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Bewerbungsabsagen: Muster und Vorlagen
Bewerbungsabsagen sind meist für Personaler und für den Bewerber unerfreulich. Es gilt ein gutes Taktgefühl bei Formulierungen zu zeigen. Lesen Sie jetzt, welche Formulierungen passend sind und lernen Sie, wie Sie mit Bewerbungsunterlagen richtig umgehen können. Dies zeigen wir Ihnen anhand von anschaulichen Mustern und Beispielen.
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
Die richtige Formulierung von Bewerbungsabsagen ist entscheidend, um respektvoll mit Bewerbern umzugehen. Eine gut formulierte Absage zeigt Wertschätzung und hinterlässt einen positiven Eindruck. Dies stärkt das Employer Branding und ermutigt den Bewerber, sich bei zukünftigen Gelegenheiten erneut zu bewerben. Zu vermeidende Fehler sind unpersönliche Phrasen, das Ignorieren oder verspätete Absagen. Diskriminierende Formulierungen müssen vermieden werden, um rechtliche Vorgaben wie das AGG zu erfüllen. Tipps zur richtigen Formulierung: Dank für das Interesse, freundliche Erklärung der Entscheidung und Wünsche für die Zukunft. Talentierte Kandidaten können in einen Talentpool aufgenommen werden. Wichtige Aspekte betreffen den datenschutzkonformen Umgang mit Bewerbungsunterlagen gemäß DSGVO. Nach Absagen müssen Daten gelöscht oder mit Einverständnis gespeichert werden. Postale Unterlagen sollten zurückgesendet oder vernichtet werden. Für die richtige Vermittlung der Absage wird ein persönlicher Kontakt (z. B. Telefon) empfohlen. Alternativ sind E‑Mails oder Briefe möglich, wobei Freundlichkeit und Professionalität gewahrt bleiben. Wir stellen Ihnen Muster und Vorlagen für Absagen zur Verfügung, doch achten Sie drauf eine individuelle Anpassung vorzunehmen. (Geschätzte Lesezeit: 15–20 Minuten)
Bewerbungsabsagen — Tipps für Arbeitgeber
Potenzielle Kandidaten haben sich auf eine zu besetzende Arbeitsstelle, einen Ausbildungsplatz oder initiativ beworben? Es wurde ein besser geeigneter Kandidat für die ausgeschriebene Stelle bevorzugt und Sie müssen dem Mitbewerber, der es nicht geschafft hat, nun eine Jobabsage schreiben? Keine leichte Aufgabe, denn der Bewerber sollte eine persönliche und professionelle Absage zu seiner Bewerbung in Ihrem Unternehmen erhalten.
Wie sagt man Bewerbern professionell und doch einfühlsam, dass sie die Stelle oder den Ausbildungsplatz nicht bekommen? Wie formuliert man eine höfliche Absage?
In unserem Beitrag haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Muster zur Absage einer Bewerbung bereitgestellt, Bedenken Sie, dass unsere Muster lediglich als hilfreiche Anregung dienen sollten und Sie in jeder Situation speziell für den Bewerber evaluieren sollten. Absagen zu Bewerbungen — Das gilt es zu beachten:
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Bewerbungsabsagen: Die richtigen Formulierungen
Ein Absageschreiben zu verfassen ist sicherlich kein Punkt auf der Tagesagenda, der Ihnen als Arbeitsgeber Freude bringt.
Tatsächlich empfinden viele Personaler Bewerbungsabsagen als unangenehme Aufgabe, denn das Versenden, bzw. die telefonische Überbringung von Absagen kosten Zeit und sind für den Firmenerfolg scheinbar nicht zuträglich.
Wenn Sie allerdings Wert auf ein gutes Employer Branding und einen respektvollen Umgang mit Ihren Bewerbern legen, dann investieren Sie etwas Zeit in professionelle und individuelle Absagen zu Bewerbungen. Denn es ist wichtig, einer Bewerbung genauso viel Aufmerksamkeit und Wertschätzung zu schenken, wie jedem anderen Schreiben, das Ihr Unternehmen verlässt.
Warum sollten Sie sich extra für ein Absageschreiben noch den Kopf zerbrechen, wenn die Bewerber doch eh aus dem Rennen sind? Wir zeigen, wie man mit Taktgefühl höfliche Absagen formuliert und nachhaltig einen guten Eindruck als potenzieller Arbeitgeber hinterlässt.
Eine einfühlsame Wortwahl — Schlechte Nachrichten fair formulieren
Eine Jobabsage zu formulieren, erfordert Zeit und ein gewisses Feingefühl. Eine Bewerbung ist der erste Eindruck, den Sie sich von einer Person machen, die gerne in Ihrem Unternehmen arbeiten möchte. Deswegen ist es wichtig, dass Sie sich die Bewerbungen sorgfältig durchlesen. Sollten Sie danach zu dem Entschluss kommen, dass es schon vor einem Vorstellungsgespräch zur Absage kommt, können Ihnen unsere Tipps und Muster dabei helfen, verschiedene Bewerbungsabsagen zu formulieren.
Folgende Fehler sollten Sie in der Bewerbungsabsage vermeiden
Ein Beispiel: „Sehr geehrter Bewerber, zu unserer Entlastung erhalten Sie anliegend Ihre Bewerbungsunterlagen zurück. Leider konnten wir Ihre Bewerbung bei unserer Suche, für einen geeigneten Kandidaten, auf unsere ausgeschriebene Stelle/ausgeschriebenen Ausbildungsplatz nicht berücksichtigen. Für Ihre weitere Suche wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg.“ Diese Bewerbungsabsage ist eher misslungen.
- „Sehr geehrter Bewerber, …“ – Diese Form der Anrede ist sehr unpersönlich. Die Kandidaten sollten immer mit Namen angesprochen werden.
- Besser ist: „Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustermann, …“
- Der Satz „zu unserer Entlastung erhalten Sie anliegend Ihre Bewerbungsunterlagen zurück.“ ist unprofessionell und wird vom Bewerber möglicherweise als frech empfunden. Denn mit dieser Formulierung geben Sie als Personaler dem Kandidaten das Gefühl, dass seine Bewerbung und Bewerbungsunterlagen eine Belastung für Ihr Unternehmen darstellen.
6 Tipps zur richtigen Formulierung
Um zu verstehen, wie sich schlecht formulierte Bewerbungen anfühlen, bedarf es sicherlich keinem Bericht oder einer Dokumentation zur Jobsuche im Fernsehen. Um Personen, die auf Jobsuche sind, Bewerbung für Bewerbung schreiben und doch jedes Mal eine Absage erhalten, nicht wie viele andere Unternehmen vor den Kopf zu stoßen, finden Sie im folgenden 6 Tipps, um Absagen an Kandidaten so angenehm wie möglich zu formulieren.
- Ehrlichkeit.
Teilen Sie dem Bewerber so offen und ehrlich wie möglich mit, was die Gründe für die Bewerbungsabsage sind (Vorsicht: siehe Gleichbehandlungsgesetz!). Eine Absage ist eine emotionale und persönliche Angelegenheit für den Bewerber. Zusätzlich können Sie die Möglichkeit eines telefonischen Feedbackgesprächs anbieten. - Untertreibung.
Vermeiden Sie hochgestochene und geschwollene Formulierungen sowie leere Standardphrasen. Bringen Sie die Sache lieber persönlich auf den Punkt. - Professionalität.
Sprechen Sie den Bewerber mit Namen an. Formulieren Sie außerdem eine freundliche Einleitung, beispielsweise mit einem Dank für das Zusenden der Bewerbungsunterlagen. Bedanken Sie sich für das Interesse am Unternehmen und/oder wünschen Sie dem Bewerber Erfolg für die Zukunft und nutzen Sie eine seriöse Grußformel. Beenden Sie das Schreiben außerdem als persönlicher Ansprechpartner. - Eigene Marke Stärken.
Denken Sie darüber nach, wie Sie sich durch sogenanntes Employer Branding (Arbeitgebermarke) in der Bewerbungsabsage positionieren können. Somit können Kandidaten auch nach einer Absage noch etwas Positives mit Ihnen als Unternehmen verbinden. - Beachtung.
Bitten Sie wirklich gute Kandidaten um deren Einverständnis, die Bewerbungsunterlagen in einem Bewerberpool behalten zu dürfen. So kann der Bewerber bei zukünftigen Stellenbesetzungen gleich berücksichtigt werden. - Zeit.
Lassen Sie sich für eine Bewerbungsabsage nicht zu viel Zeit. Nach zwei Monaten eine Absage zu erhalten, egal wie gut sie geschrieben ist, sorgt bei den Kandidaten meist für noch mehr Ernüchterung.
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Schreiben Sie Absagen zu Bewerbungen so, wie Sie sie selbst erhalten möchten
Vor Beginn einer Bewerbungsabsage sollten Sie sich die Frage stellen, wie Sie selbst eine solche Absage zur Bewerbung erhalten möchten. So können Sie sich auf jeden Fall sicher sein, dass Ihr Absageschreiben echt und authentisch beim Bewerber wirkt, denn eine höfliche Absage wird von den meisten Menschen am Ende doch mit Verständnis aufgenommen.
Bewerbungsabsagen: Darauf sollten Sie achten
Ein schlechtes Bewerbermanagement schadet Ihrem Ruf
Zur Außenwirkung eines Unternehmens zählen vielerlei Faktoren. Sicherlich gehören vor allem die Arbeitsbedingungen und Leistungen für die eigenen Arbeitnehmer dazu. Doch auch Mitarbeiter, die dem Unternehmen eigentlich gar nicht angehören, können für einen guten oder schlechten Ruf des Unternehmens sorgen. Reagieren Sie besonders spät oder gar nicht auf Bewerbungen und verzichten darauf, Kandidaten über eine Absage in Kenntnis zu setzen, riskieren Sie, dass dieser verschmähte Mitarbeiter seine schlechten Erfahrungen mitteilt. Bewiesenermaßen sprechen enttäuschte Bewerber über die Absage mit Ihrem näheren Umfeld oder sogar im Internet und prägen so das Ansehen eines Unternehmens.
Reagieren Sie zeitnah mit einer Absage zu Bewerbungen
In welchem Zeitraum nach Eingang einer Bewerbung mit einer Absage reagiert werden sollte, hängt vor allem vom Bewerbungsprozess ab. Grundsätzlich gilt: Je früher ein Kandidat erfährt, dass er die ausgeschriebene Stelle nicht bekommt, desto besser. Schließlich bewerben sich Jobsuchende häufig nicht nur bei einer Firma und freuen sich, Ihre Chancen auf einen Job auch in Bezug auf das nächste Vorstellungsgespräch oder mögliche Terminvereinbarungen möglichst schnell einschätzen zu können.
DSGVO – So sollten Sie mit den Bewerber-Unterlagen umgehen
Die Einführung der DSGVO sowie des neuen BDSG haben für Unternehmen zu einigen Veränderungen geführt. Diese Auswirkungen betreffen unter anderem auch die Beziehung zu möglichen Kandidaten für eine zu besetzende Stelle. Um der DSGVO gegenüber Bewerbern gerecht zu werden, haben wir hier für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Die zwei Optionen nach der Bewerbungsabsage
Als Unternehmen haben Sie nach einer Absage zwei Möglichkeiten:
- Zurückschicken oder Löschen der Bewerbungsunterlagen
- Einbehalten der Unterlagen, wenn es sich um einen interessanten Kandidaten handelt.
Bei letzterer Option, müssen Sie sich zuerst die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers einholen, um seine Unterlagen behalten zu dürfen. Gemäß der DSGVO dürfen personengebundene Daten nämlich nur dann gespeichert und verarbeitet werden, wenn sie zweckbezogen sind. Ist die Stelle besetzt oder wurde einem eher ungeeigneten Kandidaten abgesagt, dann müssen die Daten, und auch die Notizen, die Sie sich während des Vorstellungsgesprächs gemacht haben, gelöscht werden.
So müssen Sie mit den jeweiligen Unterlagen vorgehen
Bewerbungsunterlagen per Post
Hier sind Sie als Unternehmen verpflichtet, die Unterlagen, die Sie auf dem Postweg erhalten haben, innerhalb einer Frist von zwei bis drei Monaten an den Bewerber zurückzuschicken. Einzige Ausnahme wäre, wenn der Kandidat zugestimmt hat, dass seine Unterlagen vernichtet werden dürfen.
Bewerbungsunterlagen per E‑Mail
Hier wird es aus Sicht der DSGVO schon etwas komplizierter. Wenn sich Bewerber auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ bewerben, dann wird die Bewerbung im Unternehmen von einem PC zum nächsten weitergeleitet. Bei einer Absage besteht nun die Gefahr, dass nicht jede involvierte Stelle im Unternehmen informiert wird. Und das ist letzten Endes ein Verstoß gegen die DSGVO. Für Unternehmen ist es wichtig, dass Sie sich einen logischen Ablauf überlegen, wie sämtliche Daten von Bewerbern aus der Firmen-Cloud und von allen Computern der Mitarbeiter gelöscht werden. Dieser Prozess sollte fester Bestandteil des, nun ohnehin zu führenden, Verfahrensverzeichnisses sein.
Bewerbungsabsagen: So überbringen Sie diese richtig
Absage zur Bewerbung per Anruf – der persönliche Kontakt
Die persönlichste Form, einem Bewerber die negative Nachricht zu übermitteln, ist ein Anruf. Ein Telefonat wirkt am aufrichtigsten und zeigt deutlich Interesse an den einzelnen Kandidaten. Gerade unschöne Botschaften lassen sich durch eine freundliche Stimme und persönlichen Kontakt sehr viel besser überbringen. Jedoch sollten Sie sich vorher gut überlegen, wie Sie die telefonische Absage der Bewerbung formulieren.
Versenden einer Bewerbungsabsage per E‑Mail & Post
Sollten Sie die Absage zur Bewerbung postalisch oder per E‑Mail versenden wollen, so sollten Sie unbedingt alle rechtlichen Voraussetzungen beachten:
Wie bei der Ausschreibung einer Stellenanzeige zur Mitarbeitersuche darf auch eine Absage zur Bewerbung keine Diskriminierung einer speziellen Personengruppe beinhalten. Andernfalls riskieren Sie ein Wiedersehen mit dem Bewerber vor Gericht, der bei einer Diskriminierung (aufgrund von ethnischer Herkunft, Religionszugehörigkeit, persönlicher Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Behinderung) die Zahlung einer Entschädigung einklagen kann. Grundsätzlich gelten für die Formulierung der Absage per E‑Mail dieselben Regeln wie für postalische Ablehnungsschreiben, obgleich elektronische Absagen in kürzerer Fassung geschrieben wird.
Die ungeschönte Wirklichkeit: Gründe, die zu Bewerbungsabsagen führen, aber so nicht kommuniziert werden dürfen.
Gründe, wie:
- eine grundsätzliche, persönliche Antipathie
- eine hohe Umzugswahrscheinlichkeit
- eine besonders einseitige Geschlechterverteilung im Unternehmen
- eine Weltanschauung, die nicht zur Unternehmensphilosophie passt
mögen möglicherweise nachvollziehbar wirken, sollten die professionelle Entscheidung für oder gegen einen Kandidaten aber im Normalfall nicht beeinflussen. Würde ein Personalverantwortlicher den Fehler begehen, explizit solche Faktoren als Begründung für eine Absage nennen, bestünde damit eine nachweisliche Verletzung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG).
Bewerbungsabsagen müssen grundsätzlich diesen gesetzlichen Richtlinien folgen. Das führt allerdings leider auch dazu, dass der Inhalt oftmals sehr unpersönlich wirkt und dem Bewerber daraus nicht klar ersichtlich ist, warum genau die Position im Unternehmen für Ihn oder Sie nicht infrage kommt.
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Bewerbungsabsagen: Bewerbungsunterlagen einbehalten oder zurücksenden?
Ob man die Bewerberunterlagen einbehält, ist ganz abhängig davon, ob die Möglichkeit einer späteren Einstellung grundsätzlich besteht.
Bewerbung für späteren Zeitpunkt speichern
In manchen Bereichen oder Branchen kann es sein, dass der Bewerber möglicherweise für andere Aufgabengebiete des Unternehmens oder für eine Anstellung zu einem späteren Zeitpunkt von Interesse ist. In diesem Fall ist es durchaus legitim die Bewerbungsunterlagen im Unternehmen zu behalten (Stichwort Talentpool). Teilen Sie dies jedoch in der Bewerbungsabsage mit und bitten Sie um Einverständnis. So nehmen die dem negativen Schreiben direkt etwas faden Beigeschmack, sorgen für Aufmunterung und Hoffnung beim Kandidaten und polieren Ihr Firmenimage etwas auf. >Die Chance auf eine Anstellung zu einem späteren Zeitpunkt sollte jedoch natürlich auch tatsächlich bestehen!
Es besteht langfristig kein Interesse
Ist der Bewerber auch auf lange Sicht oder für andere Positionen im Unternehmen uninteressant oder nicht geeignet, so ist es höflich die Bewerbungsunterlagen beiliegend zum Schreiben an den Absender zurückzusenden. Hochwertige Bewerbungsmappen oder Bewerbungsfotos können schließlich häufig mehrfach genutzt werden. Es gilt natürlich nur für postalische Bewerbungen, dass einbehaltene Unterlagen selbstverständlich nach Ablauf der Frist vernichtet werden. Dies muss in der Bewerbungsabsage nicht extra erwähnt werden.
Bewerbungsabsagen: Muster und Vorlagen
Schlechte Nachrichten werden von niemanden gerne erhalten und übermittelt. Trotzdem möchten Sie den abgesagten Kandidaten positiv in Erinnerung bleiben. Genau für diese Ziele haben wir unsere Bewerbungsabsagen Muster auf drei wesentliche Aspekte abgestimmt:
- Persönlichkeit
Verzichten Sie auf Standardphrasen wie „Sehr geehrte/r Bewerber/in“, sondern sprechen Sie den Kandidaten persönlich mit seinem Namen an. Beziehen Sie sich außerdem auf die beworbene Stelle und bedanken Sie sich für das entgegengebrachte Interesse am Unternehmen. - Grund der Absage
Es gibt nichts Schlimmeres, als Bewerbern keinen Grund für die Absage zu nennen. Eine positive Formulierung der vielen Gründe, die zu einer Absage geführt haben, ist nicht immer leicht. In unserem Beitrag finden Sie dazu ein paar Hilfestellungen für die richtige und passende Formulierung. - Kontakt bestehen lassen
Mit dem Angebot, den Kandidaten in den Bewerberpool/Talentpool aufzunehmen, können Sie den Bewerber auf neue Stellenangebote aufmerksam machen, die zu seinen Qualifikationen passen. Dieser Aspekt dient sowohl den Bewerbern als auch Ihnen als Unternehmen.
Wie bereits oben erwähnt, ist die reine Verwendung unserer Muster für Bewerbungsabsagen niemals ausreichend für eine qualitativ hochwertige Absage. Damit Ihre Bewerber sich ernst genommen fühlen und sich gegebenenfalls erneut bei Ihnen bewerben, sollten Sie mehr Zeit investieren und eine individuelle Absage formulieren. Konstruktives Feedback lässt sich nun einmal nicht in einem Muster vorfertigen.
Häufige Fragen zu Bewerbungsabsagen durch den Arbeitgeber
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