[ BEITRAG ]

Externe Perso­nal­be­schaffung

Die externe Perso­nal­be­schaffung spielt eine zentrale Rolle im Recruiting-Prozess vieler Unter­nehmen. Sie umfasst alle Maßnahmen, mit denen neue Mitar­beiter von außerhalb des Unter­nehmens angeworben werden. Diese Form der Perso­nal­ge­winnung ist besonders dann relevant, wenn intern keine geeig­neten Kandi­daten zur Verfügung stehen oder eine Position dringend und zeitnah besetzt werden muss. Arbeit­geber, die sich für die externe Perso­nal­be­schaffung entscheiden, können aus verschie­denen Möglich­keiten und Kanälen wählen, um quali­fi­zierte Fachkräfte zu finden.

Kandidatenauswahl der externen Personalbeschaffung

Die externe Perso­nal­be­schaffung ermög­licht es Unter­nehmen, quali­fi­zierte Mitar­beiter von außerhalb des Unter­nehmens zu rekru­tieren. In der Definition wird erklärt, was externe Perso­nal­be­schaffung genau bedeutet und welche Strategien dabei einge­setzt werden. Es gibt verschiedene Möglich­keiten der externen Perso­nal­be­schaffung, wie Stellen­an­zeigen, Headhunting oder Perso­nal­ver­mitt­lungen. Obwohl diese Methode viele Vorteile bietet, wie eine größere Auswahl an Kandi­daten und neue Impulse für das Unter­nehmen, gibt es auch Nachteile wie höhere Kosten und längere Einarbeitungszeiten. 

Was ist externe Perso­nal­be­schaffung? Definition

Die externe Perso­nal­be­schaffung umfasst alle Strategien und Maßnahmen, die Unter­nehmen anwenden, um Mitar­beiter außerhalb der Organi­sation zu rekru­tieren. Im Gegensatz zur internen Perso­nal­be­schaffung, bei der vorhandene Mitar­beiter gefördert und weiter­ent­wi­ckelt werden, zielt die externe Perso­nal­ge­winnung darauf ab, frisches Talent und neue Fähig­keiten ins Unter­nehmen zu bringen. Dabei spielt auch Profiling eine Rolle, indem gezielt Anfor­de­rungs­profile erstellt und mit poten­zi­ellen Kandi­daten abgeglichen werden. Dies geschieht oft über Kanäle wie Jobportale, Perso­nal­ver­mitt­lungen oder Social-Media-Plattformen. 

Vorteile & Nachteile der externen Personalbeschaffung

Vorteile externer Personalbeschaffung

Die externe Perso­nal­be­schaffung bietet Unter­nehmen viele Vorteile. Sie ermög­licht es, die Suche nach geeig­neten Mitar­beitern auf einen größeren Talentpool auszu­weiten und somit schneller quali­fi­zierte Fachkräfte zu finden. Zu den Haupt­vor­teilen gehören:

1. Größerer und quali­ta­tiver Bewerberpool

Externe Perso­nal­be­schaffung erweitert die Reich­weite erheblich, sowohl in Anzahl als auch Qualität poten­zi­eller Kandidaten:

  • Zugriff auf einen breiteren Bewer­ber­markt mit vielfäl­tigen Fähig­keiten und Erfahrungen
  • Höhere Qualität durch gezielte externe Kampagnen und moderne Tools wie Bewerbermanagementsysteme
  • Erfolg bei spezia­li­sierten oder schwer zu findenden Kandidatenprofilen

2. Zugang zu frischem Wissen und neuen Perspektiven

Mitar­beiter von außen bringen nicht nur neue Fähig­keiten mit, sondern auch Innovation:

  • Neue Denkweisen, Erfah­rungen und Impulse helfen, Betriebs­blindheit zu vermeiden
  • Inspi­ration für bestehende Prozesse und Strategien
  • Geschäfts­ein­blicke durch externe Erfah­rungen, teilweise sogar aus konkur­rie­renden Unternehmen

3. Flexi­bi­lität und Geschwin­digkeit bei der Besetzung

Die externe Rekru­tierung bietet eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit:

  • Schnellere Besetzung offener Stellen ohne interne Umstrukturierung
  • Flexible Reaktion auf saisonale Schwan­kungen, krank­heits­be­dingte Ausfälle oder kurzfristige Projekte
  • Unter­stützung beim Unter­neh­mens­wachstum durch kurzfristige Skalierung

4. Passgenaue Quali­fi­kation und gerin­gerer Schulungsaufwand

Ein Vorteil gegenüber interner Nachbe­setzung ist oft die sofortige Einsetzbarkeit:

  • Externe Kandi­daten bringen häufig genau die Quali­fi­ka­tionen mit, die aktuell gebraucht werden
  • Zeit- und kosten­in­tensive Schulungen entfallen
  • Bessere Passung durch klar definierte Anforderungsprofile

5. Stärkung der Arbeit­ge­ber­at­trak­ti­vität und Wettbewerbsfähigkeit

Wer geschickt extern rekru­tiert, punktet auch im Markt:

  • Zugang zu Top-Talenten steigert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit
  • Positive Außen­wirkung durch profes­sio­nelle Rekrutierung
  • Verbes­serung des Unter­neh­mens­images durch moderne, zielge­richtete Personalstrategien

6. Förderung von Vielfalt und Unternehmenskultur

Diver­sität ist nicht nur ein Buzzword – sie stärkt Teams nachhaltig:

  • Unter­schied­liche Hinter­gründe berei­chern das Arbeitsklima
  • Vielfältige Teams sind oft kreativer und innovativer
  • Externe Perso­nal­be­schaffung fördert gezielt eine vielfäl­tigere Belegschaft

7. Vorteile für Führungs­po­si­tionen und Teamdynamik

Gerade in höheren Positionen kann externe Besetzung Vorteile bringen:

  • Externe Führungs­kräfte haben oft höhere Akzeptanz als intern Beförderte
  • Neue Führungs­per­sön­lich­keiten bringen frischen Blick auf bestehende Strukturen
  • Teamdy­namik kann sich positiv verändern durch neue Impulse

8. Nutzung externer Ressourcen und Fördermöglichkeiten

Nicht alle externen Kanäle kosten Geld, im Gegenteil:

  • Kostenlose Rekru­tie­rungs­an­gebote durch Arbeitsagenturen
  • Förde­rungen und Zuschüsse bei der Einstellung bestimmter Zielgruppen (z. B. Langzeitarbeitslose)
  • Gerin­geres Risiko bei Perso­nal­leasing, da Arbeits­ver­hältnis beim Verleiher liegt

Nachteile externer Personalbeschaffung

Trotz der zahlreichen Vorteile bringt die externe Perso­nal­be­schaffung auch einige Heraus­for­de­rungen mit sich. Unter­nehmen sollten sich dieser Nachteile bewusst sein und Maßnahmen ergreifen, um poten­zielle Probleme zu minimieren:

  • Höhere Kosten: Externe Rekru­tierung kann mit hohen Kosten verbunden sein, insbe­sondere wenn Headhunter oder Perso­nal­ver­mitt­lungen einge­setzt werden. Auch Kosten für Rekru­tie­rungs­dienste, Mitglied­schaften für Jobsuch-Websites und Reise­kosten können anfallen.
  • Möglichkeit der Fehlan­passung: Es besteht die Möglichkeit, dass sich neue Mitar­beiter nicht an das Arbeits­umfeld anpassen oder sich nicht in die Unter­neh­mens­kultur einleben können, was zu einer schnellen Fluktuation führen kann.
  • Auswir­kungen auf die Arbeits­moral: Externe Einstel­lungen können sich negativ auf die Arbeits­moral der Mitar­beiter auswirken, insbe­sondere wenn diese auf interne Aufstiegs­chancen gehofft haben.
  • Inhärentes Risiko: Es besteht das Risiko, ungeeignete Bewerber einzu­stellen, da die meisten Bewerber dem Perso­nal­ver­ant­wort­lichen fremd sind.
  • Ausführ­li­cherer Prozess: Die externe Perso­nal­be­schaffung ist ein ausführ­licher Prozess, der verschiedene Aktivi­täten wie Stellen­aus­schreibung, Bewer­bungs­sammlung, Prüfung der Unter­lagen und Auswahl­ver­fahren umfasst.
  • Einge­wöh­nungszeit: Externe Mitar­beiter benötigen in der Regel eine längere Einar­bei­tungszeit, um sich in die Unter­neh­mens­pro­zesse und ‑kultur einzu­finden, was anfangs zu Reibungs­ver­lusten führen kann.
  • Ungewissheit über die Passge­nau­igkeit: Trotz eines gründ­lichen Rekru­tie­rungs­pro­zesses besteht immer ein gewisses Risiko, dass neue Mitar­beiter nicht perfekt ins Team oder zur Unter­neh­mens­kultur passen.
  • Konkurrenz: Unter­nehmen müssen oft mit anderen Unter­nehmen um die besten Kandi­daten konkurrieren.
  • Zeitaufwand: Die externe Perso­nal­be­schaffung kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbe­sondere wenn Unter­nehmen selbst nach Kandi­daten suchen.
Vorträge in externer Personalbeschaffung als Beispiele
Vorträge in externer Personalbeschaffung als Beispiele

Möglich­keiten und Methoden der externen Personalbeschaffung

Die externe Perso­nal­be­schaffung umfasst verschiedene Möglich­keiten, um geeignete Kandi­daten außerhalb des eigenen Unter­nehmens zu finden. Dabei gibt es eine Vielzahl an Strategien, die je nach Unter­neh­mens­bedarf und Position variieren. Diese Methoden lassen sich grob in aktive und passive Maßnahmen unter­teilen. Unter­nehmen, die sich auf eine gezielte externe Suche konzen­trieren, profi­tieren von einem umfang­reichen Pool an Talenten. Im Folgenden werden Beispiele für Methoden der externen Perso­nal­be­schaffung aufge­zeigt, die gezielt einge­setzt werden können, um den Recruiting-Prozess zu optimieren und die besten Fachkräfte für offene Positionen zu gewinnen.

Passive Perso­nal­be­schaffung

Neben aktiven Rekru­tie­rungs­maß­nahmen spielen auch passive Strategien eine wichtige Rolle bei der externen Perso­nal­be­schaffung. Hierbei agiert das Unter­nehmen weniger direkt, sondern schafft Rahmen­be­din­gungen, um poten­zielle Kandi­daten anzuziehen und langfristig zu binden.

Initia­tiv­be­wer­bungen (Eigen­be­wer­bungen)

Poten­zielle Kandi­daten bewerben sich von sich aus, ohne dass eine konkrete Stelle ausge­schrieben wurde. Besonders erfolg­reich ist diese Methode, wenn das Unter­nehmen über eine starke Arbeit­ge­ber­marke (Employer Branding) und eine überzeu­gende Unter­neh­mens­kultur verfügt.

Initia­tiv­be­wer­bungen ermög­lichen es, mittel bis langfristig geeignete Bewerber vorzu­merken und bei zukünf­tigem Bedarf kosten­günstig und schnell anzusprechen.

Unter­neh­mens­eigene Homepage mit Karriereportal

Eine zentrale Maßnahme des passiven E‑Recruitings ist die Erstellung und Pflege eines Karrie­re­portals auf der Unter­neh­mens­website. Erfolgs­fak­toren sind eine benut­zer­freund­liche Navigation, eine anspre­chende Gestaltung sowie ein hoher Infor­ma­ti­ons­gehalt, zum Beispiel zur Perso­nal­po­litik, zu Entwick­lungs­mög­lich­keiten oder zum Arbeitsklima.

Zusätz­liche Inter­ak­ti­ons­mög­lich­keiten wie Online-Bewerbungsformulare erhöhen die Attrak­ti­vität. Solche Portale gelten als bedeu­tende, zukunfts­ori­en­tierte Instru­mente der Perso­nal­ge­winnung.

Öffent­lich­keits­arbeit (Public Relations)

Ziel der Öffent­lich­keits­arbeit ist es, das Perso­na­limage des Unter­nehmens zu stärken und sich als attrak­tiver Arbeit­geber zu positionieren.

  • Werks­be­sich­ti­gungen
  • Prakti­kums­an­gebote für Studenten
  • Tage der offenen Tür
  • Präsenz auf Jobmessen und Firmenkontaktmessen

Diese Aktivi­täten dienen dazu, frühzeitig Kontakte zu poten­zi­ellen Mitar­bei­tenden herzustellen.

Bewer­ber­kartei (Talent Pool)

Frühere Bewer­bungen, sowohl Initia­tiv­be­wer­bungen als auch nicht berück­sich­tigte Bewer­bungen, werden in einer Bewer­ber­kartei gesammelt und gepflegt.

So kann bei künftigem Perso­nal­bedarf auf bereits bekannte Profile zurück­ge­griffen werden. Diese Methode eignet sich besonders für die kurzfristige Besetzung von Aushilfs­stellen oder die Wieder­ein­stellung ehema­liger Zeitarbeitnehmer.

Dienst- und Werkver­träge mit freien Mitarbeitern

Unter­nehmen können mit externen Fachkräften im Rahmen von Dienst- oder Werkver­trägen zusam­men­ar­beiten. Diese freien Mitar­beiter erbringen selbst­ständig bestimmte Leistungen oder liefern konkrete Ergebnisse.

Solche Einsätze sind besonders im techni­schen Bereich verbreitet, etwa bei der Wartung und Instand­haltung von Maschinen oder Gebäuden.

Diese Lösung wird häufig gewählt, wenn das Unter­nehmen aus finan­zi­ellen Gründen keine eigene Fachab­teilung unter­halten kann.

Aktive Perso­nal­be­schaffung

Die aktive Perso­nal­be­schaffung umfasst gezielte Maßnahmen, um quali­fi­zierte Kandi­daten aktiv anzusprechen und für offene Positionen zu gewinnen. Im Gegensatz zur passiven Perso­nal­be­schaffung, bei der Unter­nehmen auf Bewer­bungen warten, setzen aktive Methoden auf eine proaktive Suche und direkte Ansprache poten­zi­eller Mitar­beiter. Diese Strategien sind besonders effektiv in Branchen mit Fachkräf­te­mangel oder für Positionen, die spezia­li­sierte Fähig­keiten erfordern.

  • Klassische Stellen­aus­schreibung auf Jobbörsen, der Firmen-Homepage oder in Printmedien
  • Social Media Recruiting
  • HR-Programme wie z. B. “Mitar­beiter werben Mitarbeiter”
  • Jobmessen und Karrie­re­ver­an­stal­tungen an Schulen und Universitäten
  • Perso­nal­leasing bei Zeitarbeitsfirmen
  • Mitar­bei­ter­suche über einen HR-Dienstleister
  • Gezielte Ansprache poten­zi­eller Bewerber durch Headhunter, Perso­nal­be­rater oder den Einsatz von Netzwerken wie LinkedIn
  • Perfor­mance Job Adver­tising: Gezielte Bewerbung von Joban­ge­boten auf Jobbörsen, Social Media und Suchmaschinen

Weitere Instru­mente und Beispiele

  • Talentpool: Aufbau und Pflege eines Pools poten­zi­eller Kandidaten
  • Perso­nal­be­ra­tungen & Headhunter: Zusam­men­arbeit mit Perso­nal­be­ra­tungen und Headhuntern, die auf die Suche nach spezia­li­sierten Fachkräften spezia­li­siert sind
  • Stellen­an­zeige auf der Firmen­web­seite: Veröf­fent­li­chung offener Stellen auf der Unter­neh­mens­website, um inter­es­sierte und passende Kandi­daten anzuziehen
  • Arbeit­neh­mer­über­lassung und Arbeits­ver­mittlung: Nutzung externer Dienst­leister, um kurzfristige und spezi­fische Perso­nal­be­darfe zu decken
  • Empfeh­lungen und Referenzen: Empfeh­lungs­pro­gramme bieten oft Anreize für Mitar­beiter, quali­fi­zierte Kandi­daten aus ihrem Netzwerk vorzuschlagen
  • Zeitungen und weitere Offline-Kanäle: Rekru­tierung über Zeitungen kann eine effektive Methode sein, um jemanden vor Ort einzu­stellen, und kann zielge­rich­teter sein

Fazit — Perso­nal­ge­winnung durch externe Personalbeschaffung

Die externe Perso­nal­be­schaffung ist eine wertvolle Methode, um quali­fi­zierte Talente außerhalb des Unter­nehmens zu gewinnen. Sie bietet Arbeit­gebern eine größere Reich­weite und mehr Möglich­keiten, die passenden Mitar­beiter zu finden. Aller­dings sollten Unter­nehmen sowohl die Vorteile als auch die Heraus­for­de­rungen dieser Methode abwägen. Neben den klassi­schen Methoden wie Stellen­an­zeigen oder Perso­nal­ver­mitt­lungen können moderne Ansätze wie Social Media Recruiting oder der Einsatz von Multi­posting die Suche nach passenden Kandi­daten effizi­enter gestalten. Mit einer klaren Strategie und den richtigen Tools kann die externe Perso­nal­be­schaffung eine erfolg­reiche Lösung zur Erwei­terung des Talent­pools darstellen. 

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Kürzlich hinzu­gefügt:

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