Onboarding neuer Mitarbeiter

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

Onboarding ist der Prozess, neue Mitarbeiter in das Unternehmen und die Arbeitsprozesse zu integrieren. Es bietet Vorteile wie höhere Mitarbeiterbindung, Zeit- und Kostenersparnis sowie eine gestei­gerte Produktivität. Vor dem Eintritt sollten der Arbeitsplatz vorbe­reitet und ein Einarbeitungsplan erstellt werden. Neue Mitarbeiter wünschen sich direkten Kontakt zu Vorgesetzten, klare Strukturen und eine gute Teamintegration. Wichtige Maßnahmen umfassen die Phasen Preboarding, Begrüßung, Probezeit und langfristige Mitarbeiterbindung. Fehler wie fehlender Kontakt vor dem ersten Arbeitstag oder ein unvor­be­rei­teter Arbeitsplatz sollten vermieden werden. Eine Onboarding-Checkliste hilft, den Prozess struk­tu­riert und fehlerfrei zu gestalten, indem sie alle wichtigen Aufgaben vor und während der Einarbeitung festhält. (Geschätzte Lesezeit: 25–20 Minuten)

Vorbemerkung zum Onboarding

Gerade in der aktuellen Lage, in der die Arbeitswelt geprägt ist von Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel und demogra­fi­schem Wandel, ist es extrem wichtig darauf zu achten, wie man am effek­tivsten neue Mitarbeiter findet und bindet. Der Kampf um die besten Arbeitskräfte ist im „War of Talents“ somit eröffnet, denn jedes Unternehmen möchte die quali­fi­zier­testen Talente für sich gewinnen. Allerdings ist dieser Prozess meist langwierig und kostspielig. Aufgrund fehlender standar­di­sierter Onboardingprozesse, mangel­hafter Unternehmenskultur und Employer-Branding-Maßnahmen scheitern viele Unternehmen an der erfolg­reichen Integration neuer Mitarbeiter. Dabei bestehen in Zeiten der Digitalisierung viele Möglichkeiten, das Onboarding indivi­duell an die jeweilige Lebenssituation & Bedürfnisse der Fachkräfte anzupassen.

So ist digitales Onboarding im Homeoffice während der Corona-Pandemie zu einem neuen Standard geworden. Die virtuelle Herangehensweise erlaubt bei der Einführung neuer Mitarbeiter neue Wege zu gehen. Auch inter­na­tionale Arbeitskräfte rund um den Globus können so Erfolgsversprechen durch einen Einarbeitsplan & entspre­chende Onboardingmaßnahmen in die Prozesse des Unternehmens integriert werden. Langfristig können so große Zeit- und Kostenersparnisse in der Personalbeschaffung reali­siert werden. Im folgenden Artikel wird beleuchtet, wie Mitarbeiterbindung schon ab den ersten Tagen im Unternehmen gelingt & Fachkräfte sich gut ins Team eingliedern lassen.

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#Vorteile des Onboardings #Onboarding Phasen #Zu vermei­dende Fehler

Was versteht man unter Onboarding?

Der englische Begriff „Onboarding“ steht für „taking on board“, was übersetzt bedeutet „das an Bord holen neuer Mitarbeiter“. Onboarding dient dazu, neue Fachkräfte gezielt in die Arbeitsprozesse eines Unternehmens fachlich einzu­ar­beiten & erfolg­reich ins Team zu integrieren. Unternehmen, die ein gutes Onboarding betreiben, sorgen dafür, dass sich neue & bestehende Mitarbeiter wohlfühlen und erfolg­reich zusam­men­ar­beiten. Dabei werden entlang eines Einarbeitungsplans die Unternehmensphilosophie näher gebracht, Kollegen vorge­stellt und die zukünf­tigen Aufgaben erläutert.

Fühlt sich eine neue Fachkraft wohl und wird von Anfang an integriert, sinkt das Risiko, dass diese in der Probezeit wieder kündigt.

”Employer Branding hat zum Ziel, in den Wahrnehmungen zu einem Arbeitgeber eine unter­scheidbare, authen­tische, glaub­würdige, konsis­tente und attraktive Arbeitgebermarke auszu­bilden, die positiv auf die Unternehmensmarke einzahlt.”

Welche Vorteile bringt Onboarding mit sich?

Wird der Onboardingsprozess richtig umgesetzt, bringt er viele Vorteile mit sich. Welche Vorteile das sind, ist im Folgenden aufgelistet.

Egal ob für Bewerber, das Unternehmen oder die Mitarbeiter — der erste Eindruck zählt. Der richtige Einsatz von Onboarding führt zu einem ersten positiven Eindruck für alle genannten Parteien.

Durch das richtige Onboarding gelingt es Unternehmen fähige Mitarbeiter an den Betrieb zu binden. Langfristig können Unternehmer so viel Zeit und Geld sparen, da die Fluktuationsrate gering gehalten wird. Kostspielige Recruitingprozesse können so reduziert und auf ein Minimum beschränkt werden. Das ist besonders in den Bereichen wichtig, in denen hände­ringend Fachkräfte gesucht werden.

Gewissenhaftes Onboarding sorgt in Unternehmen dafür, dass gerade in der Einarbeitungsphase des neuen Mitarbeiters wichtige Formalitäten, Best Practices und standar­di­sierte Arbeitsabläufe Beachtung finden. So werden die Fachkräfte schnell geschult und grobe, kosten­in­tensive Fehler langfristig vermieden.

Mitarbeiter, die durch zuständige Personalverantwortliche gewis­senhaft in die Unternehmensprozesse einge­ar­beitet wurden, werden es mit einer höheren Motivation und Arbeitsleistung danken. Eine herzliche Unternehmenskultur und aufge­schlossene Kollegen erleichtern nicht nur den Einstieg, sondern sorgen dafür, dass der neue Mitarbeiter sich wohlfühlt und beste Leistungen erbringen kann.

Sind die Mitarbeiter dank des Onboardingprozesses zufrieden mit dem Unternehmen, ist die Chance hoch, dass dieses als Arbeitgeber weiter­emp­fohlen wird. So kann weiteres Fachpersonal akqui­riert oder neue Kunden angeworben werden. Ein daraus resul­tie­rendes positives Employer Branding ist ein zusätz­licher Nebeneffekt.

Was tun, vor Eintritt des neuen Mitarbeiters?

Bevor ein neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag im Unternehmen antritt, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Oberste Priorität sollte dabei der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters haben und die Grundvoraussetzungen, wie Schreibtisch, funkti­ons­fähige und einge­richtete Geräte, wie Telefon und Computer, sowie eine entspre­chende E‑Mail-Adresse vorhanden sein.

Ein standar­di­sierter Einarbeitungsplan erleichtert die Integration des neuen Mitarbeiters. Wichtige Punkte auf der Agenda können unter anderem die Vorstellung des neuen Mitarbeiters sowie die Einführung in sämtliche Arbeitsprozesse sein. Die Erstellung einer Onboarding-Checkliste ist insbe­sondere in größeren Unternehmen sinnvoll & ermög­licht die Durchführung des Onboardingprozesses durch unter­schied­liche Personalmitarbeiter.

Arbeitgeber sollten außerdem gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter über Ziele, welche er erreichen möchte, sprechen und feste Termine für Feedbackgespräche festlegen.

Vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters sollte zudem der mögliche Arbeitsweg und der Arbeitsbeginn geklärt werden. Arbeitet der neue Angestellte gegebe­nen­falls aus dem Homeoffice? Sollte der Onboardingprozess in Präsenz oder virtuell statt­finden? Zudem sollte geprüft werden, ob der neue Mitarbeiter bereits alle benötigten Informationen zugesandt hat oder ob noch etwas fehlt.

Was sich neue Mitarbeiter wünschen

Mitarbeiter, die den ersten Arbeitstag in einem neuen Unternehmen antreten, haben natürlich auch einige Wünsche und Vorstellungen, wie dieser ablaufen könnte.

Direkter Kontakt

Viele neue Mitarbeiter wünschen sich in der Einarbeitungszeit den direkten Kontakt zu den Vorgesetzten. Arbeitgeber sollten also im Onboarding-Prozess dafür sorgen, dass die entspre­chenden Vorgesetzten jeweils einen Termin mit dem neuen Mitarbeiter ausmachen, um sich so vorzu­stellen. Im direkten Austausch mit den Vorgesetzten können auch die jewei­ligen Arbeitsabläufe sowie die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters besprochen werden.

Direkter Überblick

Werden einem neuen Mitarbeiter direkt die gewünschten Erwartungen des Unternehmens vermittelt, wird er zusehen, dass er diese zukünftig erfüllt oder sogar übertrifft. Das Bereitstellen eines Leitfadens kann hierbei hilfreich sein.

Klare Strukturen

Mithilfe eines Einarbeitungsplans werden neuen Mitarbeiter die ersten Arbeitstage bzw. ‑wochen im Unternehmen erleichtert. So werden klare Strukturen vorge­geben, was dem Mitarbeiter das Gefühl gibt, dass sich das Unternehmen auf seine Ankunft vorbe­reitet hat.

Gutes Miteinander im Team

Neue Mitarbeiter möchten sich natürlich auch in das Team integrieren. Durch regel­mäßige Teammeetings oder ‑abende können sich die Mitarbeiter unter­ein­ander kennen­lernen und austauschen.

Wichtigsten Maßnahmen & Onboardingphasen

Damit das Onboarding neuer Mitarbeiter bestmöglich abläuft, sollten die 4 wichtigsten Phasen — Preboarding-Phase, Begrüßungsphase, Probezeit und Mitarbeiterbindung — beachtet und einge­halten werden. Dabei kann es vorkommen, dass sich die Phasen zeitlich und inhaltlich überschneiden.

Preboarding-Phasen

In der Preboarding-Phase werden Maßnahmen ergriffen, die bereits vor Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters vorbe­reitet sein sollten. Sobald die neue Fachkraft den Arbeitsvertrag unter­schrieben hat, soll das Gefühl von Zugehörigkeit vermittelt werden. Der Mitarbeiter soll sich in seiner Entscheidung, in diesem Unternehmen anzufangen, bestätigt fühlen. Anhand spezi­eller Software für digitales Onboarding neuer Mitarbeiter oder einer Begrüßungsmappe kann der Kontakt zum neuen Kollegen schon vor Beginn seiner Tätigkeit geknüpft werden.

Mithilfe dieser virtu­ellen Onboardingmaßnahmen bzw. der Begrüßungsmappe erhält der neue Mitarbeiter wichtige Einblicke ins Unternehmen sowie in seine zukünftige Tätigkeit. Eine weitere Möglichkeit, den Mitarbeiter vor Tätigkeitsbeginn bereits einzu­be­ziehen, wären Einladungen zu Schulungsmaßnahmen oder Unternehmensevents.

Begrüßungsphase

Die Begrüßungsphase erstreckt sich vom ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters sowie über seine ersten Wochen im Unternehmen. Um dem neuen Kollegen gleich von Anfang an die Nervosität zu nehmen und ihm einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln, sollte der Arbeitgeber einen Willkommens-Empfang vorbe­reiten. Langeweile oder das Gefühl, fehl am Platz zu sein, dürfen dem neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag im Unternehmen keines­falls vermittelt werden. Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters sollte sich persönlich Zeit für das Einführungsgespräch nehmen, damit sich der Mitarbeiter wertge­schätzt fühlt.

Der Vorgesetzte ist außerdem dafür zuständig, dass der neue Mitarbeiter seine Arbeitskollegen sowie das Unternehmen kennen­lernt und seinen Einarbeitungsplan erklärt bekommt. So weiß der neue Mitarbeiter bereits an seinem ersten Tag, wie das Unternehmen organi­siert ist und wer seine zukünf­tigen Ansprechpartner sein werden.

Probezeit

Während der Probezeit sollte der neue Mitarbeiter von Vorgesetzten und Kollegen fachlich einge­lernt und sozial integriert werden. So wird gewähr­leistet, dass die anfäng­liche Begeisterung während der Einarbeitungsphase aufrecht­erhalten bleibt. Der schon mehrmals erwähnte Einarbeitungsplan ist hierbei eine große Unterstützung für Vorgesetzte, Kollegen und den neuen Mitarbeiter, da er als Dokument für sämtliche Aufgaben, Ziele sowie Projekte dient. Außerdem lernt der neue Mitarbeiter somit gleich, wann welche Meetings, Schulungen usw. stattfinden.

Durch den Einarbeitungsplan können Vorgesetzte heraus­finden, ob der neue Mitarbeiter in gewissen Bereichen noch Lücken hat und Unterstützung benötigt. Somit können Vorgesetzte entspre­chende Lösungswege finden und zum Ende der Probezeit entscheiden, ob der Mitarbeiter übernommen wird oder nicht.

Mitarbeiterbindung

Bleibt der Mitarbeiter nach der Probezeit im Unternehmen, schien die Einarbeitung erfolg­reich gewesen zu sein. Nun müssen Vorgesetzte dafür sorgen, dass der Mitarbeiter sich stetig weiter­ent­wi­ckeln kann und gefördert wird. Ein Probezeitgespräch kann ebenfalls dabei helfen zu verstehen, wie sich der Mitarbeiter im Unternehmen fühlt und entwi­ckeln möchte.

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Zu vermei­dende Fehler

Damit bei der Einarbeitung das Unternehmen in keinem schlechten Licht steht, gilt es, Fehler, die auf den neuen Mitarbeiter demoti­vierend oder, unpro­fes­sionell wirken könnten, zu vermeiden. Welche die häufigsten Fehler beim Onboarding neuer Mitarbeiter sind, ist im Folgenden aufgelistet.

• Funkstille nach dem Vorstellungsgespräch bis zum ersten Arbeitstag
• Den ersten Arbeitstag mit zu vielen Veranstaltungen und wichtigen Inhalten planen
• Den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag mit sämtlichen Informationen überladen
• Der Empfang weiß nicht, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt
• Keine Begrüßung des neuen Mitarbeiters durch Vorgesetzte oder Personalabteilung
• Kein einge­rich­teter Arbeitsplatz, Computer usw.
• Arbeitskollegen kümmern sich wenig bis nicht um den neuen Mitarbeiter
• Es benötigt mehrere Tage / Wochen bis der Mitarbeiter produktiv zum Arbeiten anfangen kann

Onboarding-Checkliste

Die Einarbeitungsphase eins neuen Mitarbeiters kann von Vorgesetzten als eine Art Projekt angesehen werden. Damit dieses Projekt auch reibungslos abläuft, sollten Unternehmen eine Checkliste als Vorlage zum Onboarding berücksichtigen.

• Vor dem ersten Arbeitstag:
  • Wurden sämtliche Informationen an den neuen Mitarbeiter zugesandt?
  • Ist der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet?
• Am ersten Arbeitstag:
  • Ist für die Begrüßung alles vorbereitet?
  • Sind die benötigten Ausweise vorhanden?
• Während der Probezeit:
  • Wurden in regel­mä­ßigen Abständen Feedbackgespräche geführt?
  • Wird der Erfolg des neuen Mitarbeiters kontrolliert?

Fazit zum Onboarding neuer Mitarbeiter

Das richtige Onboarding frisch einge­stellter Mitarbeiter ist der erste Schritt für eine erfolg­reiche Zusammenarbeit. Ein designierter Ansprechpartner, ein herzlicher Empfang am ersten Tag, aber auch die struk­tu­rierte Einführung in den Tätigkeitsbereich sind entscheidend für einen guten Einstieg ins Unternehmen. Ein Mitarbeiter, der in den ersten Wochen und Monaten direkt integriert wird und sich willkommen fühlt, ist motivierter & leistungs­fä­higer. Und das zahlt sich in der Zukunft für das Team und das Unternehmen aus.

Haben Unternehmen im Prozess des Onboardings neuer Mitarbeiter alles richtig gemacht, ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitnehmer langfristig im Unternehmen bleibt und seine Arbeit gerne ausführt, hoch. Dabei ist es zweit­rangig, ob der Onboardingprozess digital im Homeoffice statt­findet oder der neue Mitarbeiter entlang einer Checkliste in Präsenz in die Unternehmensprozesse einge­führt wird. Der techno­lo­gische Fortschritt und die zuneh­mende Globalisierung ermög­lichen eine flexi­blere Herangehensweise bei der Integration neuer Mitarbeiter.

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