HR Reporting

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Was ist HR Reporting? Definition des Personalberichtswesens

Unter HR Reporting (deutsch: Personalberichtswesen oder Personalreporting, englisch auch Human Resources Reporting) versteht man die syste­ma­tische Erhebung, Auswertung und Darstellung von Daten zu Personalthemen. Das Ergebnis ist der HR Report, ein wiederkehrender Bericht mit festem Aufbau und festen Kennzahlen. Diese Berichte werden regel­mäßig erstellt und umfassen oft verschiedene Kennzahlen, die für das Personalmanagement von Bedeutung sind. Durch die Auswertung dieser Daten können Unternehmen Muster und Trends erkennen, die auf poten­zielle Probleme hinweisen, wie beispiels­weise eine steigende Mitarbeiterfluktuation oder unerwartet hohe Personalkosten. Das Ziel von HR Reporting ist es, Unternehmen eine klare Übersicht über den Zustand und die Effizienz ihrer Personalprozesse zu geben. Diese Informationen ermög­lichen es der Geschäftsführung und der Personalabteilung, fundierte Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Produktivität zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und Kosten zu senken. 

Wichtige Kennzahlen im HR Reporting

Ein gutes HR Reporting liefert eine Vielzahl von Kennzahlen, die je nach Unternehmensziel variieren können. Hier sind einige der wichtigsten Kennzahlen, die häufig in HR Reports verwendet werden:

• Mitarbeiterfluktuation: Diese Kennzahl zeigt, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen haben. Eine hohe Fluktuationsrate kann auf Probleme in der Unternehmenskultur oder dem Mitarbeiterengagement hindeuten.
• Abwesenheitsquote: Diese Kennzahl gibt Auskunft über die Anzahl der Fehltage, die Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder anderen Gründen haben. Sie kann Hinweise auf das Arbeitsumfeld oder die Gesundheit der Belegschaft geben.
• Personalkosten: Dazu gehören Gehälter, Boni, Sozialleistungen und weitere Kosten, die mit der Beschäftigung von Mitarbeitern verbunden sind. Ein effek­tives Management der Personalkosten ist entscheidend für die Rentabilität eines Unternehmens.
• Bewerbungsraten: Diese Kennzahl misst, wie viele Bewerbungen auf ausge­schriebene Stellen eingehen. Sie gibt Einblicke in die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber und die Effektivität von Recruiting-Kampagnen. Dies kann durch die Analyse spezi­fi­scher Recruiting KPIs unter­stützt werden, um den Erfolg der Personalbeschaffungsmaßnahmen gezielt zu messen und zu optimieren.
• Weiterbildungsquote: Sie zeigt, wie viele Mitarbeiter an Schulungs- oder Weiterbildungsprogrammen teilnehmen. Diese Zahl ist ein Indikator für die Investitionen des Unternehmens in die Weiterentwicklung seiner Belegschaft.

Moderne Unternehmen kombi­nieren HR Reporting oft mit daten­ge­trie­benen Ansätzen, wie etwa Data-Driven Recruiting, um die gewon­nenen Erkenntnisse gezielt für die Optimierung ihrer Personalstrategien zu nutzen. 

Aufbau eines HR Reports: So ist ein Bericht gegliedert

Ein brauchbarer HR Report beginnt nicht mit Zahlen, sondern mit der Frage, wer ihn liest und welche Entscheidung damit getroffen werden soll. Danach richtet sich alles Weitere. Für die Geschäftsführung reicht in der Regel eine Seite: Personalbestand, Personalkosten gegen Plan, Fluktuation, offene Stellen. Führungskräfte brauchen dieselben Werte heruntergebrochen auf ihren Bereich, sonst bleibt der Bericht folgenlos.

Bewährt hat sich eine feste Gliederung, die in jedem Berichtszeitraum gleich bleibt. Oben stehen Berichtszeitraum, Datenstand und Quelle der Daten. Es folgt eine kurze Einordnung in zwei bis drei Sätzen: was hat sich verändert und warum. Erst danach kommen die Kennzahlen, jeweils mit Vorperiode, Vorjahr und Zielwert daneben. Eine absolute Zahl ohne Vergleich sagt nichts aus. Eine Fluktuationsquote von 14 Prozent ist je nach Branche unauffällig oder alarmierend.

Den Abschluss bilden Kommentar und Maßnahmen. Hier gehört hin, was die Personalabteilung aus den Zahlen ableitet und bis wann sie etwas tut. Berichte ohne diesen Teil werden abgelegt und nicht gelesen. Halten Sie die Definitionen schriftlich fest, etwa ob befristet ausgelaufene Verträge in die Fluktuation zählen. Sobald zwei Abteilungen unterschiedlich rechnen, ist der Vergleich wertlos.

HR Reporting Tools: Daten effektiv erfassen und auswerten

Die Nutzung von HR Reporting Tools ermög­licht es Unternehmen, perso­nal­be­zogene Daten effizient zu erfassen, zu analy­sieren und zu visua­li­sieren. Diese Tools bieten in der Regel standar­di­sierte Berichte sowie anpassbare Dashboards, die auf die spezi­fi­schen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Zu den belieb­testen Tools gehören HR Softwarelösungen, die den gesamten Personalprozess, von der Einstellung über die Verwaltung bis hin zur Schulung, abdecken. Moderne HR Reporting Tools bieten oft Echtzeit-Daten und ermög­lichen es den Unternehmen, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, bevor sich Probleme verschärfen. Beispielsweise können frühzeitige Anzeichen einer hohen Fluktuation erkannt werden, sodass Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung recht­zeitig ergriffen werden können. 

HR Reporting und Datenschutz: Was ausgewertet werden darf

Personaldaten sind personenbezogene Daten, Auswertungen dazu unterliegen der DSGVO. Für das Reporting heißt das vor allem eines: Berichte werden aggregiert, nicht personenscharf. Eine Krankenquote je Abteilung ist unproblematisch, solange die Gruppe gross genug ist. Bei einem Team aus drei Personen lässt sich aus der Quote zurückrechnen, wer gefehlt hat. Üblich ist deshalb eine Mindestgruppengrösse, unterhalb derer Werte nicht ausgewiesen werden.

Diagnosen, Angaben zu Schwerbehinderung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Herkunft gehören in keinen Standardbericht. Für die Zahl der Fehltage brauchen Sie keine Information darüber, warum jemand gefehlt hat. Leistungs- und Verhaltensdaten sind zusätzlich mitbestimmungspflichtig: Sobald eine Software geeignet ist, Mitarbeiter zu überwachen, greift Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Das betrifft auch Dashboards, die Einzelauswertungen erlauben, selbst wenn sie dafür nicht gedacht sind.

Klären Sie vor der Einführung eines Reporting-Tools zwei Punkte: welche Felder überhaupt in die Auswertung fliessen und wer welche Berichte sehen darf. Eine Betriebsvereinbarung zum Personalreporting erspart später Diskussionen. Führungskräfte bekommen die Zahlen ihres eigenen Bereichs, nicht die der Nachbarabteilung.

HR Reporting Beispiele

Die Anwendung von HR Reporting variiert je nach Unternehmensgröße und Branche, spielt jedoch in jedem Fall eine entschei­dende Rolle für die strate­gische Personalplanung. Große Unternehmen nutzen HR Reports beispiels­weise, um die Effizienz globaler Personalprozesse zu überwachen. Hier werden Kennzahlen wie die Fluktuationsrate oder die Personalkosten nach Ländern, Abteilungen oder Geschäftsbereichen aufge­schlüsselt, um Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung zu entwickeln. 

Mittlere Unternehmen konzen­trieren sich in ihren HR Reports häufig auf die Kontrolle der Personalkosten, um sicher­zu­stellen, dass Budgets effizient genutzt werden und keine unvor­her­ge­se­henen Engpässe entstehen. 

Kleinere Unternehmen hingegen verwenden meist einfache HR Reports, um die Anwesenheitszeiten, Überstunden oder Abwesenheitsquoten ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Diese Berichte helfen ihnen, die Arbeitsbelastung ihrer Belegschaft zu regulieren und recht­zeitig Maßnahmen zu ergreifen, um Überlastungen zu vermeiden. In allen Fällen bietet HR Reporting einen klaren Überblick über die Personalsituation und unter­stützt Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. 

HR Reporting mit Excel: Wann es reicht und wann nicht

Die meisten kleineren Unternehmen starten mit Excel, und das ist kein Fehler. Bis etwa 100 Mitarbeiter und bei monatlicher Berichtsfrequenz lässt sich ein HR Reporting dort sauber abbilden: ein Tabellenblatt mit den Rohdaten aus der Lohnabrechnung, ein zweites mit den berechneten Kennzahlen, ein drittes als Berichtsansicht mit Diagrammen. Entscheidend ist, dass die Rohdaten nie von Hand überschrieben werden.

Teuer wird Excel nicht beim Lizenzpreis, sondern bei der Arbeitszeit. Wer jeden Monat zwei Tage damit verbringt, Daten aus Zeiterfassung, Lohnsystem und Bewerbermanagement zusammenzukopieren, hat die Kosten einer Software nach einem Jahr erreicht. Typische Punkte, an denen Excel kippt: mehrere Standorte mit eigenen Dateiständen, Berichte, die wöchentlich gebraucht werden, Führungskräfte, die selbst filtern wollen, und die Frage, wer wann welchen Wert geändert hat.

Vor dem Wechsel auf ein Tool lohnt ein Zwischenschritt. Legen Sie die Kennzahldefinitionen und das Berichtslayout in Excel fest und lassen Sie es ein halbes Jahr laufen. Danach wissen Sie, welche Auswertungen wirklich genutzt werden. Das ist die beste Anforderungsliste für die Softwareauswahl, die Sie bekommen können.

Fazit

HR Reporting ist ein zentrales Werkzeug, um die Effektivität von Personalprozessen zu überwachen und zu optimieren. Durch die Erhebung und Analyse relevanter HR Kennzahlen erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke, die ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz der Personalabteilung zu steigern. Moderne HR Reporting Tools ermög­lichen eine schnelle und genaue Erfassung von Daten, was es den Unternehmen erleichtert, Personalstrategien an die aktuellen Herausforderungen anzupassen. Arbeitgeber, die HR Reporting effizient nutzen, können langfristig ihre Personalplanung verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.