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Stellen­be­schreibung Vorlagen und Muster

Stellen­be­schrei­bungen erleichtern den Arbeits­alltag für die Perso­nal­ab­teilung nachhaltig. Welche Vorteile Stellen­be­schrei­bungen mit sich bringen, wie diese aufgebaut sind und inwiefern sie sich von Stellen­an­zeigen unter­scheiden erfahren Sie hier. Außerdem haben wir für Sie ein Beispiel einer Stellen­be­schreibung als kostenlose Vorlage & Muster. 

Beispiel einer Stellenbeschreibung für die Position eines Sekretärs

Stellen­be­schreibung Definition

Stellen­be­schrei­bungen (auch Stellen­profile, Arbeits­platz­be­schrei­bungen bzw. Tätig­keits­be­schrei­bungen im Bereich des Tarif­ver­trags des öffent­lichen Dienstes (TVöD) und des Tarif­ver­trags des öffent­lichen Dienstes der Länder (TV‑L) genannt) sind ein Instrument der Organi­sa­ti­ons­ge­staltung und Perso­nal­führung. Zu den Inhalten einer Stellen­be­schreibung gehören Infor­ma­tionen zu den Aufgaben bzw. Tätig­keiten, Kompe­tenzen und Verant­wor­tungs­be­reichen, welche dem Stellen­in­haber im Unter­nehmen zugeordnet werden. Darüber hinaus enthält eine Muster Stellen­be­schreibung eine Anfor­de­rungs­be­schreibung an den Mitar­beiter. IT Headhunter haben damit alle notwen­digen Infor­ma­tionen, mit denen sie den gewünschten Kandi­daten versorgen können, um ihm das Unter­nehmen so gut wie möglich verkaufen zu können. Das sorgt beim Kandi­daten, schon bevor dieser überhaupt in Kontakt mit dem Unter­nehmen selbst tritt, für einen guten und vor allem profes­sio­nellen Eindruck. Obwohl oft vermutet, ist eine Stellen­be­schreibung nicht dasselbe wie eine Stellen­an­zeige. Die Stellen­be­schreibung kann die Erstellung einer Stellen­an­zeige und damit das Recruiting über Social Media und andere Kanäle deutlich verein­fachen und bietet der Perso­nal­ab­teilung dementspre­chend viel Zeitersparnis. 

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Wie ist eine Muster Stellen­be­schreibung aufgebaut?

Der Aufbau einer Stellen­be­schreibung variiert je nach Nutzung des Instru­ments. In der Regel werden drei Themen­be­reiche abgebildet:

  • das Instan­zenbild (Einordnung der Stelle im Unter­nehmen, Vertre­ter­stelle, Vorgesetzte)
  • das Aufga­benbild (Stellen­in­halte, Aufga­ben­zu­teilung, Entscheidungs- und Weisungskompetenz)
  • das Leistungsbild (Ziele)

Konkreter sind folgende Infor­ma­tionen üblicher­weise vorhanden:

  • Stellen­be­zeichnung bzw. Jobtitel
  • Direkte Vorge­setzte und nachge­ordnete Stellen
  • Vertre­tungs­stellen
  • Ziele, die mit der Stelle verbunden sind
  • Haupt- und Neben­auf­gaben (evtl. mit Zeitanteil)
  • Kompe­tenzen, Befug­nisse, Verantwortung
  • Rollen­an­for­de­rungen (persönlich an den Inhaber bzw. die Inhaberin der Stelle)
  • Rollen­an­for­de­rungen (Ausbildung / Weiterbildung)

Diese Infor­ma­tionen können je nach Anfor­de­rungen im Unter­nehmen ergänzt sein um:

  • Nennung des Unternehmens
  • Organi­sa­to­rische Einordnung, Rang, Hierarchieebene
  • Fachliche Weisungs­be­fug­nisse
  • Führungs­auf­gaben
  • Sachauf­gaben
  • Infor­ma­ti­ons­auf­gaben / Kommu­ni­ka­ti­ons­be­zie­hungen extern und intern
  • Unter­schrift des Vorge­setzten, nächst­hö­heren Vorge­setzten, ggf. Arbeitsanalytikers
  • Teamkol­legen / ‑kolle­ginnen
  • Nächst­höhere Stelle und indirekt unter­stellte Stellen
  • Sonder­funk­tionen / ‑aufgaben
  • Ausstattung mit Arbeits­mitteln, Technik, Regel­werken etc.
  • Mitarbeit in tätig­keits­re­le­vanten Gremien / Arbeitskreisen

Eine Stellen­be­schreibung hat in der Praxis einen Umfang von 1 bis 3 Seiten, die aus dem Stellenplan, der Arbeits­ver­tei­lungs­über­sichten bzw. Funktionen- und Kompe­tenz­dia­gramme bestehen. Eine Stellen­be­schreibung kann für mehrere konkrete Positionen im Unter­nehmen existieren. Denkbar ist beispiels­weise, dass eine Stellen­be­schreibung für alle Sekre­tä­rinnen und Sekretäre oder für alle Beschäf­tigten im Lager angefertigt wird. Das Pendant dazu ist die Stellen­an­zeige. Um eine konkrete Auffor­derung an poten­zielle Inter­es­sierte zu stellen, muss eine besonders anspre­chende und kreative Stellen­an­zeige erstellt werden. Sie ist also eine spezielle Ausprägung einer Stellen­be­schreibung, die z. B. auf den konkreten Standort und die gewünschte Zielgruppe zugeschnitten ist. Zudem ist die Sprache der beiden perso­nal­wirt­schaft­lichen Instru­mente vonein­ander verschieden. Die Stellen­an­zeige richtet sich an externe Personen und ist entspre­chend der Zielgruppe häufig etwas lockerer formu­liert. Die Stellen­be­schreibung ist hingegen rein intern und häufig formaler aufgebaut, um beispiels­weise den Vorgaben hinsichtlich der Eingrup­pierung bezie­hungs­weise der Vergütung im Unter­nehmen zu entsprechen. 

Bestand­teile einer Muster Stellenbeschreibung

Einige Angaben sind üblicher­weise nicht in Stellen­be­schrei­bungen vorhanden. Zu diesen zählen u. a.: 

  • Konkrete Vergü­tungs­stufe des Stellen­in­habers bzw. der Stelleninhaberin
  • Urlaubs­an­sprüche
  • Länge der Probezeit
  • Entgelt­liche Sonderleistungen
  • Ein Imagetext des Unternehmens
  • Die Befristung des Arbeitsvertrags
  • Arbeitszeit der einge­stellten Person (i. d. R. für Vollzeit­be­schäf­tigte ausgelegt)

Mann sitzt vor Laptop und arbeitet
Mann sitzt vor Laptop und arbeitet

Was sind die Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung?

Der wesent­liche Vorteil von Stellen­be­schrei­bungen ist, dass sie der Ausgangs­punkt für eine Vielzahl weiterer perso­nal­wirt­schaft­licher Instru­mente sein kann. So unter­stützen sie dabei, recht­lichen Anfor­de­rungen gerecht zu werden. So sind z. B. nach § 81 Abs. 1 BetrVG (auch MaRisk AT 7.1) Unter­nehmen dazu verpflichtet, Arbeit­nehmer über deren Aufgaben und Verant­wor­tungen sowie über die Art der Tätigkeit und deren Einordnung in den Arbeits­ablauf des Betriebs zu unter­richten. Weiterhin können Stellen­be­schrei­bungen sowohl die Führungs­kraft als auch die Perso­nal­ab­teilung in weiteren Punkten unterstützen. 

Vorteile einer Stellenbeschreibung

  • Eine quali­tative Perso­nal­planung inkl. Planung von notwen­digen Weiter­bil­dungen durchzuführen
  • Stellen­an­zeigen schreiben wird vereinfacht
  • Durch den obigen Punkt wird es ebenfalls leichter, neue Mitar­beiter zu finden
  • Das Entgelt auf den Anfor­de­rungen und Aufgaben der Stelle zu ermitteln bzw. Vergü­tungs­band­breiten festzulegen
  • Neue Mitar­beiter einzu­ar­beiten (Onboarding), in dem ihre Aufgaben und die organi­sa­tionale Einbindung trans­parent dokumen­tiert sind
  • Zielver­ein­ba­rungen abzuleiten
  • Beurtei­lungen und Arbeits­zeug­nisse zu erstellen, in dem die notierten Aufgaben als Basis genutzt werden
  • Trans­parenz in einer Organi­sa­ti­ons­einheit über Aufgaben und Kompe­tenzen herzustellen
  • Vergleichbare Mitar­bei­tende zu ermitteln, um im Fall betriebs­be­dingter Kündi­gungen entspre­chende Vergleichs­gruppen zu bilden

Nachteile einer Stellenbeschreibung

Um eine Stellen­be­schreibung zu erstellen, müssen Perso­nal­ver­ant­wort­liche zunächst mit den verant­wort­lichen Führungs­per­sonen sprechen, um die genauen Aufga­ben­be­reiche abzugrenzen. Diese Zusam­men­arbeit kann auch als Impuls­geber für Verän­de­rungen im Unter­nehmen dienen. Zu den Nachteilen gehört aller­dings der mit der Erstellung verbundene zeitliche Aufwand. Zudem müssen Stellen­be­schrei­bungen ständig aktua­li­siert werden, um die Aufgaben der Positionen in Unter­nehmen an das aktuelle Geschehen anzupassen. Sofern es hier den Perso­nal­ab­tei­lungen gelingt, Standar­di­sie­rungen durch­zu­führen, wie beispiels­weise eine allge­meine Stellen­be­schreibung für alle Sekre­ta­ri­ats­po­si­tionen zu verfassen oder feste verpflich­tende Quali­fi­ka­tionen für Führungs­po­si­tionen festzu­legen, kann dieser Aufwand jedoch etwas reduziert werden. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben und Anwen­dungen ist zudem bei der Konzeption des unter­neh­mens­spe­zi­fi­schen Aufbaus Zeit und Überblick erfor­derlich. Durch die nachhaltige Erleich­terung der Aufgaben im Perso­nal­be­reich, ist es jedoch trotz des höheren Aufwands zu Beginn sinnvoll, keine Mühen bei der Erstellung zu scheuen. 

Recruiter gestaltet Stellenbeschreibung
Recruiter gestaltet Stellenbeschreibung

Worauf muss bei einer Stellen­be­schreibung geachtet werden?

Aus den geschil­derten Anwen­dungs­mög­lich­keiten ergibt sich eine Vielzahl von Schnitt­stellen von Stellen­be­schrei­bungen zu anderen perso­nal­wirt­schaft­lichen Instru­menten. Dies erfordert eine enge Abstimmung zu diesen — beispiels­weise zu den Inhalten von Aus- und Weiter­bil­dungs­pro­grammen, die als fachliche Mindest­vor­aus­set­zungen in die Stellen­be­schrei­bungen einfließen können. Durch die enge Abstimmung muss garan­tiert werden, dass alle Instru­mente im Einklang mitein­ander stehen und sich nicht gegen­seitig wider­sprechen oder verschiedene Ansprüche an den Mitar­beiter stellen. Da sich keine Position der Stellen­be­schreibung entziehen kann, können mithilfe der Profile auch perso­nal­po­li­tische Grund­sätze und Ziele (zumindest formal) im gesamten Unter­nehmen verankert werden (z. B. konkrete Weiter­bil­dungen als Erfor­dernis, um eine Führungs­po­sition auszuüben). Dieser Einfluss im Unter­nehmen muss den Perso­nal­ver­ant­wort­lichen bewusst sein und kann entspre­chend genutzt werden. Für eine automa­ti­sierte Verwendung der Infor­ma­tionen aus den Stellen­be­schrei­bungen innerhalb des Perso­nal­in­for­ma­ti­ons­systems ist eine Standar­di­sierung der Textbau­steine möglich. Dies erfordert einen umfas­senden Überblick über alle Anfor­de­rungen und Prozesse im Unter­nehmen und ist Grund­vor­aus­setzung für den effizi­enten Einsatz des Instru­ments.

Der Einsatz dieser standar­di­sierten Textbau­steine eignet sich jedoch nicht für die Erstellung von Stellen­an­zeigen. Diese sollte man lediglich als Grundlage verwenden und statt­dessen eine indivi­duelle Ansprache an die Bewerber auswählen, da das Unter­nehmen so von poten­zi­ellen Kandi­daten attrak­tiver wahrge­nommen wird.

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Was ist die recht­liche Bedeutung einer Stellenbeschreibung?

Die Struktur einer Stellen­be­schreibung orien­tiert sich aus den mit ihr verbun­denen Anwen­dungen. Diese kann aber auch in einem Tarif­vertrag oder in einer Betriebs­ver­ein­barung definiert werden. Meist ist diese nur einseitig vom Unter­nehmen formu­liert und dient lediglich der Orien­tierung. Sie kann aber auch Bestandteil des Arbeits­ver­trags sein oder im Rahmen der Einstellung durch die Kandi­datin bzw. den Kandi­daten unter­schrieben werden. In diesem Fall ist sie für den Stellen­in­haber bzw. die Stellen­in­ha­berin rechtlich bindend. Das Unter­nehmen kann das Aufga­ben­gebiet oder die Tätig­keiten dann nur noch im Rahmen seines Direk­ti­ons­rechts anpassen. 

Personalerin erstellt eine Stellenbeschreibung
Personalerin erstellt eine Stellenbeschreibung

Kosten­loses Stellen­be­schreibung Muster und Vorlage

Wie folgt stellen wir Ihnen eine kostenlose Vorlage einer möglichen Stellen­be­schreibung für eine Sekre­ta­ri­ats­po­sition zur freien Verfügung: 

Nennung des Unternehmens:Beispiel­firma
Stellen­be­zeichnung:Sekretär (m/w/d)
Funktion:Adminis­trative Aufgaben
Name des aktuellen Stelleninhabers:Max Mustermann
Direkte Vorge­setzte:Erika Musterfrau
Stell­ver­tretung für:Hans Mustermann
wird vertreten durch:Verena Musterfrau
Arbeitsort:Muster­straße 1, 00000 Musterstadt
Pensum:100%
Haupt­auf­gaben:Telefon­be­treuung
Verwaltung, Korre­spondenz von E‑Mail und Post
Ablage, Akten­ver­waltung und Datenbankpflege
Neben­auf­gaben:Marke­ting­auf­gaben
Proto­koll­führung bei Sitzungen und Veranstaltungen
Leistungs­qua­lität:Jährliches Mitarbeiter- und Beurteilungsgespräch
Verhalten:Jährliches Mitarbeiter- und Beurteilungsgespräch
Anfor­de­rungen:Sehr gute Deutsch und Englisch Kennt­nisse in Wort und Schrift

Ihre Stellen­be­schreibung ist fertig, und jetzt?

Damit ist der erste Schritt getan, um Ihrer Perso­nal­ab­teilung das Leben zu erleichtern. Um neue Mitar­beiter zu finden können Sie aus der Stellen­be­schreibung Ihre Stellen­an­zeige ableiten und veröf­fent­lichen. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Stellen­an­zeige zu schalten und die passenden Bewerber zu finden.

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Kürzlich hinzu­gefügt:

Stellen­an­zeigen schreiben: Muster

In Zeiten von Fachkräf­te­mangel ist es von beson­derer Bedeutung einen positiven ersten Eindruck bei den poten­zi­ellen Kandi­daten, die man erreichen will, zu hinter­lassen. Das sorgt nicht nur für höhere Erfolgs­aus­sichten, sondern auch für eine positive Candidate Journey. Stellen­an­zeigen sind der erste Touch­point zwischen Arbeit­geber und seinen Wunsch­kan­di­daten, dementspre­chend wichtig ist es, diese so anspre­chend zu gestalten und zu formu­lieren wie möglich. Schließlich soll sich die gewünschte Zielgruppe bei Ihnen und nicht bei der Konkurrenz bewerben. Wie sie die ideale Stellen­an­zeige schreiben, sowie wertvolle Muster, Vorlagen und Tipps finden Sie in unserem Ratgeberartikel.