[ BEITRAG ]
Onboarding neuer Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter im Unternehmen zu integrieren, ist ein wichtiger und nicht zu unterschätzender Prozess im Recruiting. Lesen Sie jetzt, wie Sie ein gutes Onboarding planen können, damit sich Ihre neuen Mitarbeiter wohlfühlen.
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
Onboarding ist der Prozess, neue Mitarbeiter in das Unternehmen und die Arbeitsprozesse zu integrieren. Es bietet Vorteile wie höhere Mitarbeiterbindung, Zeit- und Kostenersparnis sowie eine gesteigerte Produktivität. Vor dem Eintritt sollten der Arbeitsplatz vorbereitet und ein Einarbeitungsplan erstellt werden. Neue Mitarbeiter wünschen sich direkten Kontakt zu Vorgesetzten, klare Strukturen und eine gute Teamintegration. Wichtige Maßnahmen umfassen die Phasen Preboarding, Begrüßung, Probezeit und langfristige Mitarbeiterbindung. Fehler wie fehlender Kontakt vor dem ersten Arbeitstag oder ein unvorbereiteter Arbeitsplatz sollten vermieden werden. Eine Onboarding-Checkliste hilft, den Prozess strukturiert und fehlerfrei zu gestalten, indem sie alle wichtigen Aufgaben vor und während der Einarbeitung festhält. (Geschätzte Lesezeit: 25–20 Minuten)
Vorbemerkung zum Onboarding
Gerade in der aktuellen Lage, in der die Arbeitswelt geprägt ist von Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel und demografischem Wandel, ist es extrem wichtig darauf zu achten, wie man am effektivsten neue Mitarbeiter findet und bindet. Der Kampf um die besten Arbeitskräfte ist im „War of Talents“ somit eröffnet, denn jedes Unternehmen möchte die qualifiziertesten Talente für sich gewinnen. Allerdings ist dieser Prozess meist langwierig und kostspielig. Aufgrund fehlender standardisierter Onboardingprozesse, mangelhafter Unternehmenskultur und Employer-Branding-Maßnahmen scheitern viele Unternehmen an der erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter. Dabei bestehen in Zeiten der Digitalisierung viele Möglichkeiten, das Onboarding individuell an die jeweilige Lebenssituation & Bedürfnisse der Fachkräfte anzupassen.
So ist digitales Onboarding im Homeoffice während der Corona-Pandemie zu einem neuen Standard geworden. Die virtuelle Herangehensweise erlaubt bei der Einführung neuer Mitarbeiter neue Wege zu gehen. Auch internationale Arbeitskräfte rund um den Globus können so Erfolgsversprechen durch einen Einarbeitsplan & entsprechende Onboardingmaßnahmen in die Prozesse des Unternehmens integriert werden. Langfristig können so große Zeit- und Kostenersparnisse in der Personalbeschaffung realisiert werden. Im folgenden Artikel wird beleuchtet, wie Mitarbeiterbindung schon ab den ersten Tagen im Unternehmen gelingt & Fachkräfte sich gut ins Team eingliedern lassen.
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Was versteht man unter Onboarding?
Der englische Begriff „Onboarding“ steht für „taking on board“, was übersetzt bedeutet „das an Bord holen neuer Mitarbeiter“. Onboarding dient dazu, neue Fachkräfte gezielt in die Arbeitsprozesse eines Unternehmens fachlich einzuarbeiten & erfolgreich ins Team zu integrieren. Unternehmen, die ein gutes Onboarding betreiben, sorgen dafür, dass sich neue & bestehende Mitarbeiter wohlfühlen und erfolgreich zusammenarbeiten. Dabei werden entlang eines Einarbeitungsplans die Unternehmensphilosophie näher gebracht, Kollegen vorgestellt und die zukünftigen Aufgaben erläutert.
Fühlt sich eine neue Fachkraft wohl und wird von Anfang an integriert, sinkt das Risiko, dass diese in der Probezeit wieder kündigt.
“Employer Branding hat zum Ziel, in den Wahrnehmungen zu einem Arbeitgeber eine unterscheidbare, authentische, glaubwürdige, konsistente und attraktive Arbeitgebermarke auszubilden, die positiv auf die Unternehmensmarke einzahlt.”
Welche Vorteile bringt Onboarding mit sich?
Wird der Onboardingsprozess richtig umgesetzt, bringt er viele Vorteile mit sich. Welche Vorteile das sind, ist im Folgenden aufgelistet.
Was tun, vor Eintritt des neuen Mitarbeiters?
Bevor ein neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag im Unternehmen antritt, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Oberste Priorität sollte dabei der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters haben und die Grundvoraussetzungen, wie Schreibtisch, funktionsfähige und eingerichtete Geräte, wie Telefon und Computer, sowie eine entsprechende E‑Mail-Adresse vorhanden sein.
Ein standardisierter Einarbeitungsplan erleichtert die Integration des neuen Mitarbeiters. Wichtige Punkte auf der Agenda können unter anderem die Vorstellung des neuen Mitarbeiters sowie die Einführung in sämtliche Arbeitsprozesse sein. Die Erstellung einer Onboarding-Checkliste ist insbesondere in größeren Unternehmen sinnvoll & ermöglicht die Durchführung des Onboardingprozesses durch unterschiedliche Personalmitarbeiter.
Arbeitgeber sollten außerdem gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter über Ziele, welche er erreichen möchte, sprechen und feste Termine für Feedbackgespräche festlegen.
Vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters sollte zudem der mögliche Arbeitsweg und der Arbeitsbeginn geklärt werden. Arbeitet der neue Angestellte gegebenenfalls aus dem Homeoffice? Sollte der Onboardingprozess in Präsenz oder virtuell stattfinden? Zudem sollte geprüft werden, ob der neue Mitarbeiter bereits alle benötigten Informationen zugesandt hat oder ob noch etwas fehlt.
Was sich neue Mitarbeiter wünschen
Mitarbeiter, die den ersten Arbeitstag in einem neuen Unternehmen antreten, haben natürlich auch einige Wünsche und Vorstellungen, wie dieser ablaufen könnte.
Direkter Kontakt
Viele neue Mitarbeiter wünschen sich in der Einarbeitungszeit den direkten Kontakt zu den Vorgesetzten. Arbeitgeber sollten also im Onboarding-Prozess dafür sorgen, dass die entsprechenden Vorgesetzten jeweils einen Termin mit dem neuen Mitarbeiter ausmachen, um sich so vorzustellen. Im direkten Austausch mit den Vorgesetzten können auch die jeweiligen Arbeitsabläufe sowie die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters besprochen werden.
Direkter Überblick
Werden einem neuen Mitarbeiter direkt die gewünschten Erwartungen des Unternehmens vermittelt, wird er zusehen, dass er diese zukünftig erfüllt oder sogar übertrifft. Das Bereitstellen eines Leitfadens kann hierbei hilfreich sein.
Klare Strukturen
Mithilfe eines Einarbeitungsplans werden neuen Mitarbeiter die ersten Arbeitstage bzw. ‑wochen im Unternehmen erleichtert. So werden klare Strukturen vorgegeben, was dem Mitarbeiter das Gefühl gibt, dass sich das Unternehmen auf seine Ankunft vorbereitet hat.
Gutes Miteinander im Team
Neue Mitarbeiter möchten sich natürlich auch in das Team integrieren. Durch regelmäßige Teammeetings oder ‑abende können sich die Mitarbeiter untereinander kennenlernen und austauschen.
Wichtigsten Maßnahmen & Onboardingphasen
Damit das Onboarding neuer Mitarbeiter bestmöglich abläuft, sollten die 4 wichtigsten Phasen — Preboarding-Phase, Begrüßungsphase, Probezeit und Mitarbeiterbindung — beachtet und eingehalten werden. Dabei kann es vorkommen, dass sich die Phasen zeitlich und inhaltlich überschneiden.
Preboarding-Phasen
In der Preboarding-Phase werden Maßnahmen ergriffen, die bereits vor Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters vorbereitet sein sollten. Sobald die neue Fachkraft den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, soll das Gefühl von Zugehörigkeit vermittelt werden. Der Mitarbeiter soll sich in seiner Entscheidung, in diesem Unternehmen anzufangen, bestätigt fühlen. Anhand spezieller Software für digitales Onboarding neuer Mitarbeiter oder einer Begrüßungsmappe kann der Kontakt zum neuen Kollegen schon vor Beginn seiner Tätigkeit geknüpft werden.
Mithilfe dieser virtuellen Onboardingmaßnahmen bzw. der Begrüßungsmappe erhält der neue Mitarbeiter wichtige Einblicke ins Unternehmen sowie in seine zukünftige Tätigkeit. Eine weitere Möglichkeit, den Mitarbeiter vor Tätigkeitsbeginn bereits einzubeziehen, wären Einladungen zu Schulungsmaßnahmen oder Unternehmensevents.
Begrüßungsphase
Die Begrüßungsphase erstreckt sich vom ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters sowie über seine ersten Wochen im Unternehmen. Um dem neuen Kollegen gleich von Anfang an die Nervosität zu nehmen und ihm einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln, sollte der Arbeitgeber einen Willkommens-Empfang vorbereiten. Langeweile oder das Gefühl, fehl am Platz zu sein, dürfen dem neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag im Unternehmen keinesfalls vermittelt werden. Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters sollte sich persönlich Zeit für das Einführungsgespräch nehmen, damit sich der Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt.
Der Vorgesetzte ist außerdem dafür zuständig, dass der neue Mitarbeiter seine Arbeitskollegen sowie das Unternehmen kennenlernt und seinen Einarbeitungsplan erklärt bekommt. So weiß der neue Mitarbeiter bereits an seinem ersten Tag, wie das Unternehmen organisiert ist und wer seine zukünftigen Ansprechpartner sein werden.
Probezeit
Während der Probezeit sollte der neue Mitarbeiter von Vorgesetzten und Kollegen fachlich eingelernt und sozial integriert werden. So wird gewährleistet, dass die anfängliche Begeisterung während der Einarbeitungsphase aufrechterhalten bleibt. Der schon mehrmals erwähnte Einarbeitungsplan ist hierbei eine große Unterstützung für Vorgesetzte, Kollegen und den neuen Mitarbeiter, da er als Dokument für sämtliche Aufgaben, Ziele sowie Projekte dient. Außerdem lernt der neue Mitarbeiter somit gleich, wann welche Meetings, Schulungen usw. stattfinden.
Durch den Einarbeitungsplan können Vorgesetzte herausfinden, ob der neue Mitarbeiter in gewissen Bereichen noch Lücken hat und Unterstützung benötigt. Somit können Vorgesetzte entsprechende Lösungswege finden und zum Ende der Probezeit entscheiden, ob der Mitarbeiter übernommen wird oder nicht.
Mitarbeiterbindung
Bleibt der Mitarbeiter nach der Probezeit im Unternehmen, schien die Einarbeitung erfolgreich gewesen zu sein. Nun müssen Vorgesetzte dafür sorgen, dass der Mitarbeiter sich stetig weiterentwickeln kann und gefördert wird. Ein Probezeitgespräch kann ebenfalls dabei helfen zu verstehen, wie sich der Mitarbeiter im Unternehmen fühlt und entwickeln möchte.
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Zu vermeidende Fehler
Damit bei der Einarbeitung das Unternehmen in keinem schlechten Licht steht, gilt es, Fehler, die auf den neuen Mitarbeiter demotivierend oder, unprofessionell wirken könnten, zu vermeiden. Welche die häufigsten Fehler beim Onboarding neuer Mitarbeiter sind, ist im Folgenden aufgelistet.
- Funkstille nach dem Vorstellungsgespräch bis zum ersten Arbeitstag
- Den ersten Arbeitstag mit zu vielen Veranstaltungen und wichtigen Inhalten planen
- Den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag mit sämtlichen Informationen überladen
- Der Empfang weiß nicht, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt
- Keine Begrüßung des neuen Mitarbeiters durch Vorgesetzte oder Personalabteilung
- Kein eingerichteter Arbeitsplatz, Computer usw.
- Arbeitskollegen kümmern sich wenig bis nicht um den neuen Mitarbeiter
- Es benötigt mehrere Tage / Wochen bis der Mitarbeiter produktiv zum Arbeiten anfangen kann
Onboarding-Checkliste
Die Einarbeitungsphase eins neuen Mitarbeiters kann von Vorgesetzten als eine Art Projekt angesehen werden. Damit dieses Projekt auch reibungslos abläuft, sollten Unternehmen eine Checkliste als Vorlage zum Onboarding berücksichtigen.
- Vor dem ersten Arbeitstag:
- Wurden sämtliche Informationen an den neuen Mitarbeiter zugesandt?
- Ist der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet?
- Am ersten Arbeitstag:
- Ist für die Begrüßung alles vorbereitet?
- Sind die benötigten Ausweise vorhanden?
- Während der Probezeit:
- Wurden in regelmäßigen Abständen Feedbackgespräche geführt?
- Wird der Erfolg des neuen Mitarbeiters kontrolliert?
Fazit zum Onboarding neuer Mitarbeiter
Das richtige Onboarding frisch eingestellter Mitarbeiter ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Ein designierter Ansprechpartner, ein herzlicher Empfang am ersten Tag, aber auch die strukturierte Einführung in den Tätigkeitsbereich sind entscheidend für einen guten Einstieg ins Unternehmen. Ein Mitarbeiter, der in den ersten Wochen und Monaten direkt integriert wird und sich willkommen fühlt, ist motivierter & leistungsfähiger. Und das zahlt sich in der Zukunft für das Team und das Unternehmen aus.
Haben Unternehmen im Prozess des Onboardings neuer Mitarbeiter alles richtig gemacht, ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitnehmer langfristig im Unternehmen bleibt und seine Arbeit gerne ausführt, hoch. Dabei ist es zweitrangig, ob der Onboardingprozess digital im Homeoffice stattfindet oder der neue Mitarbeiter entlang einer Checkliste in Präsenz in die Unternehmensprozesse eingeführt wird. Der technologische Fortschritt und die zunehmende Globalisierung ermöglichen eine flexiblere Herangehensweise bei der Integration neuer Mitarbeiter.
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In Zeiten von Fachkräftemangel, dem demografischen Wandel und den sich stetig ändernden Anforderungen der Arbeitswelt ist es schwerer denn je passende Mitarbeiter zu finden. Steigender Anspruch seitens der Arbeitnehmer und die generationsübergreifende Ansprache von Bewerbern stellen Arbeitgeber zusätzlich vor große Herausforderungen. Es gilt, die Arbeitgebermarke zu stärken, erfolgreich die Zielgruppe zu erreichen und die kompetentesten Fachkräfte an das Unternehmen zu binden. Dabei müssen insbesondere mittelständische Firmen darauf achten, wettbewerbsfähig zu bleiben und durch Authentizität, gelebte Unternehmenskultur sowie einen attraktiven Arbeitsplatz zu überzeugen. Mit den richtigen Recruitingtools und ‑methoden lassen sich jedoch selbst die Begehrtesten unter den Fachkräften finden & binden. Wir kennen uns bestens mit zielgruppenspezifischen Ansprachen von Bewerbern aus und zeigen Ihnen, welche Recruitingkanäle für Sie geeignet sind. Mehr hierzu erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel.
