[ BEITRAG ]

Human Resource Management / Personalmanagement

In Zeiten des Fachkräf­te­mangels ist die Heraus­for­derung natürlich zuerst einmal neue Mitar­beiter zu finden. Wenn man diese gefunden hat, gilt es, durch ein gutes Perso­nal­ma­nagement für die Zufrie­denheit der Mitar­beiter zu sorgen, um die Produk­ti­vität und andere Faktoren zu wahren. Was die Grund­lagen des Perso­nal­ma­nage­ments sind, wie Sie für gutes Perso­nal­ma­nagement sorgen und vieles mehr… 

Meeting um Human Resource Management im Unternehmen zu besprechen

Human Resource Management / Perso­nal­ma­nagement Definition

Human Experience Management oder auch Human Resource Management (HR Management bzw. HRM) — zu Deutsch: Perso­nal­ma­nagement — gehört zu jedem Unter­nehmen, das sich mit dem Produk­ti­ons­faktor Personal befasst. Ziel des Perso­nal­ma­nage­ments ist es, diese Ressource zur richtigen Zeit mit der erfor­der­lichen Qualität und Quantität im Unter­nehmen zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es nicht nur darum, genug Personal im Unter­nehmen zu haben, sondern auch darum, für eine gute Employee Experience bei bestehenden Mitar­beitern zu sorgen, damit diese auch langfristig ans Unter­nehmen gebunden werden. Ein modernes, nachhal­tiges Perso­nal­ma­nagement bildet die Grundlage eines langfris­tigen, nachhal­tigen Wachstums für jedes Unternehmen.

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Perso­nal­ma­nagement Aufgaben und Herausforderungen

Aufgaben des Personalmanagements

Die aus der Personalmanagement-Definition ableit­baren Teilbe­reiche bzw. Aufgaben einer Perso­nal­ab­teilung können auf vielfältige Weise struk­tu­riert darge­stellt werden. Ein Heran­gehen ist die Betrachtung entlang des “Lebens­zyklus” der Ressource Personal. Zu den Teilbe­reichen zählen die folgenden Punkte:

  • Perso­nal­planung in quali­ta­tiver und quanti­ta­tiver Hinsicht: Aus dieser folgen Entschei­dungen zur Aus- und Weiter­bildung, zum Recruiting sowie zur Personalbeschaffung.
  • Perso­nal­be­schaffung: Zu dieser zählt die Arbeit am strate­gi­schen Employer Branding zur Positio­nierung als attrak­tiver Arbeit­geber, die Entwicklung einer Employer Value Propo­sition, das operative Recruiting, z. B. Social Media Recruiting sowie das Onboarding. Konkrete Instru­mente für das Employer Branding sind Mitar­bei­ter­be­fra­gungen, Workshops und Bench­mar­k­ana­lysen mit Wettbe­werbern. Bei der Kandi­da­ten­suche, der Perso­nal­auswahl und dem Onboarding können Check­listen als konkrete Instru­mente verwendet werden.
  • Perso­nal­ver­waltung: Hierzu zählen alle Aufgaben im Rahmen der Adminis­tration wie z. B. Vertrags­än­de­rungen aufgrund von Teilzeiten oder Beför­de­rungen, Verset­zungen und das Durch­führen der erfor­der­lichen Mitbe­stimmung mit dem Betriebsrat. Konkrete Perso­nal­in­stru­mente sind hier beispiels­weise Muster­ver­träge und Antragsformulare.
  • Perso­nalab­rechnung: Dieser Aufga­ben­be­reich ist häufig auch unter der Perso­nal­ver­waltung subsu­miert und sichert die monat­liche Zahlung der Gehälter sowie die Abwicklung zu den Sozial­ver­si­che­rungs­trägern und der Finanzverwaltung.
  • Perso­nal­or­ga­ni­sation: In dieser werden die Struk­turen in der Perso­nal­ab­teilung und im Unter­nehmen im Hinblick auf Perso­nal­arbeit analy­siert und entspre­chende Standards bezie­hungs­weise Prozesse definiert. Als HR-Instrumente sind hier Organi­sa­ti­ons­hand­bücher sowie Muster-Stellenbeschreibungen denkbar.
  • Perso­nal­ent­wicklung: Dieses Teilgebiet umfasst die Konzeption von struk­tu­rierten Entwick­lungs­pro­grammen, die sowohl Nachwuchs für das Unter­nehmen in Form von Fach- und Führungs­kräf­te­pro­grammen als auch konkrete Instru­mente generieren. Daneben sollte im Rahmen des Nachwuchs- und Talent­ma­nage­ments ein Überblick über die Poten­ziale der bereits im Unter­nehmen tätigen Mitar­bei­tenden vorhanden sein.
  • Perso­nal­kom­mu­ni­kation: Diese Teilaufgabe umfasst die Kommu­ni­kation jeglicher Perso­nal­themen nach innen und außen. Als Instru­mente hierfür dienen das Intranet mit entspre­chenden Perso­nal­in­for­ma­ti­ons­seiten. Damit werden z. B. vorhandene Instru­mente des Perso­nal­ma­nage­ments im Unter­nehmen publi­ziert, sodass beispiels­weise Führungs­kräfte auf sie zurück­greifen können.
  • Perso­nal­con­trolling: Unter dieser Teilaufgabe werden die für die Steuerung der jewei­ligen Teilbe­reiche notwen­digen Perso­nal­ma­nagement KPIs bereit­ge­stellt. Zu diesem Aufga­ben­gebiet zählt unter anderem die Definition von fachlichen Anfor­de­rungen gegenüber dem Appli­cation Management des unter­neh­mens­ei­genen ERP-Systems.

Die Definition der Teilauf­gaben ist dabei nicht trenn­scharf und je nach Ausprägung der jewei­ligen Perso­nal­ab­tei­lungen im Unter­nehmen sind einige Funktionen in Perso­nal­ab­tei­lungen auch nicht ausge­prägt. So kann die Perso­nalab­rechnung z. B. komplett ausge­lagert sein.

HR Business Partner Modell

Eine weitere mögliche Organi­sation des Perso­nal­ma­nage­ments stellt das weit verbreitete Konzept von Dave Ulrich, das sogenannte HR Business Partner Modell, auch Dave Ulrich Modell genannt, dar. Nach diesem Ansatz muss der Bereich Personal zum Partner der Führungs­kräfte (insbe­sondere das Top-Management) des Unter­nehmens werden und einen Beitrag zur Wertschöpfung des Perso­nal­ma­nage­ments im Unter­nehmen leisten.

  • Strategic Partner: Gegenüber den Führungs­kräften mit umfas­sender Beratung, Know-How, Reporting
  • Adminis­trative Expert: Steuerung von perso­nal­wirt­schaft­lichen Prozessen wie z. B. Perso­nal­be­schaffung und ‑verwaltung, Arbeits­recht etc.
  • Change Agent: Verän­de­rungs­pro­zesse im Unter­nehmen aktiv gestalten und begleiten
  • Employee Champion: Kompe­tenter Ansprech­partner für alle Fragen der Mitar­bei­tenden des Unternehmens

Dieses Rollen­modell wird in Unter­nehmen häufig in folgendem Organi­gramm der Perso­nal­ab­teilung abgebildet: 

HR Business Partner Modell nach Dave Ulrich
HR Business Partner Modell nach Dave Ulrich

Die Center of Expertise vereint die Entwicklung von Instru­menten, Prozessen, Begleitung von Projekten, Bereit­stellung der HR-IT, Sichern einer umfas­senden HR-Datenbasis inkl. Auswer­tungen auf deren Basis sowohl in der übrigen Perso­nal­ab­teilung als auch im gesamten Unter­nehmen, damit Perso­nal­ent­schei­dungen besser getroffen werden können. Ein wichtiger interner Kunde des Center of Expertise sind die HR-Business-Partner. Diese sind die Schnitt­stelle zu den Führungs­kräften im Unter­nehmen (One Face to Customer). Sie bieten umfas­sende Beratungen für Führungs­kräfte an, sind “Verkäufer” der Perso­nal­in­stru­mente aus dem Center of Expertise und nehmen Impulse der Führungs­kräfte auf, die wiederum zur Verbes­serung der Instru­mente und Prozesse führen. Zudem nehmen sie alle Arten von Vorgängen, die aufgrund zu geringer Standar­di­sierung nicht direkt ins Service Center gehen, entgegen, bearbeiten diese, und leiten die weitere Verar­beitung im Service Center weiter. Die Shared Service Center sind die Experten der Adminis­tration und spielen ebenfalls eine wichtige Rolle im Unter­nehmen. Sie sorgen für die reibungslose Abarbeitung aller Vorgänge, generieren Standard­aus­wer­tungen für die Business Partner, sind für Rückfragen der Mitar­beiter zuständig und geben ggf. Ergeb­nisse eines Personal-Prozesses (Verträge, Zeugnisse etc.) an die Mitar­beiter weiter. Vor dem Hinter­grund hybrider Organi­sa­ti­ons­struk­turen wird dies ergänzt durch die Zusam­men­arbeit mit anderen Bereichen im Unter­nehmen im Rahmen von Arbeits­gruppen und agilen Teams. Wenn Sie mehr zu den Funktionen und Aufgaben erfahren möchten, dann lesen Sie unseren Ratge­ber­ar­tikel zum HR Business Partner.

Heraus­for­de­rungen im Personalmanagement

Auf theore­ti­scher Ebene existieren mehrere Ansätze, Heraus­for­de­rungen im Perso­nal­ma­nagement zu analy­sieren. Hierzu zählen:

  • Ansätze der Neoklassik — Die Neoklassik ist eine Theorie, die die Wirtschaft als System von Märkten darstellt, dessen Angebot und Nachfrage anhand der Güter­preise in ein Gleich­ge­wicht gebracht werden.
  • Human­ka­pi­tal­theorie — besagt, dass höhere Produk­ti­vität im Arbeits­markt abhängig von hoher Bildung ist.
  • Effizi­enz­lohn­theorie — ist die Annahme, dass Produk­ti­vität unmit­telbar von der Lohnnhöhe des Arbeit­nehmers abhängig ist.
  • Prinzipal-Agenten-Theorie — beschreibt das Probelm in der Entschei­dungs­findung zwischen mindestens 2 Parteien, dem Prinzipal und dem Agenten, aufgrund ungleicher Infor­ma­ti­ons­ver­teilung und verschie­dener Ziele. Beispiel: Der Arbeit­geber (Prinzipal) muss zwischen verschie­denen Arbeit­nehmern (Agenten) entscheiden, ohne dass er Arbeit­geber alle Infor­ma­tionen zu allen Arbeit­nehmern hat und muss ihnen vertrauen, dass sie im Gegenzug für den Arbeitslohn eine gerechte Gegen­leistung von ihren Angestellten bekommen.
  • Verhal­tens­theo­re­tische Ansätze (Behavioral HR) — stellt die Verhal­tens­weisen und Charak­te­ris­tiken der Angestellten in Ausnahme- oder Stress­si­tua­tionen und wie Führungs­kräfte mit diesem Verhalten der Mitar­beiter umgehen in den Vordergrund.
  • Insti­tu­tio­nen­öko­nomik — analy­siert die Wechsel­wirkung der Insti­tu­tionen der Gesell­schaft und der Wirtschaft allgemein.
  • System­theorie — ist eine Kommu­ni­ka­ti­ons­theorie, die die Gesell­schaft universell erklärt.
  • Spiel­theorie — diese Theorie ist eine mathe­ma­tische Methode, die Entschei­dungs­si­tua­tionen anhand von Inter­aktion mehrerer Betei­ligter darstellt.

Strategisches Personalmanagement Meeting zwischen 4 Mitarbeitern
Strategisches Personalmanagement Meeting zwischen 4 Mitarbeitern

Welche verschie­denen Arten des Human Resource Manage­ments / Perso­nal­ma­nage­ments gibt es?

Strate­gi­sches Personalmanagement

Perso­nal­ma­nagement wird auf strate­gi­scher und auf opera­tiver Ebene durch­ge­führt. Das strate­gische Perso­nal­ma­nagement bzw. die Perso­nal­stra­tegie leitet sich dabei aus der Unter­neh­mens­stra­tegie ab. In dieser werden die Schwer­punkt­themen des Unter­nehmens in den nächsten Jahren festgelegt. Die Perso­nal­stra­tegie hingegen muss für die Perso­nal­ab­teilung daraus abgeleitet die Frage beant­worten, mit welchen Instru­menten und Maßnahmen die für die Unter­neh­mens­stra­tegie benötigten perso­nellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden können und damit die Ziele des Perso­nal­ma­nage­ments erfüllt werden. Neben der Unter­neh­mens­stra­tegie müssen dabei unter anderem die Entwicklung auf dem Arbeits­markt, der arbeits­recht­lichen Rahmen­be­din­gungen sowie die Möglich­keiten der HR-IT mit einbe­zogen werden. 

Opera­tives Personalmanagement

Im opera­tiven Perso­nal­ma­nagement werden die konkreten Maßnahmen aus der Perso­nal­stra­tegie umgesetzt und das “Tages­ge­schäft” im Perso­nal­be­reich betreut. Hierzu zählen Perso­nal­ein­zel­fälle, aber auch das Beobachten der aktuellen Recht­spre­chung sowie die Entwicklung im Bereich des Arbeits- und Sozial­ver­si­che­rungs­rechts. Ein gutes opera­tives Perso­nal­ma­nagement ist für die Beschäf­tigten und Führungs­kräfte häufig der Eindruck von der Arbeit der Perso­nal­ab­teilung im Unter­nehmen und sollte daher in der Priori­sierung nicht hinter dem strate­gi­schen Perso­nal­ma­nagement zurückstehen. 

Inter­na­tio­nales Perso­nal­ma­nagement ist keine zusätz­liche Art des modernen Perso­nal­ma­nage­ments, sondern beschreibt lediglich, wie der Name bereits verrät, das Perso­nal­ma­nagement von inter­na­tio­nalen Teams oder inter­na­tional tätigen Unternehmen. 

Welche Tools und Software gibt es für das Human Resource Management?

Die Perso­nal­arbeit wird in Unter­nehmen meistens mithilfe von ERP-Software unter­stützt, in der alle Perso­nal­daten erfasst sind. Zugleich ist diese Software integriert in die Anwen­dungs­module der anderen betriebs­wirt­schaft­lichen Funktionen z. B. im Finanz­wesen. Damit werden beispiels­weise die Ergeb­nisse der Gehalts­ab­rechnung im Finanz­con­trolling verbucht und sind für Kosten­ana­lysen und für das Erstellen von Quartals- und Jahres­ab­schlüssen verfügbar. Neben den integrierten Perso­nal­mo­dulen gibt es eine Reihe von Anwen­dungen, die separate Themen­ge­biete des Perso­nal­ma­nage­ments unter­stützen, darunter Bewer­ber­ma­nage­ment­systeme wie Bewerbermanagement.org, Software zum Erstellen von Arbeits­zeug­nissen, On- und Offboarding-Lösungen oder IT-Lösungen für das Talent­ma­nagement. Bei diesen Lösungen sollte darauf geachtet werden, dass sie Schnitt­stellen zum eigent­lichen ERP-System besitzen, damit eine unnötige doppelte Daten­eingabe und Aufbe­wahrung mit allen Problemen hinsichtlich der Daten­qua­lität vermieden wird. 

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Operatives Personalmanagement Meeting zwischen Mitarbeitern
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Kürzlich hinzu­gefügt:

Mitar­beiter und Fachkräfte finden
In Zeiten des Fachkräf­te­mangels, dem demogra­fi­schen Wandel und den sich stetig ändernden Anfor­de­rungen der Arbeitswelt ist es schwerer denn je passende Mitar­beiter zu finden. Steigender Anspruch seitens der Arbeit­nehmer und die genera­ti­ons­über­grei­fende Ansprache von Bewerbern stellen Arbeit­geber zusätzlich vor große Heraus­for­de­rungen. Es gilt, die Arbeit­ge­ber­marke zu stärken, erfolg­reich die Zielgruppe zu erreichen und die kompe­ten­testen Fachkräfte an das Unter­nehmen zu binden. Dabei müssen inbesondere mittel­stän­dische Firmen darauf achten, wettbe­werbs­fähig zu bleiben und durch Authen­ti­zität, gelebte Unter­neh­mens­kultur sowie einen attrak­tiven Arbeits­platz zu überzeugen. Mit den richtigen Recrui­tin­g­tools und Methoden lassen sich jedoch selbst die Begehr­testen unter den Fachkräften finden & binden. Wir kennen uns bestens mit zielgrup­pen­spe­zi­fi­schen Ansprachen von Bewerbern aus und zeigen Ihnen, welche Recrui­tin­g­kanäle für Sie geeignet sind. Mehr hierzu erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel.