängig von hoher Bildung ist.
• Effizienzlohntheorie — ist die Annahme, dass Produktivität unmit­telbar von der Lohnnhöhe des Arbeitnehmers abhängig ist.
• Prinzipal-Agenten-Theorie — beschreibt das Probelm in der Entscheidungsfindung zwischen mindestens 2 Parteien, dem Prinzipal und dem Agenten, aufgrund ungleicher Informationsverteilung und verschie­dener Ziele. Beispiel: Der Arbeitgeber (Prinzipal) muss zwischen verschie­denen Arbeitnehmern (Agenten) entscheiden, ohne dass er Arbeitgeber alle Informationen zu allen Arbeitnehmern hat und muss ihnen vertrauen, dass sie im Gegenzug für den Arbeitslohn eine gerechte Gegenleistung von ihren Angestellten bekommen.
• Verhaltenstheoretische Ansätze (Behavioral HR) — stellt die Verhaltensweisen und Charakteristiken der Angestellten in Ausnahme- oder Stresssituationen und wie Führungskräfte mit diesem Verhalten der Mitarbeiter umgehen in den Vordergrund.
• Institutionenökonomik — analy­siert die Wechselwirkung der Institutionen der Gesellschaft und der Wirtschaft allgemein.
• Systemtheorie — ist eine Kommunikationstheorie, die die Gesellschaft universell erklärt.
• Spieltheorie — diese Theorie ist eine mathe­ma­tische Methode, die Entscheidungssituationen anhand von Interaktion mehrerer Beteiligter darstellt.

Welche verschie­denen Arten des Human Resource Managements / Personalmanagements gibt es?

Strategisches Personalmanagement

Personalmanagement wird auf strate­gi­scher und auf opera­tiver Ebene durch­ge­führt. Das strate­gische Personalmanagement bzw. die Personalstrategie leitet sich dabei aus der Unternehmensstrategie ab. In dieser werden die Schwerpunktthemen des Unternehmens in den nächsten Jahren festgelegt. Die Personalstrategie hingegen muss für die Personalabteilung daraus abgeleitet die Frage beant­worten, mit welchen Instrumenten und Maßnahmen die für die Unternehmensstrategie benötigten perso­nellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden können und damit die Ziele des Personalmanagements erfüllt werden. Neben der Unternehmensstrategie müssen dabei unter anderem die Entwicklung auf dem Arbeitsmarkt, der arbeits­recht­lichen Rahmenbedingungen sowie die Möglichkeiten der HR-IT mit einbe­zogen werden.

Operatives Personalmanagement

Im opera­tiven Personalmanagement werden die konkreten Maßnahmen aus der Personalstrategie umgesetzt und das “Tagesgeschäft” im Personalbereich betreut. Hierzu zählen Personaleinzelfälle, aber auch das Beobachten der aktuellen Rechtsprechung sowie die Entwicklung im Bereich des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts. Ein gutes opera­tives Personalmanagement ist für die Beschäftigten und Führungskräfte häufig der Eindruck von der Arbeit der Personalabteilung im Unternehmen und sollte daher in der Priorisierung nicht hinter dem strate­gi­schen Personalmanagement zurückstehen.

Internationales Personalmanagement ist keine zusätz­liche Art des modernen Personalmanagements, sondern beschreibt lediglich, wie der Name bereits verrät, das Personalmanagement von inter­na­tio­nalen Teams oder inter­na­tional tätigen Unternehmen.

Welche Tools und Software gibt es für das Human Resource Management?

Die Personalarbeit wird in Unternehmen meistens mithilfe von ERP-Software unter­stützt, in der alle Personaldaten erfasst sind. Zugleich ist diese Software integriert in die Anwendungsmodule der anderen betriebs­wirt­schaft­lichen Funktionen z. B. im Finanzwesen. Damit werden beispiels­weise die Ergebnisse der Gehaltsabrechnung im Finanzcontrolling verbucht und sind für Kostenanalysen und für das Erstellen von Quartals- und Jahresabschlüssen verfügbar. Neben den integrierten Personalmodulen gibt es eine Reihe von Anwendungen, die separate Themengebiete des Personalmanagements (HR Managements) unter­stützen, darunter Bewerbermanagementsysteme wie Bewerbermanagement.org, Software zum Erstellen von Arbeitszeugnissen, On- und Offboarding-Lösungen oder IT-Lösungen für das Talentmanagement. Bei diesen Lösungen sollte darauf geachtet werden, dass sie Schnittstellen zum eigent­lichen ERP-System besitzen, damit eine unnötige doppelte Dateneingabe und Aufbewahrung mit allen Problemen hinsichtlich der Datenqualität vermieden wird.

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Was sind Megatrends des Personalmanagements?

Herausforderungen im Personalmanagement(HR Management) sind vielfältig. Eine wichtige Herausforderung ist die demogra­fische Entwicklung in Deutschland. In den kommenden Jahren geht der Großteil der sogenannten Baby-Boomer in die Rente. Die nachfol­genden Generationen am Arbeitsmarkt können diese Abgänge nicht kompen­sieren. Verstärkt wird diese Entwicklung in einigen Regionen durch die Abwanderungsbewegungen der letzten Jahrzehnte (z. B. von ländlichen in die Metropolregionen). Der damit verbundene Wandel am Arbeitsmarkt stellt die Personalabteilung vor Probleme, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter zu finden. Der techno­lo­gische Wandel in Unternehmen und der immer stärker werdende Übergang zur Wissensarbeit erfordert zudem höher quali­fi­zierte Mitarbeiter. Diese Herausforderungen begegnen Personalabteilungen mit dem strate­gi­schen Employer Branding, welches die Stärken und Schwächen des Unternehmens als Arbeitgeber ermittelt und daraus eine Arbeitgebermarke mit Employer Value Proposition (EVP) formu­liert. Aus dieser kann eine Recruitingstrategie abgeleitet werden. Diese legt für verschiedene Zielgruppen (Erfahrungsstufen, Tätigkeitsbilder) die zu nutzenden Recruitinginstrumente bzw. Recruitingkanäle fest. Aber auch die Personalvermittlung von Führungskräften wird immer mehr zurate gezogen, um dem Problem des Fachkräftemangels entge­gen­zu­wirken. Ein weiterer Trend, der aus dem Wandel am Arbeitsmarkt resul­tiert, ist eine verstärkte Hinwendung zum Thema Nachwuchs- und Talentmanagement.

Eine weitere Herausforderung ist die sogenannte VUCA Welt. VUCA Welt ist ein Akronym und steht für Volatility — Volatilität, Uncertainty — Unsicherheit, Complexity — Komplexität und Ambiguity — Mehrdeutigkeit. Sämtliche Branchen und Märkte erleben in dieser Umwelt ständig starke Veränderungen des Markts aufgrund von disrup­tiven Veränderungen. Ein Beispiel einer solchen Veränderung ist die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten. Was vor der Corona Pandemie nur sehr selten möglich war, ist mittler­weile ein sehr wichtiges Kriterium von Arbeitnehmern an ihren Arbeitgeber. Diese sich ständig verän­dernde Umwelt erschwert eine mittel­fristige Personalplanung sowohl in quanti­ta­tiver als auch in quali­ta­tiver Dimension. Daher müssen Personalabteilungen Konzepte entwi­ckeln, mit denen auf kurzfristige Bedürfnisse aus den Fachbereichen reagiert werden kann. Im Feld der Weiterbildung können dies z. B. kurze modulare Kurse sein, die an Stelle von langfristig angelegten Fachlaufbahnen angeboten werden. Die ständigen Veränderungen im Unternehmen erhöhen zudem die Notwendigkeit, ein Changemanagement im Unternehmen zu etablieren. Dementsprechend wird die Rolle des Change Agents aus dem Dave Ulrich Modell langfristig immer mehr an Wichtigkeit gewinnen.

Ein letzter großer Trend, der Personalabteilungen aber bereits seit Jahrzehnten betrifft, ist die Digitalisierung. Begonnen in den 1970er Jahren mit Teilen der Personalabrechnung, wird ein immer größer werdender Teil der Personalarbeit digital abgebildet. Vor allem die Arbeit in den Shared Service Centern wird damit weniger perso­nal­in­tensiv und frei werdende Ressourcen können z. B. in das Recruiting und die Beratung der Führungskräfte umgelenkt werden. Die Digitalisierung ist damit vor allem eine Chance für Personalabteilungen neue Methoden wie Social Media Recruiting mittels Facebook Recruiting, Instagram Recruiting oder TikTok Recruiting einzu­setzen sowie ihren Wertbeitrag am Unternehmenserfolg zu erhöhen und damit erfolg­reiches, digitales Personalmanagement zu betreiben.

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