[ BEITRAG ]
Externe Personalbeschaffung
Die externe Personalbeschaffung spielt eine zentrale Rolle im Recruiting-Prozess vieler Unternehmen. Sie umfasst alle Maßnahmen, mit denen neue Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens angeworben werden. Diese Form der Personalgewinnung ist besonders dann relevant, wenn intern keine geeigneten Kandidaten zur Verfügung stehen oder eine Position dringend und zeitnah besetzt werden muss. Arbeitgeber, die sich für die externe Personalbeschaffung entscheiden, können aus verschiedenen Möglichkeiten und Kanälen wählen, um qualifizierte Fachkräfte zu finden.
Externe Personalbeschaffung — kurz erklärt
Die externe Personalbeschaffung ermöglicht es Unternehmen, qualifizierte Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens zu rekrutieren. In der Definition wird erklärt, was externe Personalbeschaffung genau bedeutet und welche Strategien dabei eingesetzt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung, wie Stellenanzeigen, Headhunting oder Personalvermittlungen. Obwohl diese Methode viele Vorteile bietet, wie eine größere Auswahl an Kandidaten und neue Impulse für das Unternehmen, gibt es auch Nachteile wie höhere Kosten und längere Einarbeitungszeiten.
Was ist externe Personalbeschaffung? Definition
Die externe Personalbeschaffung umfasst alle Strategien und Maßnahmen, die Unternehmen anwenden, um Mitarbeiter außerhalb der Organisation zu rekrutieren. Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung, bei der vorhandene Mitarbeiter gefördert und weiterentwickelt werden, zielt die externe Personalgewinnung darauf ab, frisches Talent und neue Fähigkeiten ins Unternehmen zu bringen. Dabei spielt auch Profiling eine Rolle, indem gezielt Anforderungsprofile erstellt und mit potenziellen Kandidaten abgeglichen werden. Dies geschieht oft über Kanäle wie Jobportale, Personalvermittlungen oder Social-Media-Plattformen.
Vorteile & Nachteile der externen Personalbeschaffung
Vorteile externer Personalbeschaffung
Die externe Personalbeschaffung bietet Unternehmen viele Vorteile. Sie ermöglicht es, die Suche nach geeigneten Mitarbeitern auf einen größeren Talentpool auszuweiten und somit schneller qualifizierte Fachkräfte zu finden. Zu den Hauptvorteilen gehören:
1. Größerer und qualitativer Bewerberpool
Externe Personalbeschaffung erweitert die Reichweite erheblich, sowohl in Anzahl als auch Qualität potenzieller Kandidaten:
- Zugriff auf einen breiteren Bewerbermarkt mit vielfältigen Fähigkeiten und Erfahrungen
- Höhere Qualität durch gezielte externe Kampagnen und moderne Tools wie Bewerbermanagementsysteme
- Erfolg bei spezialisierten oder schwer zu findenden Kandidatenprofilen
2. Zugang zu frischem Wissen und neuen Perspektiven
Mitarbeiter von außen bringen nicht nur neue Fähigkeiten mit, sondern auch Innovation:
- Neue Denkweisen, Erfahrungen und Impulse helfen, Betriebsblindheit zu vermeiden
- Inspiration für bestehende Prozesse und Strategien
- Geschäftseinblicke durch externe Erfahrungen, teilweise sogar aus konkurrierenden Unternehmen
3. Flexibilität und Geschwindigkeit bei der Besetzung
Die externe Rekrutierung bietet eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit:
- Schnellere Besetzung offener Stellen ohne interne Umstrukturierung
- Flexible Reaktion auf saisonale Schwankungen, krankheitsbedingte Ausfälle oder kurzfristige Projekte
- Unterstützung beim Unternehmenswachstum durch kurzfristige Skalierung
4. Passgenaue Qualifikation und geringerer Schulungsaufwand
Ein Vorteil gegenüber interner Nachbesetzung ist oft die sofortige Einsetzbarkeit:
- Externe Kandidaten bringen häufig genau die Qualifikationen mit, die aktuell gebraucht werden
- Zeit- und kostenintensive Schulungen entfallen
- Bessere Passung durch klar definierte Anforderungsprofile
5. Stärkung der Arbeitgeberattraktivität und Wettbewerbsfähigkeit
Wer geschickt extern rekrutiert, punktet auch im Markt:
- Zugang zu Top-Talenten steigert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit
- Positive Außenwirkung durch professionelle Rekrutierung
- Verbesserung des Unternehmensimages durch moderne, zielgerichtete Personalstrategien
6. Förderung von Vielfalt und Unternehmenskultur
Diversität ist nicht nur ein Buzzword – sie stärkt Teams nachhaltig:
- Unterschiedliche Hintergründe bereichern das Arbeitsklima
- Vielfältige Teams sind oft kreativer und innovativer
- Externe Personalbeschaffung fördert gezielt eine vielfältigere Belegschaft
7. Vorteile für Führungspositionen und Teamdynamik
Gerade in höheren Positionen kann externe Besetzung Vorteile bringen:
- Externe Führungskräfte haben oft höhere Akzeptanz als intern Beförderte
- Neue Führungspersönlichkeiten bringen frischen Blick auf bestehende Strukturen
- Teamdynamik kann sich positiv verändern durch neue Impulse
8. Nutzung externer Ressourcen und Fördermöglichkeiten
Nicht alle externen Kanäle kosten Geld, im Gegenteil:
- Kostenlose Rekrutierungsangebote durch Arbeitsagenturen
- Förderungen und Zuschüsse bei der Einstellung bestimmter Zielgruppen (z. B. Langzeitarbeitslose)
- Geringeres Risiko bei Personalleasing, da Arbeitsverhältnis beim Verleiher liegt
Nachteile externer Personalbeschaffung
Trotz der zahlreichen Vorteile bringt die externe Personalbeschaffung auch einige Herausforderungen mit sich. Unternehmen sollten sich dieser Nachteile bewusst sein und Maßnahmen ergreifen, um potenzielle Probleme zu minimieren:
- Höhere Kosten: Externe Rekrutierung kann mit hohen Kosten verbunden sein, insbesondere wenn Headhunter oder Personalvermittlungen eingesetzt werden. Auch Kosten für Rekrutierungsdienste, Mitgliedschaften für Jobsuch-Websites und Reisekosten können anfallen.
- Möglichkeit der Fehlanpassung: Es besteht die Möglichkeit, dass sich neue Mitarbeiter nicht an das Arbeitsumfeld anpassen oder sich nicht in die Unternehmenskultur einleben können, was zu einer schnellen Fluktuation führen kann.
- Auswirkungen auf die Arbeitsmoral: Externe Einstellungen können sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken, insbesondere wenn diese auf interne Aufstiegschancen gehofft haben.
- Inhärentes Risiko: Es besteht das Risiko, ungeeignete Bewerber einzustellen, da die meisten Bewerber dem Personalverantwortlichen fremd sind.
- Ausführlicherer Prozess: Die externe Personalbeschaffung ist ein ausführlicher Prozess, der verschiedene Aktivitäten wie Stellenausschreibung, Bewerbungssammlung, Prüfung der Unterlagen und Auswahlverfahren umfasst.
- Eingewöhnungszeit: Externe Mitarbeiter benötigen in der Regel eine längere Einarbeitungszeit, um sich in die Unternehmensprozesse und ‑kultur einzufinden, was anfangs zu Reibungsverlusten führen kann.
- Ungewissheit über die Passgenauigkeit: Trotz eines gründlichen Rekrutierungsprozesses besteht immer ein gewisses Risiko, dass neue Mitarbeiter nicht perfekt ins Team oder zur Unternehmenskultur passen.
- Konkurrenz: Unternehmen müssen oft mit anderen Unternehmen um die besten Kandidaten konkurrieren.
- Zeitaufwand: Die externe Personalbeschaffung kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Unternehmen selbst nach Kandidaten suchen.
Möglichkeiten und Methoden der externen Personalbeschaffung
Die externe Personalbeschaffung umfasst verschiedene Möglichkeiten, um geeignete Kandidaten außerhalb des eigenen Unternehmens zu finden. Dabei gibt es eine Vielzahl an Strategien, die je nach Unternehmensbedarf und Position variieren. Diese Methoden lassen sich grob in aktive und passive Maßnahmen unterteilen. Unternehmen, die sich auf eine gezielte externe Suche konzentrieren, profitieren von einem umfangreichen Pool an Talenten. Im Folgenden werden Beispiele für Methoden der externen Personalbeschaffung aufgezeigt, die gezielt eingesetzt werden können, um den Recruiting-Prozess zu optimieren und die besten Fachkräfte für offene Positionen zu gewinnen.
Passive Personalbeschaffung
Neben aktiven Rekrutierungsmaßnahmen spielen auch passive Strategien eine wichtige Rolle bei der externen Personalbeschaffung. Hierbei agiert das Unternehmen weniger direkt, sondern schafft Rahmenbedingungen, um potenzielle Kandidaten anzuziehen und langfristig zu binden.
Initiativbewerbungen (Eigenbewerbungen)
Potenzielle Kandidaten bewerben sich von sich aus, ohne dass eine konkrete Stelle ausgeschrieben wurde. Besonders erfolgreich ist diese Methode, wenn das Unternehmen über eine starke Arbeitgebermarke (Employer Branding) und eine überzeugende Unternehmenskultur verfügt.
Initiativbewerbungen ermöglichen es, mittel bis langfristig geeignete Bewerber vorzumerken und bei zukünftigem Bedarf kostengünstig und schnell anzusprechen.
Unternehmenseigene Homepage mit Karriereportal
Eine zentrale Maßnahme des passiven E‑Recruitings ist die Erstellung und Pflege eines Karriereportals auf der Unternehmenswebsite. Erfolgsfaktoren sind eine benutzerfreundliche Navigation, eine ansprechende Gestaltung sowie ein hoher Informationsgehalt, zum Beispiel zur Personalpolitik, zu Entwicklungsmöglichkeiten oder zum Arbeitsklima.
Zusätzliche Interaktionsmöglichkeiten wie Online-Bewerbungsformulare erhöhen die Attraktivität. Solche Portale gelten als bedeutende, zukunftsorientierte Instrumente der Personalgewinnung.
Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations)
Ziel der Öffentlichkeitsarbeit ist es, das Personalimage des Unternehmens zu stärken und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
- Werksbesichtigungen
- Praktikumsangebote für Studenten
- Tage der offenen Tür
- Präsenz auf Jobmessen und Firmenkontaktmessen
Diese Aktivitäten dienen dazu, frühzeitig Kontakte zu potenziellen Mitarbeitenden herzustellen.
Bewerberkartei (Talent Pool)
Frühere Bewerbungen, sowohl Initiativbewerbungen als auch nicht berücksichtigte Bewerbungen, werden in einer Bewerberkartei gesammelt und gepflegt.
So kann bei künftigem Personalbedarf auf bereits bekannte Profile zurückgegriffen werden. Diese Methode eignet sich besonders für die kurzfristige Besetzung von Aushilfsstellen oder die Wiedereinstellung ehemaliger Zeitarbeitnehmer.
Dienst- und Werkverträge mit freien Mitarbeitern
Unternehmen können mit externen Fachkräften im Rahmen von Dienst- oder Werkverträgen zusammenarbeiten. Diese freien Mitarbeiter erbringen selbstständig bestimmte Leistungen oder liefern konkrete Ergebnisse.
Solche Einsätze sind besonders im technischen Bereich verbreitet, etwa bei der Wartung und Instandhaltung von Maschinen oder Gebäuden.
Diese Lösung wird häufig gewählt, wenn das Unternehmen aus finanziellen Gründen keine eigene Fachabteilung unterhalten kann.
Aktive Personalbeschaffung
Die aktive Personalbeschaffung umfasst gezielte Maßnahmen, um qualifizierte Kandidaten aktiv anzusprechen und für offene Positionen zu gewinnen. Im Gegensatz zur passiven Personalbeschaffung, bei der Unternehmen auf Bewerbungen warten, setzen aktive Methoden auf eine proaktive Suche und direkte Ansprache potenzieller Mitarbeiter. Diese Strategien sind besonders effektiv in Branchen mit Fachkräftemangel oder für Positionen, die spezialisierte Fähigkeiten erfordern.
- Klassische Stellenausschreibung auf Jobbörsen, der Firmen-Homepage oder in Printmedien
- Social Media Recruiting
- HR-Programme wie z. B. “Mitarbeiter werben Mitarbeiter”
- Jobmessen und Karriereveranstaltungen an Schulen und Universitäten
- Personalleasing bei Zeitarbeitsfirmen
- Mitarbeitersuche über einen HR-Dienstleister
- Gezielte Ansprache potenzieller Bewerber durch Headhunter, Personalberater oder den Einsatz von Netzwerken wie LinkedIn
- Performance Job Advertising: Gezielte Bewerbung von Jobangeboten auf Jobbörsen, Social Media und Suchmaschinen
Weitere Instrumente und Beispiele
- Talentpool: Aufbau und Pflege eines Pools potenzieller Kandidaten
- Personalberatungen & Headhunter: Zusammenarbeit mit Personalberatungen und Headhuntern, die auf die Suche nach spezialisierten Fachkräften spezialisiert sind
- Stellenanzeige auf der Firmenwebseite: Veröffentlichung offener Stellen auf der Unternehmenswebsite, um interessierte und passende Kandidaten anzuziehen
- Arbeitnehmerüberlassung und Arbeitsvermittlung: Nutzung externer Dienstleister, um kurzfristige und spezifische Personalbedarfe zu decken
- Empfehlungen und Referenzen: Empfehlungsprogramme bieten oft Anreize für Mitarbeiter, qualifizierte Kandidaten aus ihrem Netzwerk vorzuschlagen
- Zeitungen und weitere Offline-Kanäle: Rekrutierung über Zeitungen kann eine effektive Methode sein, um jemanden vor Ort einzustellen, und kann zielgerichteter sein
Fazit — Personalgewinnung durch externe Personalbeschaffung
Die externe Personalbeschaffung ist eine wertvolle Methode, um qualifizierte Talente außerhalb des Unternehmens zu gewinnen. Sie bietet Arbeitgebern eine größere Reichweite und mehr Möglichkeiten, die passenden Mitarbeiter zu finden. Allerdings sollten Unternehmen sowohl die Vorteile als auch die Herausforderungen dieser Methode abwägen. Neben den klassischen Methoden wie Stellenanzeigen oder Personalvermittlungen können moderne Ansätze wie Social Media Recruiting oder der Einsatz von Multiposting die Suche nach passenden Kandidaten effizienter gestalten. Mit einer klaren Strategie und den richtigen Tools kann die externe Personalbeschaffung eine erfolgreiche Lösung zur Erweiterung des Talentpools darstellen.
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