Employee Experience

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

Employee Experience umfasst alle Erlebnisse, die Mitarbeiter während ihrer Beschäftigung machen, und beein­flusst ihre Zufriedenheit und Bindung. Die Gestaltung der Employee Experience erfolgt in Phasen wie Recruiting, Onboarding, Entwicklung, Bindung und Offboarding, um positive Erlebnisse zu schaffen. Die Leistungen beruhen auf drei Säulen: Unternehmenskultur, techni­scher und physi­scher Arbeitsumgebung. Diese unter­stützen die emotionale Bindung und Effizienz der Mitarbeiter. Die Ziele sind ein positives Arbeitsklima, höhere Zufriedenheit und eine stärkere Mitarbeiterbindung, was die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigert. Die Ermittlung erfolgt durch Mitarbeiterbefragungen, um Probleme zu erkennen und Verbesserungen zu ermög­lichen. Die Verbesserung ist ein konti­nu­ier­licher Prozess, der durch regel­mäßige Anpassungen der Arbeitsbedingungen und die Unterstützung der Führungskräfte erreicht wird. (Geschätzte Lesezeit: 20–25 Minuten)

Employee Experience: Tipps und Maßnahmen

Die Summe der Mitarbeitererlebnisse und Mitarbeitererfahrungen mit einem Arbeitgeber im Rahmen der Employee Journey kennzeichnen die Employee Experience. Im Gegensatz zum Employer Branding konzen­triert sich das Employee Experience Management auf die Bedürfnisse der bestehenden Mitarbeiterschaft. Die technische, physische und kultu­relle Arbeitsumgebung beim Arbeitgeber beein­flusst die Employee Experience. Ein Arbeitgeber sollte die Employee Experience konti­nu­ierlich optimieren, sodass die Mitarbeiterzufriedenheit, die Produktivität und die Verweildauer der Mitarbeiter steigt.

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Definition von Employee Experience

Laut Definition für Employee Experience umfasst sie die Gesamtheit von Erfahrungen, die Mitarbeiter mit dem Arbeitgeber und den handelnden Personen sammeln. Das sind subjektive Eindrücke, Emotionen und Interaktionen sowie rationale Wahrnehmungen und Bewertungen. Employee Experience auf Deutsch bedeutet Mitarbeitererfahrung. Sie beginnt mit dem ersten Kontakt, setzt sich mit dem Onboarding, der täglichen Arbeit sowie der Weiterentwicklung fort und endet mit dem Offboarding bzw. Austritt aus dem Unternehmen.

”Die Employee Experience hat einen großen Einfluss auf viele Bereiche eines Arbeitgebers. Denn die positiven und negativen Mitarbeitererfahrungen beein­flussen die Mitarbeiterzufriedenheit und somit das Employee Engagement.”

Arbeitgeber müssen die Einflussgrößen für die Mitarbeiter Experience kennen, um sie optimal zu gestalten. Wichtige Einflussgrößen sind beispiels­weise die Unternehmenskultur, die physische Arbeitsplatzgestaltung und die technische Unterstützung.

Positive Gestaltung der Employee Experience

Es gibt verschiedene Phasen im Mitarbeiterzyklus, die Arbeitgeber besonders berück­sich­tigen sollten, um die jeweilige Mitarbeitererfahrung positiv zu gestalten.

Recruiting

In dieser Phase geht es für den Arbeitgeber darum, die richtigen Fachkräfte anzusprechen. Das Stellenanzeigen schreiben muss durch quali­fi­zierte Fachkräfte geschehen, denn nur mit dem notwen­digen Wissen zur Position und Wortgewandtheit lässt sich die Aufmerksamkeit von talen­tierten Fachkräften gewinnen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber seine Werte, Einstellungen und Erwartungen trans­parent kommu­ni­zieren. Auf diese Weise bewerben sich möglichst viele Fachkräfte, die einen hohen Cultural Fit aufweisen.

Besonders wichtig sind in dieser Phase eine schnelle und wertschät­zende Kommunikation sowie konstruk­tives Feedback. Wird der Bewerber einge­stellt, so zahlt auch diese gewonnene Mitarbeiter Experience schon direkt auf die Employee Experience ein.
Je positiver ein Mitarbeiter diese Phase wahrnimmt, desto motivierter und engagierter wird er bei einem Arbeitgeber starten.

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Onboarding

Die Motivation und das Engagement dürfen aller­dings nicht enttäuscht werden. Zu Beginn der Anstellung sind noch viele organi­sa­to­rische und bürokra­tische Sachverhalte zu klären. Die neuen Mitarbeiter müssen zudem die Kollegen sowie die Prozesse, Strukturen und Werkzeuge kennen­lernen. Das benötigt Zeit, aber auch die optimale Anleitung. Die Onboarding-Experience ist immer Teil der Mitarbeiter Experience.

Der Arbeitgeber muss daher klar struk­tu­rierte Vorgaben fürs Onboarding und die Einarbeitung definieren, um neue Mitarbeiter bestmöglich zu unter­stützen. Erfolgt in dieser Phase Unterstützung aller­dings nur spora­disch, oder werden Mitarbeiter sogar allein­ge­lassen, kann die Motivation in Frust umschlagen. Dann besteht die Gefahr, dass eine mühsam rekru­tierte Fachkraft aufgrund des schlechten Mitarbeitererlebnisses zeitnah wieder abspringt.

Mitarbeiterentwicklung

Arbeitgeber sollten die Potenziale und das Know-how von vorhan­denen Mitarbeitern stetig fördern. So können sich die Mitarbeiter neues Fachwissen aneignen, um weitere Aufgaben zu übernehmen und sich neuen beruf­lichen Herausforderungen zu stellen. Ein guter Arbeitgeber wird neue beruf­liche Perspektiven auch immer intern schaffen. Daher kann er den Mitarbeitern Schulungen und Seminare anbieten, um das Fachwissen zu erweitern und die Soft Skills zu stärken.

Mitarbeiterbindung

Die Mitarbeiterbindung ist essen­ziell für den langfris­tigen Erfolg. Denn jede Neubesetzung verur­sacht schnell fünfstellige Kosten. Zudem geht mit jedem abwan­dernden Mitarbeiter auch immer Fachwissen verloren, welches wieder mühsam in der Organisation weiter­ge­geben und aufgebaut werden muss. Des Weiteren bringt eine hohe Fluktuation einen großen organi­sa­to­ri­schen Aufwand mit sich.

Daher sollte die Unterstützung von langjäh­rigen Mitarbeitern oberste Priorität haben. Denn damit diese langfristig motiviert bleiben und stetig Leistung zeigen, sollten sich neue Kollegen wohlfühlen und mit dem Arbeitgeber identi­fi­zieren. Verbesserungsmaßnahmen für die Arbeitsplatzgestaltung und das Arbeitsumfeld sind daher besonders wichtig.

Offboarding

Nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der letzte. Die Gründe für eine Beendigung eines Arbeitsverhältnisses können sehr unter­schiedlich sein. Es ist für den Arbeitgeber wichtig, mehr darüber zu erfahren, um Verbesserungen zu initi­ieren. Mit einem Exit-Interview nach einer Kündigung zeigt der Arbeitgeber beispiels­weise, dass der Mitarbeiter wahrge­nommen und wertge­schätzt wird.

Aber auch die letzten Arbeitstage sollten möglichst struk­tu­riert ablaufen. Der ausschei­dende Mitarbeiter muss zum Beispiel wissen, welche Arbeitsunterlagen an welche Kollegen weiter­ge­geben werden sollen. Dieser letzte Berührungspunkt kann für eine hohe Reputation sorgen und somit auch zu Weiterempfehlungen des Arbeitgebers führen, obwohl der Mitarbeiter ausscheidet.

Employee Experience: Wichtige Leistungen

Es gibt drei Säulen für die Gestaltung der Leistungen zur Verbesserung Mitarbeitererfahrung: die kultu­relle, die technische und die physische Säule.

Kulturelle Arbeitsumgebung

Die kultu­relle Arbeitsumgebung wird durch die Unternehmenskultur, den Führungsstil der Vorgesetzten und die Struktur sowie Hierarchie bestimmt. Dadurch wird die emotionale Bindung der Mitarbeiter beein­flusst. Nur wenn der Cultural Fit zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber gegeben ist, entsteht eine hohe emotionale Bindung.

Technische Arbeitsumgebung

Um die Aufgaben bestmöglich zu erledigen, benötigen Mitarbeiter auch eine exzel­lente technische Arbeitsumgebung. Daher muss der Arbeitgeber die notwen­digen Werkzeuge auswählen, die Prozesse darauf abstimmen und eine stetige Optimierung der techni­schen Ausstattung vornehmen. Eine positive Employee Experience beispiels­weise würde entstehen, wenn moderne Ausstattung am Arbeitsplatz vorhanden ist und der Arbeitsprozess reibungslos vonstat­ten­gehen kann.

So sollen die Werkzeuge für eine effiziente Kommunikation und einen trans­pa­renten Informationsfluss sorgen. Außerdem muss das Projektmanagement übersichtlich abgebildet werden, sodass jeder Mitarbeiter die anste­henden Aufgaben und die Voraussetzungen für die Aufgabenbearbeitung kennt.

Physische Arbeitsumgebung

Eine gute physische Arbeitsumgebung fördert vor allem die Konzentrationsfähigkeit, Kreativität und Motivation, dies wiederum verbessert die Leistung und erhöht die Produktivität. Die physische Arbeitsumgebung umfasst alle Dinge, welche die Mitarbeiter mit ihren Sinnen wahrnehmen können. Zu Beispielen der Employee Experience gehören insbe­sondere das Design, die Beleuchtung, die Luftqualität, die Lautstärke oder die Temperatur der Arbeitsumgebung. Nur wenn sich die Mitarbeiter dauerhaft wohlfühlen, wird die Mitarbeitererfahrung positiv sein.

Wer ist bei der Employee Experience involviert?

Die Gestaltung des Employee Experience Managements sollte nicht nur nebenbei von einem HR-Verantwortlichen übernommen werden. Es ist eine komplexe Aufgabe, die am besten von einem Team geplant, umgesetzt und analy­siert wird. In der Regel handelt es sich um ein Team der Personalabteilung. Bei einem kleinen Arbeitgeber ohne Personalabteilung kann sich das Team aus verschie­denen Arbeits- und Funktionsbereichen zusam­men­setzen. Bei größeren Arbeitgebern wiederum gibt es spezia­li­sierte HR-Teams nur für das Employee Experience Management.

Für das verant­wort­liche Team ist es wichtig, speziell die Schlüsselmomente für die Mitarbeiter positiv zu gestalten. Aber auch normale Berührungspunkte können konti­nu­ierlich evaluiert und optimiert werden, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Das verant­wort­liche Team nimmt ebenso die Abstimmung mit den Führungskräften in den einzelnen Teams und Abteilungen vor.

Relevanz von Mitarbeitererfahrungen

Die Erfassung der Mitarbeitererfahrungen hilft einem Arbeitgeber, die Emotionen, Bewertungen und Probleme der Mitarbeiter besser zu erkennen. So können betrieb­liche Konflikte und Hürden frühzeitig identi­fi­ziert werden. Denn negative Mitarbeitererlebnisse fallen immer wieder auf den Arbeitgeber zurück, da sie demoti­vierend wirken. Demotivierte Mitarbeiter bringen entweder schlechtere Leistungen oder neigen dann zu einem Jobwechsel. Nur eine syste­ma­tische Erfassung und Aggregation der Mitarbeitererfahrung sind das Fundament für Optimierungsmaßnahmen.

Ziele der Gestaltung von Employee Experience

Die Gestaltung der Mitarbeiter Experience verfolgt verschiedene langfristige Ziele. So schafft der Arbeitgeber damit ein positives Arbeitsklima und positive Arbeitsbedingungen. Selbst mit kleinen Details und Maßnahmen kann die Mitarbeiter Experience beein­flusst werden. Die positiven Mitarbeitererfahrungen wirken sich dann auch auf die Motivation und das Engagement aus. Diese hat zudem wieder Einfluss auf die Mitarbeiterbindung. Wenn sich Mitarbeiter dagegen nicht wohlfühlen, führt dies zu einer hohen Fluktuation.

Des Weiteren erhöht das Employee Experience Management die Produktivität der Mitarbeiter und damit des Arbeitgebers. Denn wenn es klar definierte Strukturen und Prozesse für HR-Aufgaben und die tägliche Zusammenarbeit gibt, dann haben die Mitarbeiter auch mehr Zeit für ihre eigent­lichen Aufgaben. So verbessert sich letzt­endlich auch die Wettbewerbsfähigkeit des Arbeitgebers.

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Wie kann die Employee Experience ermittelt werden?

Um die Mitarbeiter Experience zu verbessern, müssen Arbeitgeber zunächst den Ausgangspunkt ermitteln. Dies ist vor allem durch Mitarbeiterbefragungen möglich. Denn diese gewähren einen syste­ma­ti­schen Einblick und Überblick über die Wahrnehmungen und Erfahrungen der Mitarbeiter. Werden die Mitarbeiterbefragungen in regel­mä­ßigen Abständen vorge­nommen, dann ist auch eine Bewertung der Entwicklung möglich.

Generell können Befragungen heutzutage durch­gängig digital durch­ge­führt werden. Mitarbeiter können per Online-Fragebogen, per SMS, in einer App oder über Feedback-Terminals Fragen beant­worten und ihre Erfahrungen teilen. Die jeweilige Softwareplattform bereitet die Daten auf und analy­siert sie gegebe­nen­falls. Die Führungskräfte können anschließend anhand der gesam­melten Daten die entspre­chenden Maßnahmen ergreifen. Zusätzlich kann der Arbeitgeber auch wichtige KPIs ermitteln, welche die Mitarbeitererfahrungen abbilden.

Schon der Recruitingprozess wirkt sich auf die Erfahrungen von späteren Mitarbeitern aus. Aber auch abgelehnte Bewerber können wertvolles Feedback liefern. Beide Gruppen erhalten so die Wertschätzung, zur Verbesserung von Recruitingprozessen beizu­tragen. Zugleich bekommt der Arbeitgeber wichtige Informationen zur Anzeigengestaltung, zu Antwortzeiten oder zum Kommunikationsverhalten.

Das Onboarding gehört zu den Schlüsselmomenten der Employee Experience und bietet häufig viel Potenzial für Verbesserungen. Daher ist es wichtig, dass Arbeitgeber wissen, wie neue Mitarbeiter das Onboarding wahrnehmen. Die neuen Mitarbeiter sollten ermutigt werden, möglichst ehrlich zu sein, um Hürden bei der Einarbeitung für die Zukunft abzubauen.

Regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch Teamleiter vermitteln nicht nur ein Gefühl der Wertschätzung. Sie sind auch wichtig, um Konflikte frühzeitig zu erörtern, neue Ziele zu verein­baren und das Fachwissen sowie die Soft Skills zu stärken. Eine Leistungsbeurteilung sollte aller­dings keine Einbahnstraße sein. Auch der Teamleiter muss explizit fragen, was der Arbeitgeber verbessern kann.

Seminare und Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Die Mitarbeiter werden dazu befähigt, technische Werkzeuge besser anzuwenden, neue Aufgaben zu übernehmen oder produk­tiver zu arbeiten. Regelmäßige Umfragen zu den Weiterbildungen können die Mitarbeiterentwicklung abbilden, die Zufriedenheit mit dem Weiterbildungsangebot darstellen und unerschlossene Potenziale aufzeigen.

Zum Ende eines Arbeitsverhältnisses ist es wichtig für Arbeitgeber mehr über die Hintergründe des Abschieds zu erfahren. Solche Exit-Befragungen werden in der Regel sehr ehrlich beant­wortet. Dies gibt Arbeitgebern die Chance, die Zusammenhänge besser zu verstehen. Besonders bei einer hohen Fluktuationsrate ist diese Information wichtig.

Verbesserung der Employee Experience

Für das Employee Experience Management ist eine Strategie und der Support der Führungskräfte notwendig. Denn die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung ist kein einma­liges Projekt, sondern ein konti­nu­ier­licher Prozess. Die Optimierung der Arbeitsatmosphäre und der Arbeitsbedingungen führt nicht nur zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung. Die Employee Experience ist in Zeiten des Fachkräftemangels entscheidend für gute Arbeitsleistungen und den langfris­tigen Unternehmenserfolg.

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