[ BEITRAG ]

Anfor­de­rungs­profil
erstellen

Anfor­de­rungs­profile legen alle Anfor­de­rungen fest, welche eine Arbeits­stelle an einen poten­ti­ellen Bewerber stellt und welche Quali­fi­ka­tionen dieser mitbringen muss. Durch das Erstellen eines Anfor­de­rungs­profils läuft der Recrui­t­ing­prozess deutlich zielge­rich­teter und präziser ab. Hier erfahren Sie, wie man ein Anfor­de­rungs­profil erstellt.

Team bespricht die Anforderungen an eine neue Position im Unternehmen

Anfor­de­rungs­profil erstellen — Muster und Anleitung

Jedes Unter­nehmen hat ein berech­tigtes Interesse daran, offene Stellen erfolgs­sicher zu besetzen. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, dass der zukünftige Mitar­beiter spezielle Fähig­keiten / Kennt­nisse / Eigen­schaften / Kompe­tenzen besitzen sollte, welche den Anfor­de­rungen und Erwar­tungen des jewei­ligen Arbeits­platzes in der dazuge­hö­rigen Fachab­tei­lungen gerecht werden.

In einem Anfor­de­rungs­profil sollen genau diese Anfor­de­rungen beim Stellen­an­zeigen schreiben festge­halten werden, um bereits im Bewer­bungs­ge­spräch, aber auch darüber hinaus einen Leitfaden zur Bewertung zukünf­tiger Bewerber und aktueller Mitar­beiter zu besitzen. Diese Stellen­an­for­derung stellt nicht nur einen funda­men­talen Bestandteil der Stellen­aus­schreibung dar, sondern dient auch dem Bewerber als eigene Richt­linie zur Kompa­ti­bi­lität mit der vakanten Stelle des Unternehmens. 
Sie erschaffen mit einem Anfor­de­rungs­profil das Bild eines Ideal-Kandi­daten für die jeweilige vakante Position.

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Anfor­de­rungs­profil erstellen — Definition

Eine strikte, allgemein gültige Definition eines Anfor­de­rungs­profils hat sich bisher nicht etabliert. 

Zusam­men­ge­fasst lässt es sich jedoch gut als die…

Gesamtheit der Anfor­de­rungen, denen jemand, der sich um eine Stelle bewirbt, im Hinblick auf eine bestimmte beruf­liche Position genügen soll.

…beschreiben. Anders formu­liert: Ein Anfor­de­rungs­profil stellt eine „Beschreibung von voraus­ge­setzten oder gewünschten Attri­buten – Eigen­schaften, Fähig­keiten und Merkmalen“ dar. Die Stellen­an­for­derung definiert somit den idealen Bewerber und formt das Bild des perfekten Kandi­daten für die offene Vakanz. Um diese Kriterien heraus­zu­finden, muss daher zunächst eine Anfor­de­rungs­analyse erfolgen, welche meist in Zusam­men­arbeit von Perso­nal­ab­teilung, Vorge­setzten und Team- bzw. Abtei­lungs­leitern erstellt wird. 

Erfahren Sie hier, welche Vorteile Ihnen ein Anfor­de­rungs­profil bietet, was dieses im Einzelnen auszeichnet, und nutzen Sie unsere Vorlagen, Muster und Beispiele eines Anfor­de­rungs­profils, um Schritt für Schritt selbst ein Profil entlang eines Anfor­de­rungs­ka­talogs nach Ihren Erwar­tungen und Ansprüchen erstellen zu können. 

Unter­schied zwischen Stellen­be­schreibung und Anfor­de­rungs­profil

Das Anfor­de­rungs­profil ist nicht gleich­zu­setzen mit der Stellen­be­schreibung, wie Sie im Detail auch an unserem Beispiel für ein Anfor­de­rungs­profil erkennen werden. Vielmehr kann das Anfor­de­rungs­profil als Ergänzung zur Stellen­be­schreibung gesehen werden. Doch worin liegt für den Stellen­in­haber nun der entschei­dende Unterschied?

Während sich die Stellen­be­schreibung haupt­sächlich mit organi­sa­to­ri­schen Aufgaben und der auszu­füh­renden Tätigkeit befasst, lassen sich dem Anfor­de­rungs­profil insbe­sondere auch die Voraus­set­zungen entnehmen, die den Kompe­tenz­be­reich des Bewerbers betreffen:

Anfor­de­rungs­profil

Wie sieht der optimale Bewerber für die vakante Position aus? Hier geht es also um fachliche und persön­liche Anfor­de­rungen bzw. spezielle Führungs­kom­pe­tenzen, die der Bewerber erfüllen sollte. Es handelt sich um eine Beschreibung des Ideal­kan­di­daten für die zu beset­zende Stelle. 

Stellen­be­schreibung

Welche Position und Aufgaben soll der Bewerber innerhalb des organi­sa­to­ri­schen Ablaufs des Unter­nehmens einnehmen? In welcher Abteilung wird er einge­setzt? Hier geht es also vor allem um die Definition der Aufgaben und Verant­wort­lich­keiten, welche die Position mit sich bringt → Eine Beschreibung der zu beset­zenden Stelle.

Ziel & Bedeutung eines Anfor­de­rungs­profils — So profi­tieren Sie

Unsere Vorlage für ein Anfor­de­rungs­profil soll Ihnen dabei helfen, genau den passenden Mitar­beiter für die vakante Stelle zu finden. Die Suche sowie die Auswahl passender Kandi­daten sind immer auch mit einem Zeit- und Geldaufwand verbunden.

Umso größer ist die Bedeutung eines strate­gisch ausge­ar­bei­teten Anfor­de­rungs­profils. Indem Sie eine Stellen­an­for­derung für Ihre Stellen­an­zeige erstellen, gestaltet sich die Perso­nal­suche und Perso­nal­auswahl deutlich effizi­enter und Sie können passende Kandi­daten priorisieren.

Es gilt, die freie Stelle erfolgs­kri­tisch zu besetzen, also mit dem dafür bestmöglich geeig­neten Kandi­daten. Von einem Anfor­de­rungs­profil für Ihr Personal profi­tieren Sie gleich in mehrfacher Hinsicht: 

Indem Sie sich genauer mit der vakanten Stelle und den damit verbun­denen Anfor­de­rungen an Bewerber ausein­an­der­setzen, lassen sich Ziele für Ihr Unter­nehmen klarer formu­lieren und die Suche damit auch zielge­rich­teter gestalten. Nur wenn Sie wissen, was Sie erreichen möchten und was Sie erwarten, können Sie für Ihr Unter­nehmen die Stelle auch entspre­chend besetzen.

Die Bewer­bungen stapeln sich nach Ihrer Stellen­aus­schreibung und Sie können in Sachen Bewer­bungen „aus dem Vollen schöpfen“? Eine große Auswahl an poten­zi­ellen Kandi­daten muss jedoch nicht unbedingt ein Glücksfall für jedes Unter­nehmen sein. Nämlich dann nicht, wenn sich vergleichs­weise viele Personen bewerben, die für die Stelle eigentlich nicht geeignet sind und nicht zum Team oder Unter­nehmen passen. Nutzen Sie das Anfor­de­rungs­profil daher als Möglichkeit, beim Mitar­beiter finden direkt die Spreu vom Weizen zu trennen und poten­zi­ellen Bewerbern mitzu­teilen, was Sie von ihnen erwarten. Die Zahl der Bewer­bungen auf Ihre Stellen­aus­schreibung mag dadurch sinken, jedoch erfüllen die Kandi­daten, die sich beworben haben dafür Ihre Erwar­tungen und überzeugen in ihrer Qualität, ihren Fähig­keiten sowie Kompe­tenzen. Außerdem lassen sich die Inhalte der Anfor­de­rungs­profile später auch als Grundlage für das Bewer­bungs­ge­spräch nutzen.

Lässt der Inhalt eines Anfor­de­rungs­profils keine Fragen über die gewünschten Quali­fi­ka­tionen offen, weiß auch der Bewerber besser, welche Erwar­tungen er erfüllen muss und auf welche Position, mit welchen Verant­wort­lich­keiten er sich letztlich bewirbt. Zudem hat er so die Möglichkeit, seine Bewer­bungs­un­ter­lagen entspre­chend auf die Stellen­aus­schreibung auszu­richten und entspre­chende Quali­fi­ka­ti­ons­merkmale, wie spezielle Sprach­kennt­nisse oder Rhetorik-Kennt­nisse, Kompe­tenzen, wie Metho­den­kom­petenz, sowie Fähig­keiten, wie Konflikt­fä­higkeit, Teamfä­higkeit oder Kommu­ni­ka­ti­ons­fä­higkeit, genauer auszu­führen bzw. hervorzuheben.

Prozess des Schreibens eines Anforderungsprofils
Prozess des Schreibens eines Anforderungsprofils

Vorlage & Beispiel — Was in keinem Anfor­de­rungs­profil fehlen sollte

Wichtig für ein Anfor­de­rungs­profil für Mitar­beiter ist immer, dass es so detail­liert wie möglich formu­liert und übersichtlich aufbe­reitet wird. 

So wissen poten­zielle Bewerber genau, welche Aufgaben sie erwarten, welche Position zu besetzen ist und welche Kriterien zu erfüllen sind. Grund­sätzlich lässt sich ein Anfor­de­rungs­profil in unter­schied­liche Bereiche unter­teilen. Damit Sie eine Vorstellung vom gängigen Aufbau eines Anfor­de­rungs­profils haben, der sich bei vielen Unter­nehmen etabliert hat, haben wir für Sie eine Vorlage als Beispiel eines Anfor­de­rungs­profils erstellt. Diese Vorlage deckt alle relevanten Kriterien und Grund­lagen ab, die Ihre Stellen­an­for­derung erfüllen sollte. Sie sollte Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Kompe­tenz­be­reiche verschaffen und orien­tiert sich dabei an der sogenannten „Kompe­tenz­py­ramide“, die für die Erstellung eines Anfor­de­rungs­profils gern heran­ge­zogen wird.

Fachliche Anfor­de­rungen — Hardskills

Durch die “harten” Stellen­an­for­de­rungen teilen Sie in Ihrer Stellen­an­zeige mit, welche Berufs­aus­bildung und Berufs­er­fahrung der Kandidat mitbringen sollte und auf welche Quali­fi­ka­tionen, Ausprä­gungen, Kennt­nisse und Fähig­keiten Sie beson­deren Wert legen.
Aus dem Anfor­de­rungs­profil sollte beispiels­weise hervorgehen:

  • Sind bestimmte Sprach­kennt­nisse erforderlich?
  • Sollte der Bewerber bestimmte Führungs­kom­pe­tenzen nachweisen können?
  • Setzen Sie Erfahrung im Umgang mit einem bestimmten Betriebs­system voraus?

Nennen Sie hier auch spezielle Fachkennt­nisse, die Sie für Ihr Unter­nehmen priorisieren.

Hardskills lassen sich leicht anhand von nachweis­baren Referenzen messen. Angefangen bei Schul­noten, bis hin zu Abschluss­zeug­nissen und weiteren Quali­fi­ka­tionen lassen sich so verschiedene Individuen, die sich auf Ihre Position beworben haben, einordnen und vergleichen. So zählen die Jahre an Berufs­er­fahrung, Zerti­fi­zie­rungen und Lizenzen, die gegebene Reise­be­reit­schaft, körper­liche Fähig­keiten und maximal mögliche Arbeitszeit zu den harten, fachlichen Anfor­de­rungen. Doch nicht nur diese messbaren Fachkom­pe­tenzen sind in Unter­nehmen gefragt. Es wird immer wichtiger, dass die Person als Mensch in das Unter­nehmen und in das Team der Kollegen und Kolle­ginnen passt. Daher werden verschie­denste Softs­kills in den meisten Unter­nehmen immer wichtiger. 

Überfach­liche Anfor­de­rungen — Softskills

Softs­kills oder “weiche Faktoren” sind schwer messbare Attribute, die den Menschen ausmachen und für viele Unter­nehmen mindestens genauso, wenn nicht sogar mehr Bedeutung haben, als Hardskills.

Softs­kills lassen sich in drei Kompe­tenz­be­reiche unterteilen.

1. Persön­liche Kompetenz

  • Motivation
  • Selbst­be­wusstsein
  • Engagement
  • Eigen­in­itiative und Verantwortung
  • Belast­barkeit / Stressreaktion

2. Soziale Kompetenz

  • Empathie
  • Kommu­ni­ka­ti­ons­fä­higkeit
  • Teamfä­higkeit
  • Kritik­fä­higkeit

3. Metho­den­kom­petenz

  • Organi­sa­ti­ons­talent
  • Präsen­ta­ti­ons­tech­niken
  • Zeit Management
  • Problem­lö­sungs­kom­petenz
  • Zielori­en­tierung

Mitarbeiter der Personalabteilung hat ein Anforderungsprofil fertiggestellt
Mitarbeiter der Personalabteilung hat ein Anforderungsprofil fertiggestellt

Was bei der Erstellung eines Anfor­de­rungs­profils & Anfor­de­rungs­ka­talogs beachtet werden sollte 

Es gibt bestimmte Quali­fi­ka­tionen, auf die Sie bei Ihren poten­zi­ellen Bewerbern keines­falls verzichten können (“Must-have”). Andere Quali­fi­ka­tionen hingegen wären gerne gesehen, gelten aber nicht als K.O.-Kriterium, sollten sie nicht vorliegen (“Nice to have”). Hier empfiehlt es sich, bei einem Anfor­de­rungs­profil für Bewerber eine Gewichtung bei den Kompe­tenzen vorzu­nehmen. Fokus­sieren Sie sich dabei beispiels­weise zum einen auf die Muss-Quali­fi­ka­tionen, also auf die Quali­fi­ka­tionen, die der Bewerber zwingend erfüllen muss. Und zum anderen auf die Kann-Quali­fi­ka­tionen, die zwar nicht zwingend erfor­derlich sind, die sich aber als extra Pluspunkt erweisen, wenn sie ein Bewerber mitbringt. Auch im Anfor­de­rungs­profil selbst können entspre­chende Begriffe genutzt werden, um die Gewichtung der genannten Kriterien zu verdeut­lichen (etwa „wichtig“, „sehr wichtig“ und „vorteilhaft“). Optional können Sie in Ihrem Profil auch noch eventuelle Wunsch­qua­li­fi­ka­tionen aufführen. 

Überlassen Sie das Erstellen eines gelun­genen Anfor­de­rungs­profils auch nicht allein der Perso­nal­ab­teilung oder allein dem Perso­nal­ver­ant­wort­lichen. Den Perso­nalern mögen die Stellen­be­schrei­bungen zwar vorliegen, aber sie sind keines­falls mit der Arbeit und dem Ablauf in der jewei­ligen Abteilung vertraut, in der die freie Stelle besetzt werden soll. Letztlich weiß der Teamleiter oder der Vorge­setzte, im Gegensatz zum Perso­naler, am besten, welche Anfor­de­rungen und Eigen­schaften ein Bewerber für ihre Abteilung erfüllen sollte. Hier sollten also die Fachab­tei­lungen im Dialog mit den Perso­nal­ver­ant­wort­lichen stehen.

Wichtig: Ruhen Sie sich nicht auf einem einmal erstellten Anfor­de­rungs­profil aus. Auch Ihre Abteilung entwi­ckelt sich schließlich im Rahmen von Fortbil­dungen, Schulungen und ähnlichen Maßnahmen weiter. Machen Sie es sich als Neben­aufgabe, das erstellte Anfor­de­rungs­profil als Beispiel oder Vorlage zu nutzen und das Profil regel­mäßig anzupassen. So können Sie mit den Entwick­lungen in Ihrer Abteilung und im Unter­nehmen gemeinsam Schritt halten. 

Folgen eines schlecht erstellten Anforderungsprofils

Ist das Anfor­de­rungs­profil nicht detail­liert und präzise genug ausfor­mu­liert, kann dies für Sie nach dem Bewer­bungs­ge­spräch vor allem eine negative Folge haben: eine Fehlbe­setzung der Stelle. Eine solche Fehlbe­setzung kann wiederum weitere Nachteile mit sich bringen, die einen hohen Aufwand, unnötige Kosten bis hin zur Image­schä­digung Ihres Unter­nehmens mit sich bringen. Und letztlich wird ein schlecht formu­liertes Anfor­de­rungs­profil auch die guten und tatsächlich geeig­neten Kandi­daten abschrecken.

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Häufig gestellte Fragen — FAQ

Ein Anfor­de­rungs­profil ist eine Ergänzung zur Stellen­be­schreibung einer vakanten Position in Ihrem Unternehmen.

Neben den fachlichen Voraus­set­zungen, die ein Kandidat für eine Stelle mitbringen sollte, gibt es darüber hinaus weitere wichtige Anfor­de­rungen, denen man im Vorfeld, vor dem Stellen­an­zeigen schalten, Beachtung schenken sollte. Hardskills und Softs­kills, sowie weitere Wunsch­an­for­de­rungen an den idealen Kandi­daten sollten im Anfor­de­rungs­profil genau definiert werden. Kreieren Sie das Bild Ihres Ideal-Kandidaten.

Halten Sie Rücksprache mit der Abteilung und den Kollegen, die in Zukunft einen neuen Mitar­beiter im Team haben werden. Sie können neben der Stellen­be­schreibung oft viel genauer Auskunft darüber geben, welche Anfor­de­rungen für die Position und für das Team wichtig sind.

Tipps und Tricks für die Erstellung von Anfor­de­rungs­pro­filen gibt es einige.

  1. Zielde­fi­nition — Wen wollen Sie?
  2. Schwer­punkte festlegen, nicht alle Anfor­de­rungen dürfen “must have” Status haben. Setzen Sie Prioritäten.
  3. Struktur — Ordnen Sie die Anfor­de­rungen, wie in unserem Muster dargestellt.

Der wichtigste Tipp ist aller­dings, realis­tisch zu bleiben. Sie werden trotz detail­liertem Anfor­de­rungs­profil nicht den hundert­pro­zentig perfekten Kandi­daten finden. Denn Ihre Bewerber sind auch “nur” Menschen, die eine Persön­lichkeit mitbringen. Daher verirren Sie sich nicht in den Anfor­de­rungen, sondern sehen Sie es als Hilfe, nicht als unaus­weich­liche Check­liste, der Ihre Kandi­daten voll und ganz entsprechen müssen. Menschen können sich weiter­ent­wi­ckeln und oftmals wird man von genau jenen positiv überrascht, die den Anfor­de­rungen vielleicht nicht ganz entsprechen, aber dafür die Motivation, Lernbe­reit­schaft und die persön­liche Einstellung mitbringen, um mit Ihnen gemeinsam erfolg­reich zu sein.

Ja, ein Anfor­de­rungs­profil ist nicht nur für die Bewerber wichtig, sondern für Ihr Unter­nehmen. Denn nur mit passenden und indivi­du­ellen Anfor­de­rungs­pro­filen können Ihre offenen Stellen, bzw. deren Inhaber ordentlich und verbindlich beschrieben werden. Sie lernen Ihr Unter­nehmen, die einzelnen Fachbe­reiche und die Kollegen und Kolle­ginnen neu kennen, wenn Sie nach den Anfor­de­rungen fragen.

Und genau diese Kriterien erleichtern dann den Kandi­daten, sich für oder gegen eine Bewerbung in Ihrem Unter­nehmen zu entscheiden.

Sobald Sie das Anfor­de­rungs­profil fertig erstellt haben, sollten die Haupt­kri­terien, die Sie daraus ableiten können, in eine Stellen­an­zeige integriert werden.

Sie kombi­nieren jetzt also das Anfor­de­rungs­profil Ihres Ideal-Kandi­daten mit der Stellen­be­schreibung der offenen Position. Das Ergebnis sollte eine detail­lierte und inhaltlich anspre­chende, kreative Stellen­an­zeige sein, die Sie nun veröf­fent­lichen können.

Haben Sie die Stellen­an­zeige inhaltlich gut ausfor­mu­liert und optisch an Ihr Unter­nehmens CI (Corporate Identity) angepasst, dann sollten die ersten Bewer­bungen nach der Veröf­fent­li­chung nicht lange auf sich warten lassen.

Wenn Sie das Anfor­de­rungs­profil fertig erstellt haben, sollten Sie passend dazu Stellen­an­zeigen schreiben, in denen alle wichtigen Kriterien und Anfor­de­rungen an die Bewerber geordnet darge­stellt werden. Der Aufbau einer Stellen­an­zeige sollte in folgende Punkte unter­teilt werden:

  1. Kurze Unter­neh­mens­ein­leitung (1–2 Sätze)
  2. Stellen­titel mit dem gesetzlich vorge­schrie­benen (m/w/d) nach AGG.
  3. Tätig­keits- / Aufga­ben­be­schreibung in Stichpunkten
  4. Anfor­de­rungen an den Kandi­daten (aus dem Anfor­de­rungs­profil) in Stichpunkten
  5. Was Sie dem Kandi­daten bieten (Benefits, Urlaubstage, Weiter­bil­dungen, Home Office, etc.) in Stichpunkten
  6. Ansprech­partner und Bewer­bungsweg (E‑Mail, Karrie­re­seite, Karriereportal)

Achten Sie zusätzlich darauf, dass die Stellen­an­zeige im CI (Corporate Identity) Ihres Unter­nehmens gehalten wird. Farben, Logo, Ausdrucks­weise, Ansprache (per Sie, per Du), um den Wieder­erken­nungswert zu Ihrem Unter­nehmen zu stärken. Erfah­rungs­gemäß erhalten optisch schön gestaltete Stellen­an­zeigen mehr Bewer­bungen. Denn Bewerber ziehen daraus Rückschlüsse darüber, wie viel in die Mitar­beiter Ihres Unter­nehmens inves­tiert wird. Der erste Eindruck zählt.

Personalabteilung ist mit Anforderungsprofil zufrieden
Personalabteilung ist mit Anforderungsprofil zufrieden

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Kürzlich hinzu­gefügt:

Stellen­an­zeigen schreiben: Muster
Arbeit­geber begegnen auf dem aktuellen Arbeits­markt steigenden Heraus­for­de­rungen bei der Perso­nal­be­schaffung. Große Konzerne und moderne Start-ups dominieren die mediale Präsenz unter quali­fi­zierten Bewerbern. Der Mittel­stand rückt in den Hinter­grund und muss sich durch authen­ti­sches Employer Branding wettbe­werbs­fähig halten, um keinen Perso­nal­not­stand zu riskieren. Ein wichtiger erster Touch­point der poten­zi­ellen Bewerber mit der Arbeit­ge­ber­marke ist die Erstellung & zielgrup­pen­ge­rechte Formu­lierung von Stellen­an­zeigen. Sie prägen nicht nur die Außen­wahr­nehmung des Unter­nehmens, sondern sind auch essen­ziell für eine positive Candidate Journey. Mit kreativen Stellen­aus­schrei­bungen heben sich Arbeit­geber von der Konkurrenz ab — entdecken Sie dazu wertvolle Muster, Vorlagen und Tipps in unserem Ratgeberartikel!