[ BEITRAG ]
Kündigungsgespräch führen
Das Führen eines Kündigungsgesprächs ist eine besonders sensible Angelegenheit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Informieren Sie sich jetzt über die richtige Tonalität und welche Schritte Sie bei einer Kündigung auf keinen Fall vergessen dürfen.
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
Ein faires Kündigungsgespräch ist entscheidend, da es für den Arbeitnehmer oft ein einschneidendes Erlebnis darstellt. Die Kündigung sollte einfühlsam und verständlich erklärt werden, damit der Mitarbeiter den Grund nachvollziehen kann. Wer darf eine Kündigung aussprechen? In der Regel erfolgt dies durch den Arbeitgeber, wie den Inhaber oder einen bevollmächtigten leitenden Angestellten. Wichtig ist, dass die Kündigung schriftlich erfolgt, da mündliche Kündigungen unwirksam sind. Auch Arbeitnehmer können kündigen, sollten dies aber in einem persönlichen Gespräch ankündigen. Es gibt verschiedene Arten von Kündigungen: betriebsbedingte, personenbedingte und verhaltensbedingte Kündigungen. In Ausnahmefällen kann auch eine außerordentliche Kündigung notwendig werden. Während der Probezeit gelten kürzere Kündigungsfristen, aber auch hier muss ein triftiger Grund vorliegen. Das Führen eines Kündigungsgesprächs erfordert Vorbereitung. Der Arbeitgeber sollte Verantwortung übernehmen, die Kündigung klar formulieren, und dem Mitarbeiter Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Die Formulierung der Kündigung sollte direkt und unmissverständlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Mitarbeiterfeedback sollte in einem späteren Gespräch eingeholt werden, um das Unternehmen zu verbessern. Die Kündigung sollte dem Team zeitnah kommuniziert werden, um Gerüchte zu vermeiden und das Arbeitsklima zu stabilisieren. (Geschätzte Lesezeit: 20–25 Minuten)
Mitarbeiter richtig kündigen – Warum ein faires Kündigungsgespräch so wichtig ist
Wer schon einmal ein Kündigungsgespräch führen musste, der weiß, dass es sich dabei keinesfalls um eine einfache Angelegenheit handelt – weder für den Arbeitgeber noch für den Gekündigten. Nicht selten handelt es sich dabei, vor allem für die gekündigte Person, um ein einschneidendes Erlebnis, das in manchen Fällen zu Existenzängsten führen kann. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, die Kündigung fair und einfühlsam auszusprechen. Fair bedeutet hier vor allem auch, dass der Gekündigte die Gelegenheit erhält zu erfahren, aus welchem Grund er gekündigt wurde. Auf diese Weise können im Laufe der Zeit begangene Fehler korrigiert werden, um die weiteren, langfristigen Chancen auf dem Berufsmarkt zu erhöhen.
Ein Kündigungsgespräch zu führen kann eine Herausforderung sein, da nicht selten Emotionen im Spiel sind. Aus diesem Grund sollte die Begründung ruhig und sachlich vorgetragen werden, der Gekündigte sollte die Chance erhalten, sich dazu zu äußern und seine Sicht der Dinge darzulegen. Zwar ändert dies nicht zwangsläufig etwas an der Kündigung, doch tut es den Betroffenen in dieser Situation meist gut, sich in Bezug auf die Kündigung auszudrücken. Die faire Chance sich zu äußern und den Grund für die Kündigung zu erfahren, gehört dazu, wenn man ein angemessenes und faires Kündigungsgespräch führen möchte. Eine Kündigung muss natürlich auch immer schriftlich festgehalten werden. Wie Sie dieses Schreiben am besten formulieren, können Sie in unserem Artikel Kündigung Muster nachlesen.
Zu einem Kündigungsgespräch gehört allerdings mehr als Einfühlsamkeit und Verständnis. Wer nach einem Leitfaden oder Tipps für das Führen eines Kündigungsgesprächs in der Suchmaschine seiner Wahl sucht, wird häufig mit unzähligen Informationen bombardiert. Dieser Artikel soll die wichtigsten Punkte zusammenfassen, um Beispiele zu bieten, wie man Kündigungen richtig ausspricht und Mitarbeitern in angemessener Weise kündigt. In erster Linie beantwortet der Artikel aber die Frage: Wie führe ich ein Kündigungsgespräch?
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Wer darf eine Kündigung aussprechen und in welcher Form?
Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber ist dazu berechtigt, eine Kündigung auszusprechen. Dies ist in kleineren Unternehmen im Normalfall der Inhaber des Unternehmens. Doch Vorsicht: Vor allem in großen Betrieben wird die Kündigungsberechtigung auf spezielle Personen übertragen, es muss also nicht in jedem Fall der Chef sein, der das Trennungsgespräch mit dem Mitarbeiter führt. Kündigungsberechtigt sind in den meisten Fällen Positionen wie die Filialleitung oder die Geschäftsführung.
Zu beachten ist hierbei, dass die Kündigung nur in Schriftform wirksam ausgesprochen werden kann, eine mündliche Kündigung ist nicht gültig. Mehr Informationen finden Sie hier in unserem Artikel Kündigung Muster.
Ein Kündigungsgespräch zu führen heißt also nicht, dass der betroffene Mitarbeiter ins Büro zitiert und auf schnellstem Wege entlassen werden kann.
Aber auch der Mitarbeiter kann eine Kündigung aussprechen und sich bewusst dafür entscheiden, die Firma verlassen zu wollen. Die Gründe können hierbei vielfältig sein: Von steigendem Druck, unbefriedigenden Aufgaben über ein schlechtes Betriebsklima bis hin zu nicht wettbewerbsfähigen Gehältern. Auch wenn die Gültigkeit der Kündigung der Schriftform verlangt, sind Arbeitnehmer gut beraten, zuerst das persönliche Gespräch mit ihrem Vorgesetzten zu suchen, um die Kündigungsabsicht zu kommunizieren. So können im Einvernehmen die nächsten Schritte eingeleitet werden und ein gemeinsames, abgestimmtes Kündigungsschreiben verfasst werden. Der Ausstieg aus dem Unternehmen wird dem Arbeitnehmer so nicht nur auf juristischer Ebene, sondern auch im zwischenmenschlichen Kontext leichter fallen.
Welche Gründe kann es für eine Kündigung geben?
Weshalb einem Mitarbeiter gekündigt wird, kann viele Gründe haben. Hier ist zu beachten, dass eine Kündigung unter gewissen Umständen einen besonderen Grund haben bzw. „sozial gerechtfertigt“ sein muss. Dies ist der Fall, wenn der Betrieb mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigt und der Betroffene mindestens sechs Monate im Betrieb beschäftigt ist. Eine sozial gerechtfertigte Kündigung ist laut Gesetzgeber in drei Varianten möglich:
- Betriebsbedingte Kündigung
- Personenbedingte Kündigung
- Verhaltensbedingte Kündigung
Betriebsbedingte Kündigung
Die betriebsbedingte Kündigung ist im Durchschnitt einer der häufigsten Gründe, aus denen Mitarbeitern gekündigt wird. Die geplante Entlassung hängt hierbei nicht zwangsläufig mit dem Mitarbeiter zusammen, sondern vielmehr mit der aktuellen Situation des Betriebes selbst. Womöglich steht eine Umstrukturierung an, weswegen zahlreiche Stellen wegfallen, der Arbeitgeber muss die Insolvenz anmelden, Filialen werden geschlossen oder Mitarbeiter werden durch moderne Technik ersetzt. Die Gründe für eine betriebsbedingte Kündigung sind durchaus vielseitiger, als man meint. Auch hier ist es dem gekündigten Mitarbeiter nur fair gegenüber, eine Begründung für die Kündigung zu liefern, um ihn in seinem Trennungsprozess zu unterstützen und Klarheit zu schaffen.
Personenbedingte Kündigung
Eine personenbedingte Kündigung hängt, wie der Name schon verrät, mit der betroffenen Person zusammen. Stehen einer weiteren Beschäftigung im Unternehmen deutliche Gründe entgegen, kann eine personenbedingte Kündigung ausgesprochen werden. Bei dieser Form der Kündigung geht es nicht um internes, untragbares Fehlverhalten des Mitarbeiters, sondern um Faktoren wie zum Beispiel eine schwache Arbeitsleistung, bei der keine Aussicht auf Besserung besteht, zu viele Krankheitstage oder Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit, Minderung der Leistungsfähigkeit aufgrund gesundheitlicher Gründe oder Verlust einer erforderlichen Erlaubnis zur Ausübung des Berufs. Grundsätzlich geht es hierbei also vor allem um eine Beeinträchtigung der Arbeitgeberinteressen, die lediglich durch eine Kündigung des entsprechenden Mitarbeiters behoben werden kann. Im Kündigungsgespräch ist in vielen Fällen mit Unverständnis zu rechnen. Häufig fragt sich der Mitarbeiter, vor allem in einer Umstrukturierung, wieso gerade er betroffen ist. Offenheit, klare Worte und Verständnis sollten hier selbstverständlich sein. Personenbedingte Kündigungen können durch vorausgegangene Mitarbeitergespräche, personaldienstrechtliche Abmahnungen und konstruktive Kritik vermieden werden.
Verhaltensbedingte Kündigung
Eine weitere Form der Kündigung ist die verhaltensbedingte Kündigung, die nach einer oder mehreren Abmahnungen erfolgt. Glänzt ein Mitarbeiter nicht durch Leistung, sondern durch Fehlverhalten, so kann auch dies ein gerechtfertigter Grund für eine Kündigung sein. Was als Fehlverhalten gilt, ist häufig variabel. Doch vor allem Arbeitsverweigerung, unentschuldigtes Fehlen am Arbeitsplatz, Alkohol- oder Drogenkonsum während der Arbeitszeit, Diskriminierung, sexuelle Belästigung oder Mobbing können ausschlaggebend sein. Für gewöhnlich bedarf es einer Abmahnung, bevor die Kündigung erfolgt. In diesem Falle kann damit gerechnet werden, dass das Kündigungsgespräch vonseiten des Gekündigten besonders emotional ausfällt. Schließlich wird hier Fehlverhalten des Mitarbeiters aufgezeigt und das Arbeitsverhältnis in einem Trennungsgespräch beendet.
Außerordentliche Kündigung
Die seltenste, aber keinesfalls unmögliche Form der Entlassung, ist die außerordentliche Kündigung. Sie kann dann durchgesetzt werden, wenn es dem Arbeitgeber nicht mehr zuzumuten ist, den Mitarbeiter weiterhin zu beschäftigen. Der Schaden, den der Arbeitnehmer also anrichtet, muss enorm sein, damit diese Form der Kündigung gerechtfertigt sein kann.
Die Kündigung in der Probezeit
Vor allem in Bezug auf die Kündigungsfrist stellt die Probezeit einen Sonderfall dar. Die Frist beträgt hier nämlich lediglich zwei Wochen. Nichtsdestotrotz muss auch während der Probezeit ein angemessener Grund für die Kündigung vorliegen. Betriebsbedingt, verhaltensbedingt oder personenbedingt wird auch hier vorausgesetzt. Auch vorausgegangene Ermahnungen und Mitarbeitergespräche sind Voraussetzung für eine Kündigung.
Wie führe ich ein Kündigungsgespräch — ein Leitfaden
Niemand ist perfekt, dementsprechend können auch während eines Kündigungsgespräches Fehler passieren. Das Problem hierbei: Gerade in einer derart angespannten Situation können kleine Fehler zu unnötigen Belastungen auf beiden Seiten führen, was sicher niemandes Absicht ist. Schließlich soll das Arbeitsverhältnis im Optimalfall in beidseitigem Wohlwollen beendet werden. Aus diesem Grund sollten die folgenden Faktoren bei jedem Kündigungsprozess beachtet werden.
Die Trennungsabsicht rechtzeitig ankündigen
Bevor es zum eigentlichen Entlassungsgespräch kommt, sollten diverse Maßnahmen ergriffen werden, um dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, rechtzeitig auf etwaiges Fehlverhalten zu reagieren. Fallen diese nicht erfolgreich aus, gilt es, die Trennungsabsicht anzukündigen.
Verantwortung übernehmen
Der Punkt, mit dem alles beginnt, wirkt sehr selbstverständlich, doch ist es nicht immer. Das Kündigungsgespräch sollte, allein aus Respekt dem Gekündigten und der Firmenkultur gegenüber, von der Führungskraft selbst durchgeführt werden, sofern die Möglichkeit besteht. Verantwortung ist nicht teilbar – ist der Chef nicht in der Lage, seine eigene Entscheidung zu vertreten und die Verantwortung dafür zu übernehmen, kann Gesichtsverlust vor den eigenen Mitarbeitern und dem Gekündigten die Folge sein.
Vorbereitung ist alles
Es gibt kaum etwas Schlimmeres für einen Mitarbeiter im Kündigungsgespräch, als einen Chef, der kein fundiertes Wissen darüber hat, wie die aktuelle Sachlage eigentlich aussieht. Aus diesem Grund ist es essenziell wichtig, dass die Führungskraft vor Beginn des Gespräches alle nötigen Informationen kennt und sich auch im Klaren darüber ist, wie diese formuliert werden sollen. Vor allem folgende Informationen sollten bereits im Voraus festgehalten werden:
- Wieso wird der Mitarbeiter gekündigt?
- Zu welchem Zeitpunkt gilt das Arbeitsverhältnis als beendet?
- Wie soll die Zeit bis zur endgültigen Entlassung ablaufen?
Es sollte nicht vergessen werden, dass der Mitarbeiter sich nun in einer Ausnahmesituation befindet und auf jede ihm gegebene Information angewiesen ist, um die weitere Lebensplanung, vielleicht nicht nur in Bezug auf den beruflichen Werdegang, neu zu ordnen. Die angemessene Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch ist also einerseits dem reibungslosen Ablauf zuträglich und zeigt andererseits Fairness gegenüber dem Mitarbeiter.
Der richtige Zeitpunkt
Auf den ersten Blick scheint der richtige Zeitpunkt eher unerheblich zu sein, denn das Arbeitsverhältnis läuft früher oder später sowieso aus, korrekt? Falsch! Gerade nach einer Kündigung werden zahlreiche offene Fragen auftauchen, die der gekündigte Mitarbeiter beantwortet haben möchte. Aus diesem Grund sollte die Möglichkeit bestehen, relativ zeitnah nach der Entlassung Folgegespräche durchzuführen. Nicht immer fallen einem Mitarbeiter in dieser Situation genau die Fragen ein, die er stellen möchte, weswegen die Zeit dafür gegeben werden muss. Im Optimalfall findet das Gespräch zu Beginn der Woche statt, sodass der Mitarbeiter die Möglichkeit erhält, die Entlassung zu verarbeiten und direkt im Anschluss Folgegespräche veranlassen kann, in die zum Beispiel Rechtsbeistand oder der Betriebsrat involviert werden können. So ist die Wahl des Kündigungszeitpunktes von großer Bedeutung für ein faires Kündigungsmanagement.
Der korrekte Ausdruck
Viele Arbeitgeber, die einem Mitarbeiter kündigen wollen, neigen nicht selten dazu, schwammige Formulierungen zu nutzen, „um den heißen Brei“ herumzureden und nicht auf den Punkt zu kommen. Häufig sind sie der Überzeugung, man müsse dem gekündigten Mitarbeiter die Sachlage so schonend wie möglich beibringen. Einerseits ist das korrekt, andererseits besteht bei zu unklarer Formulierung sogar die Gefahr, dass der Mitarbeiter gar nicht versteht, dass ihm zu diesem Zeitpunkt gekündigt wird. Zwar sollte wohlwollend mit der betroffenen Person gesprochen werden, doch ist eine klare Formulierung der Kündigungsgründe unabdingbar. Am besten wird direkt zu Beginn des Gespräches die Absicht geäußert, zum Beispiel durch die Formulierung „Aufgrund von XY beenden wir das Arbeitsverhältnis fristgerecht zum XX.YY.ZZZZ”. Im Anschluss können, falls gewünscht, nähere Erläuterungen folgen oder der gekündigte Mitarbeiter kann sich zu der Sachlage äußern. Selbstverständlich kommt es auch hier auf den Grund der Kündigung und die dazugehörige Vorgeschichte an. Ist die Entlassung zum Beispiel aufgrund von Fehlverhalten notwendig, ist der Ton nicht selten von Natur aus harscher, als im Falle einer betriebsbedingten Kündigung. Nichtsdestotrotz muss die Führungskraft stets dazu in der Lage sein, dem Betroffenen die Tatsachen klar, unmissverständlich und sachlich zu eröffnen und im Bedarfsfall zu erläutern. Bei negativ ablaufenden Kündigungen fließt im Optimalfall dennoch keine persönliche Note der Führungskraft mit ein. Im Rahmen einer gesunden Trennungskultur ist die Vorbereitung eines Kündigungsgespräches mit klarem Gesprächsbeginn, einem ausgewogenen Redeanteil beider Parteien und erfolgreichem, wohlwollenden Gesprächsabschluss essenziell. Es sollte zudem für diverse Prozessfragen und offene Fragestellungen im Kündigungsprozess genug Zeit eingeräumt werden. Gleiches gilt für emotionale Reaktionen der gekündigten Person.
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Keine Verhandlungen führen
Auch dann, wenn es wehtut, sollte eine Führungsperson niemals während eines Kündigungsgesprächs in Verhandlungen eintreten. Verständnis zeigen ist in Ordnung, die getroffene Entscheidung ist aber endgültig. Der gekündigte Mitarbeiter sollte allerdings keinesfalls unter Druck gesetzt werden, zum Beispiel mit der sofortigen Unterschrift eines Aufhebungsvertrages. Die Entscheidung ist getroffen, eine Verhandlungsgrundlage existiert nicht, doch soll für den Betroffenen immer die Möglichkeit bleiben, das Gespräch sacken zu lassen und sich gegebenenfalls mit der Familie zu beraten.
Zeugen mit ins Boot holen
Wie bereits mehrfach angemerkt, sind Entlassungen und die darauffolgenden Gespräche fast immer mit verschiedenen, nicht selten negativen, Emotionen beladen. Dementsprechend kann es natürlich vorkommen, dass das Gespräch alles andere als reibungslos verläuft und sogar ein Rechtsstreit entsteht. Um die eigene Position hier zu stärken und Unklarheiten sowie falsche Anschuldigungen zu vermeiden, sollte, wenn die Möglichkeit besteht, eine weitere Person dem Gespräch beiwohnen. Im Optimalfall beginnt die Führungskraft mit der Eröffnung des Gesprächs, schafft Tatsachen und macht unmissverständlich die eigene Absicht klar. Die weitere Person, zum Beispiel ein kompetenter Mitarbeiter der Personalabteilung, steht im weiteren Verlauf für Fragen und zur Aufklärung von Unklarheiten zur Verfügung.
Feedback des gekündigten Mitarbeiters
Es mag zwar paradox klingen, doch kann es sinnvoll sein, das Feedback des Mitarbeiters in Bezug auf das Kündigungsgespräch oder die Arbeit im Unternehmen generell einzuholen. Auch aus diesem Grund sollte für ein faires und wohlwollend verlaufendes Entlassungsgespräch gesorgt werden. Geht man im Guten auseinander, kann offener miteinander gesprochen werden und womöglich ein konstruktiver Austausch erfolgen. Das Feedback des Mitarbeiters sollte allerdings nicht unbedingt während des Entlassungsgespräches selbst stattfinden, da im schlimmsten Falle beide Parteien noch zu sehr mit der Situation Vorort beschäftigt sind, um konstruktiv anzuknüpfen. Sollte eine wohlwollende Trennung gelungen sein, kann das ehrliche Feedback des gekündigten Mitarbeiters in einem Folgegespräch eingeholt werden. Die erhaltene Rückmeldung kann wiederum als wichtige Verbesserungsansätze genutzt werden, möchte man neues Personal finden.
Die Kündigung dem Kollegium kommunizieren
Früher oder später wird das Kollegium von der Entlassung des entsprechenden Mitarbeiters erfahren, das ist klar. Allerdings beginnt dann die Gerüchteküche zu brodeln, Gerüchte und womöglich falsche „Tatsachen“ entstehen. Allein schon um das zu verhindern, sollte die Führungskraft die Gegebenheiten unmittelbar im Rahmen einer Teamrunde erläutern. Auch hier gilt allerdings, dass das Kollegium nicht zu früh, zum Beispiel noch während laufender Verhandlungen, informiert wird. Erst dann, wenn alle Formalitäten geklärt und alle Verträge unterschrieben sind, sollte an diese herangetreten werden. Im Optimalfall wird ein kleines Meeting einberufen, in dem die Tatsachen geschildert werden. Häufig wird vergessen, dass auch bei den anderen Mitarbeitern Fragen aufkommen, die schnell beantwortet werden sollten:
- Wird die freie Stelle neu besetzt oder übernimmt jemand aus dem Kollegium die Aufgaben?
- Wie lange bleibt der gekündigte Mitarbeiter noch im Unternehmen?
- Werden gegebenenfalls weitere Stellen im Laufe absehbarer Zeit gestrichen?
Wichtig ist, dass die Führungskraft alle nötigen Fragen beantwortet und Unklarheiten aus der Welt schafft. Kaum etwas schadet dem Arbeitsklima mehr als böse Gerüchte. Gibt es keine andere Möglichkeit, zum Beispiel im Zuge des Schichtdienstes oder des Außendienstes, so kann die Information auch per E‑Mail weitergegeben werden. Neben der korrekten Sachlage sollte den Mitarbeitern per Mail allerdings auch ein Gesprächsangebot gemacht werden, falls Fragen und Unklarheiten bestehen sollten.
Fazit
Alles in allem zählen vor allem drei Dinge in einem Kündigungsgespräch: Organisation, Einfühlungsvermögen und Klarheit. Die Führungskraft steht vor der Herausforderung, einen Spagat zwischen Verständnis und Entschlossenheit zu vollziehen, die eigene Absicht klar und deutlich zu vertreten, wobei dennoch Rücksicht auf die Situation des gekündigten Mitarbeiters genommen werden sollte.
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