[ BEITRAG ]
Stellenbeschreibung Vorlagen und Muster
Stellenbeschreibungen erleichtern den Arbeitsalltag für die Personalabteilung nachhaltig. Welche Vorteile Stellenbeschreibungen mit sich bringen, wie diese aufgebaut sind und inwiefern sie sich von Stellenanzeigen unterscheiden erfahren Sie hier. Außerdem haben wir für Sie ein Beispiel einer Stellenbeschreibung als kostenlose Vorlage & Muster.
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
Eine Stellenbeschreibung definiert die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Stelle und dient der internen Orientierung. Sie unterscheidet sich von der kreativer gestalteten Stellenanzeige, die sich an externe Bewerber richtet. Der Aufbau einer Muster-Stellenbeschreibung umfasst die Stellenbezeichnung, Einordnung im Unternehmen, Haupt- und Nebenaufgaben sowie erforderliche Qualifikationen. Angaben wie Vergütung oder Urlaubsanspruch sind meist nicht enthalten. Die Vorteile einer Stellenbeschreibung liegen in der strukturierten Personalplanung, der vereinfachten Erstellung von Stellenanzeigen und der klaren Dokumentation, die Einarbeitung und Leistungsbeurteilung erleichtert. Ein Nachteil ist der Aufwand für die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung. Rechtlich kann sie bindend sein, wenn sie Teil des Arbeitsvertrags ist, oder als Orientierungshilfe dienen. Am Ende des Artikels wird eine kostenlose Muster-Stellenbeschreibung angeboten, um die Erstellung zu erleichtern. (Geschätzte Lesezeit: 10–15 Minuten)
Stellenbeschreibung Definition
Stellenbeschreibungen (auch Stellenprofile, Arbeitsplatzbeschreibungen bzw. Tätigkeitsbeschreibungen im Bereich des Tarifvertrags des öffentlichen Dienstes (TVöD) und des Tarifvertrags des öffentlichen Dienstes der Länder (TV‑L) genannt) sind ein Instrument der Organisationsgestaltung und Personalführung. Zu den Inhalten einer Stellenbeschreibung gehören Informationen zu den Aufgaben bzw. Tätigkeiten, Kompetenzen und Verantwortungsbereichen, welche dem Stelleninhaber im Unternehmen zugeordnet werden. Darüber hinaus enthält eine Muster Stellenbeschreibung eine Anforderungsbeschreibung an den Mitarbeiter. IT Headhunter haben damit alle notwendigen Informationen, mit denen sie den gewünschten Kandidaten versorgen können, um ihm das Unternehmen so gut wie möglich verkaufen zu können. Das sorgt beim Kandidaten, schon bevor dieser überhaupt in Kontakt mit dem Unternehmen selbst tritt, für einen guten und vor allem professionellen Eindruck. Obwohl oft vermutet, ist eine Stellenbeschreibung nicht dasselbe wie eine Stellenanzeige. Die Stellenbeschreibung kann die Erstellung einer Stellenanzeige und damit das Recruiting über Social Media und andere Kanäle deutlich vereinfachen und bietet der Personalabteilung dementsprechend viel Zeitersparnis.
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Wie ist eine Muster Stellenbeschreibung aufgebaut?
Der Aufbau einer Stellenbeschreibung variiert je nach Nutzung des Instruments. In der Regel werden drei Themenbereiche abgebildet:
- das Instanzenbild (Einordnung der Stelle im Unternehmen, Vertreterstelle, Vorgesetzte)
- das Aufgabenbild (Stelleninhalte, Aufgabenzuteilung, Entscheidungs- und Weisungskompetenz)
- das Leistungsbild (Ziele)
Konkreter sind folgende Informationen üblicherweise vorhanden:
- Stellenbezeichnung bzw. Jobtitel
- Direkte Vorgesetzte und nachgeordnete Stellen
- Vertretungsstellen
- Ziele, die mit der Stelle verbunden sind
- Haupt- und Nebenaufgaben (evtl. mit Zeitanteil)
- Kompetenzen, Befugnisse, Verantwortung
- Rollenanforderungen (persönlich an den Inhaber bzw. die Inhaberin der Stelle)
- Rollenanforderungen (Ausbildung / Weiterbildung)
Diese Informationen können je nach Anforderungen im Unternehmen ergänzt sein um:
- Nennung des Unternehmens
- Organisatorische Einordnung, Rang, Hierarchieebene
- Fachliche Weisungsbefugnisse
- Führungsaufgaben
- Sachaufgaben
- Informationsaufgaben / Kommunikationsbeziehungen extern und intern
- Unterschrift des Vorgesetzten, nächsthöheren Vorgesetzten, ggf. Arbeitsanalytikers
- Teamkollegen / ‑kolleginnen
- Nächsthöhere Stelle und indirekt unterstellte Stellen
- Sonderfunktionen / ‑aufgaben
- Ausstattung mit Arbeitsmitteln, Technik, Regelwerken etc.
- Mitarbeit in tätigkeitsrelevanten Gremien / Arbeitskreisen
Eine Stellenbeschreibung hat in der Praxis einen Umfang von 1 bis 3 Seiten, die aus dem Stellenplan, der Arbeitsverteilungsübersichten bzw. Funktionen- und Kompetenzdiagramme bestehen. Eine Stellenbeschreibung kann für mehrere konkrete Positionen im Unternehmen existieren. Denkbar ist beispielsweise, dass eine Stellenbeschreibung für alle Sekretärinnen und Sekretäre oder für alle Beschäftigten im Lager angefertigt wird. Das Pendant dazu ist die Stellenanzeige. Um eine konkrete Aufforderung an potenzielle Interessierte zu stellen, muss eine besonders ansprechende und kreative Stellenanzeige erstellt werden. Sie ist also eine spezielle Ausprägung einer Stellenbeschreibung, die z. B. auf den konkreten Standort und die gewünschte Zielgruppe zugeschnitten ist. Zudem ist die Sprache der beiden personalwirtschaftlichen Instrumente voneinander verschieden. Die Stellenanzeige richtet sich an externe Personen und ist entsprechend der Zielgruppe häufig etwas lockerer formuliert. Die Stellenbeschreibung ist hingegen rein intern und häufig formaler aufgebaut, um beispielsweise den Vorgaben hinsichtlich der Eingruppierung beziehungsweise der Vergütung im Unternehmen zu entsprechen.
Bestandteile einer Muster Stellenbeschreibung
Einige Angaben sind üblicherweise nicht in Stellenbeschreibungen vorhanden. Zu diesen zählen u. a.:
- Konkrete Vergütungsstufe des Stelleninhabers bzw. der Stelleninhaberin
- Urlaubsansprüche
- Länge der Probezeit
- Entgeltliche Sonderleistungen
- Ein Imagetext des Unternehmens
- Die Befristung des Arbeitsvertrags
- Arbeitszeit der eingestellten Person (i. d. R. für Vollzeitbeschäftigte ausgelegt)
Was sind die Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung?
Der wesentliche Vorteil von Stellenbeschreibungen ist, dass sie der Ausgangspunkt für eine Vielzahl weiterer personalwirtschaftlicher Instrumente sein kann. So unterstützen sie dabei, rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. So sind z. B. nach § 81 Abs. 1 BetrVG (auch MaRisk AT 7.1) Unternehmen dazu verpflichtet, Arbeitnehmer über deren Aufgaben und Verantwortungen sowie über die Art der Tätigkeit und deren Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebs zu unterrichten. Weiterhin können Stellenbeschreibungen sowohl die Führungskraft als auch die Personalabteilung in weiteren Punkten unterstützen.
Vorteile einer Stellenbeschreibung
- Eine qualitative Personalplanung inkl. Planung von notwendigen Weiterbildungen durchzuführen
- Stellenanzeigen schreiben wird vereinfacht
- Durch den obigen Punkt wird es ebenfalls leichter, neue Mitarbeiter zu finden
- Das Entgelt auf den Anforderungen und Aufgaben der Stelle zu ermitteln bzw. Vergütungsbandbreiten festzulegen
- Neue Mitarbeiter einzuarbeiten (Onboarding), in dem ihre Aufgaben und die organisationale Einbindung transparent dokumentiert sind
- Zielvereinbarungen abzuleiten
- Beurteilungen und Arbeitszeugnisse zu erstellen, in dem die notierten Aufgaben als Basis genutzt werden
- Transparenz in einer Organisationseinheit über Aufgaben und Kompetenzen herzustellen
- Vergleichbare Mitarbeitende zu ermitteln, um im Fall betriebsbedingter Kündigungen entsprechende Vergleichsgruppen zu bilden
Nachteile einer Stellenbeschreibung
Um eine Stellenbeschreibung zu erstellen, müssen Personalverantwortliche zunächst mit den verantwortlichen Führungspersonen sprechen, um die genauen Aufgabenbereiche abzugrenzen. Diese Zusammenarbeit kann auch als Impulsgeber für Veränderungen im Unternehmen dienen. Zu den Nachteilen gehört allerdings der mit der Erstellung verbundene zeitliche Aufwand. Zudem müssen Stellenbeschreibungen ständig aktualisiert werden, um die Aufgaben der Positionen in Unternehmen an das aktuelle Geschehen anzupassen. Sofern es hier den Personalabteilungen gelingt, Standardisierungen durchzuführen, wie beispielsweise eine allgemeine Stellenbeschreibung für alle Sekretariatspositionen zu verfassen oder feste verpflichtende Qualifikationen für Führungspositionen festzulegen, kann dieser Aufwand jedoch etwas reduziert werden. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben und Anwendungen ist zudem bei der Konzeption des unternehmensspezifischen Aufbaus Zeit und Überblick erforderlich. Durch die nachhaltige Erleichterung der Aufgaben im Personalbereich, ist es jedoch trotz des höheren Aufwands zu Beginn sinnvoll, keine Mühen bei der Erstellung zu scheuen.
Worauf muss bei einer Stellenbeschreibung geachtet werden?
Aus den geschilderten Anwendungsmöglichkeiten ergibt sich eine Vielzahl von Schnittstellen von Stellenbeschreibungen zu anderen personalwirtschaftlichen Instrumenten. Dies erfordert eine enge Abstimmung zu diesen — beispielsweise zu den Inhalten von Aus- und Weiterbildungsprogrammen, die als fachliche Mindestvoraussetzungen in die Stellenbeschreibungen einfließen können. Durch die enge Abstimmung muss garantiert werden, dass alle Instrumente im Einklang miteinander stehen und sich nicht gegenseitig widersprechen oder verschiedene Ansprüche an den Mitarbeiter stellen. Da sich keine Position der Stellenbeschreibung entziehen kann, können mithilfe der Profile auch personalpolitische Grundsätze und Ziele (zumindest formal) im gesamten Unternehmen verankert werden (z. B. konkrete Weiterbildungen als Erfordernis, um eine Führungsposition auszuüben). Dieser Einfluss im Unternehmen muss den Personalverantwortlichen bewusst sein und kann entsprechend genutzt werden. Für eine automatisierte Verwendung der Informationen aus den Stellenbeschreibungen innerhalb des Personalinformationssystems ist eine Standardisierung der Textbausteine möglich. Dies erfordert einen umfassenden Überblick über alle Anforderungen und Prozesse im Unternehmen und ist Grundvoraussetzung für den effizienten Einsatz des Instruments.
Der Einsatz dieser standardisierten Textbausteine eignet sich jedoch nicht für die Erstellung von Stellenanzeigen. Diese sollte man lediglich als Grundlage verwenden und stattdessen eine individuelle Ansprache an die Bewerber auswählen, da das Unternehmen so von potenziellen Kandidaten attraktiver wahrgenommen wird.
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Was ist die rechtliche Bedeutung einer Stellenbeschreibung?
Die Struktur einer Stellenbeschreibung orientiert sich aus den mit ihr verbundenen Anwendungen. Diese kann aber auch in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung definiert werden. Meist ist diese nur einseitig vom Unternehmen formuliert und dient lediglich der Orientierung. Sie kann aber auch Bestandteil des Arbeitsvertrags sein oder im Rahmen der Einstellung durch die Kandidatin bzw. den Kandidaten unterschrieben werden. In diesem Fall ist sie für den Stelleninhaber bzw. die Stelleninhaberin rechtlich bindend. Das Unternehmen kann das Aufgabengebiet oder die Tätigkeiten dann nur noch im Rahmen seines Direktionsrechts anpassen.
Kostenloses Stellenbeschreibung Muster und Vorlage
Wie folgt stellen wir Ihnen eine kostenlose Vorlage einer möglichen Stellenbeschreibung für eine Sekretariatsposition zur freien Verfügung:
| Nennung des Unternehmens: | Beispielfirma |
| Stellenbezeichnung: | Sekretär (m/w/d) |
| Funktion: | Administrative Aufgaben |
| Name des aktuellen Stelleninhabers: | Max Mustermann |
| Direkte Vorgesetzte: | Erika Musterfrau |
| Stellvertretung für: | Hans Mustermann |
| wird vertreten durch: | Verena Musterfrau |
| Arbeitsort: | Musterstraße 1, 00000 Musterstadt |
| Pensum: | 100% |
| Hauptaufgaben: | Telefonbetreuung Verwaltung, Korrespondenz von E‑Mail und Post Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege |
| Nebenaufgaben: | Marketingaufgaben Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen |
| Leistungsqualität: | Jährliches Mitarbeiter- und Beurteilungsgespräch |
| Verhalten: | Jährliches Mitarbeiter- und Beurteilungsgespräch |
| Anforderungen: | Sehr gute Deutsch und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift |
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Damit ist der erste Schritt getan, um Ihrer Personalabteilung das Leben zu erleichtern. Um neue Mitarbeiter zu finden können Sie aus der Stellenbeschreibung Ihre Stellenanzeige ableiten und veröffentlichen. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Stellenanzeige zu schalten und die passenden Bewerber zu finden.
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Stellenanzeigen schreiben: Muster
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