[ BEITRAG ]

Kündi­gungs­ge­spräch führen

Das Führen eines Kündi­gungs­ge­sprächs ist eine besonders sensible Angele­genheit für Arbeit­nehmer und Arbeit­geber. Infor­mieren Sie sich jetzt über die richtige Tonalität und welche Schritte Sie bei einer Kündigung auf keinen Fall vergessen dürfen.

Kündigungsgespräch führen als Herausforderung der Führungskraft.

Mitar­beiter richtig kündigen – Warum ein faires Kündi­gungs­ge­spräch so wichtig ist

Wer schon einmal ein Kündi­gungs­ge­spräch führen musste, der weiß, dass es sich dabei keines­falls um eine einfache Angele­genheit handelt – weder für den Arbeit­geber noch für den Gekün­digten. Nicht selten handelt es sich dabei, vor allem für die gekün­digte Person, um ein einschnei­dendes Erlebnis, das in manchen Fällen zu Existenz­ängsten führen kann. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, die Kündigung fair und einfühlsam auszu­sprechen. Fair bedeutet hier vor allem auch, dass der Gekün­digte die Gelegenheit erhält zu erfahren, aus welchem Grund er gekündigt wurde. Auf diese Weise können im Laufe der Zeit begangene Fehler korri­giert werden, um die weiteren, langfris­tigen Chancen auf dem Berufs­markt zu erhöhen.

Ein Kündi­gungs­ge­spräch zu führen kann eine Heraus­for­derung sein, da nicht selten Emotionen im Spiel sind. Aus diesem Grund sollte die Begründung ruhig und sachlich vorge­tragen werden, der Gekün­digte sollte die Chance erhalten, sich dazu zu äußern und seine Sicht der Dinge darzu­legen. Zwar ändert dies nicht zwangs­läufig etwas an der Kündigung, doch tut es den Betrof­fenen in dieser Situation meist gut, sich in Bezug auf die Kündigung auszu­drücken. Die faire Chance sich zu äußern und den Grund für die Kündigung zu erfahren, gehört dazu, wenn man ein angemes­senes und faires Kündi­gungs­ge­spräch führen möchte. Eine Kündigung muss natürlich auch immer schriftlich festge­halten werden. Wie Sie dieses Schreiben am besten formu­lieren, können Sie in unserem Artikel Kündigung Muster nachlesen. 

Zu einem Kündi­gungs­ge­spräch gehört aller­dings mehr als Einfühl­samkeit und Verständnis. Wer nach einem Leitfaden oder Tipps für das Führen eines Kündi­gungs­ge­sprächs in der Suchma­schine seiner Wahl sucht, wird häufig mit unzäh­ligen Infor­ma­tionen bombar­diert. Dieser Artikel soll die wichtigsten Punkte zusam­men­fassen, um Beispiele zu bieten, wie man Kündi­gungen richtig ausspricht und Mitar­beitern in angemes­sener Weise kündigt. In erster Linie beant­wortet der Artikel aber die Frage: Wie führe ich ein Kündigungsgespräch?

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Wer darf eine Kündigung aussprechen und in welcher Form?

Grund­sätzlich gilt: Der Arbeit­geber ist dazu berechtigt, eine Kündigung auszu­sprechen. Dies ist in kleineren Unter­nehmen im Normalfall der Inhaber des Unter­nehmens. Doch Vorsicht: Vor allem in großen Betrieben wird die Kündi­gungs­be­rech­tigung auf spezielle Personen übertragen, es muss also nicht in jedem Fall der Chef sein, der das Trennungs­ge­spräch mit dem Mitar­beiter führt. Kündi­gungs­be­rechtigt sind in den meisten Fällen Positionen wie die Filial­leitung oder die Geschäftsführung.

Zu beachten ist hierbei, dass die Kündigung nur in Schriftform wirksam ausge­sprochen werden kann, eine mündliche Kündigung ist nicht gültig. Mehr Infor­ma­tionen finden Sie hier in unserem Artikel Kündigung Muster.
Ein Kündi­gungs­ge­spräch zu führen heißt also nicht, dass der betroffene Mitar­beiter ins Büro zitiert und auf schnellstem Wege entlassen werden kann. 

Aber auch der Mitar­beiter kann eine Kündigung aussprechen und sich bewusst dafür entscheiden, die Firma verlassen zu wollen. Die Gründe können hierbei vielfältig sein: Von steigendem Druck, unbefrie­di­genden Aufgaben über ein schlechtes Betriebs­klima bis hin zu nicht wettbe­werbs­fä­higen Gehältern. Auch wenn die Gültigkeit der Kündigung der Schriftform verlangt, sind Arbeit­nehmer gut beraten, zuerst das persön­liche Gespräch mit ihrem Vorge­setzten zu suchen, um die Kündi­gungs­ab­sicht zu kommu­ni­zieren. So können im Einver­nehmen die nächsten Schritte einge­leitet werden und ein gemein­sames, abgestimmtes Kündi­gungs­schreiben verfasst werden. Der Ausstieg aus dem Unter­nehmen wird dem Arbeit­nehmer so nicht nur auf juris­ti­scher Ebene, sondern auch im zwischen­mensch­lichen Kontext leichter fallen. 

Welche Gründe kann es für eine Kündigung geben?

Weshalb einem Mitar­beiter gekündigt wird, kann viele Gründe haben. Hier ist zu beachten, dass eine Kündigung unter gewissen Umständen einen beson­deren Grund haben bzw. „sozial gerecht­fertigt“ sein muss. Dies ist der Fall, wenn der Betrieb mehr als zehn Mitar­beiter beschäftigt und der Betroffene mindestens sechs Monate im Betrieb beschäftigt ist. Eine sozial gerecht­fer­tigte Kündigung ist laut Gesetz­geber in drei Varianten möglich: 

  • Betriebs­be­dingte Kündigung
  • Perso­nen­be­dingte Kündigung
  • Verhal­tens­be­dingte Kündigung

Betriebs­be­dingte Kündigung

Die betriebs­be­dingte Kündigung ist im Durch­schnitt einer der häufigsten Gründe, aus denen Mitar­beitern gekündigt wird. Die geplante Entlassung hängt hierbei nicht zwangs­läufig mit dem Mitar­beiter zusammen, sondern vielmehr mit der aktuellen Situation des Betriebes selbst. Womöglich steht eine Umstruk­tu­rierung an, weswegen zahlreiche Stellen wegfallen, der Arbeit­geber muss die Insolvenz anmelden, Filialen werden geschlossen oder Mitar­beiter werden durch moderne Technik ersetzt. Die Gründe für eine betriebs­be­dingte Kündigung sind durchaus vielsei­tiger, als man meint. Auch hier ist es dem gekün­digten Mitar­beiter nur fair gegenüber, eine Begründung für die Kündigung zu liefern, um ihn in seinem Trennungs­prozess zu unter­stützen und Klarheit zu schaffen. 

Perso­nen­be­dingte Kündigung

Eine perso­nen­be­dingte Kündigung hängt, wie der Name schon verrät, mit der betrof­fenen Person zusammen. Stehen einer weiteren Beschäf­tigung im Unter­nehmen deutliche Gründe entgegen, kann eine perso­nen­be­dingte Kündigung ausge­sprochen werden. Bei dieser Form der Kündigung geht es nicht um internes, untrag­bares Fehlver­halten des Mitar­beiters, sondern um Faktoren wie zum Beispiel eine schwache Arbeits­leistung, bei der keine Aussicht auf Besserung besteht, zu viele Krank­heitstage oder Arbeits­un­fä­higkeit durch Krankheit, Minderung der Leistungs­fä­higkeit aufgrund gesund­heit­licher Gründe oder Verlust einer erfor­der­lichen Erlaubnis zur Ausübung des Berufs. Grund­sätzlich geht es hierbei also vor allem um eine Beein­träch­tigung der Arbeit­ge­ber­in­ter­essen, die lediglich durch eine Kündigung des entspre­chenden Mitar­beiters behoben werden kann. Im Kündi­gungs­ge­spräch ist in vielen Fällen mit Unver­ständnis zu rechnen. Häufig fragt sich der Mitar­beiter, vor allem in einer Umstruk­tu­rierung, wieso gerade er betroffen ist. Offenheit, klare Worte und Verständnis sollten hier selbst­ver­ständlich sein. Perso­nen­be­dingte Kündi­gungen können durch voraus­ge­gangene Mitar­bei­ter­ge­spräche, perso­nal­dienst­recht­liche Abmah­nungen und konstruktive Kritik vermieden werden. 

Mitarbeiterin wird gekündigt.
Mitarbeiterin wird gekündigt.

Verhal­tens­be­dingte Kündigung

Eine weitere Form der Kündigung ist die verhal­tens­be­dingte Kündigung, die nach einer oder mehreren Abmah­nungen erfolgt. Glänzt ein Mitar­beiter nicht durch Leistung, sondern durch Fehlver­halten, so kann auch dies ein gerecht­fer­tigter Grund für eine Kündigung sein. Was als Fehlver­halten gilt, ist häufig variabel. Doch vor allem Arbeits­ver­wei­gerung, unent­schul­digtes Fehlen am Arbeits­platz, Alkohol- oder Drogen­konsum während der Arbeitszeit, Diskri­mi­nierung, sexuelle Beläs­tigung oder Mobbing können ausschlag­gebend sein. Für gewöhnlich bedarf es einer Abmahnung, bevor die Kündigung erfolgt. In diesem Falle kann damit gerechnet werden, dass das Kündi­gungs­ge­spräch vonseiten des Gekün­digten besonders emotional ausfällt. Schließlich wird hier Fehlver­halten des Mitar­beiters aufge­zeigt und das Arbeits­ver­hältnis in einem Trennungs­ge­spräch beendet. 

Außer­or­dent­liche Kündigung

Die seltenste, aber keines­falls unmög­liche Form der Entlassung, ist die außer­or­dent­liche Kündigung. Sie kann dann durch­ge­setzt werden, wenn es dem Arbeit­geber nicht mehr zuzumuten ist, den Mitar­beiter weiterhin zu beschäf­tigen. Der Schaden, den der Arbeit­nehmer also anrichtet, muss enorm sein, damit diese Form der Kündigung gerecht­fertigt sein kann. 

Die Kündigung in der Probezeit 

Vor allem in Bezug auf die Kündi­gungs­frist stellt die Probezeit einen Sonderfall dar. Die Frist beträgt hier nämlich lediglich zwei Wochen. Nichts­des­to­trotz muss auch während der Probezeit ein angemes­sener Grund für die Kündigung vorliegen. Betriebs­be­dingt, verhal­tens­be­dingt oder perso­nen­be­dingt wird auch hier voraus­ge­setzt. Auch voraus­ge­gangene Ermah­nungen und Mitar­bei­ter­ge­spräche sind Voraus­setzung für eine Kündigung. 

Angenehme Atmosphäre im Kündigungsgespräch.
Angenehme Atmosphäre im Kündigungsgespräch.

Wie führe ich ein Kündi­gungs­ge­spräch — ein Leitfaden

Niemand ist perfekt, dementspre­chend können auch während eines Kündi­gungs­ge­spräches Fehler passieren. Das Problem hierbei: Gerade in einer derart angespannten Situation können kleine Fehler zu unnötigen Belas­tungen auf beiden Seiten führen, was sicher niemandes Absicht ist. Schließlich soll das Arbeits­ver­hältnis im Optimalfall in beidsei­tigem Wohlwollen beendet werden. Aus diesem Grund sollten die folgenden Faktoren bei jedem Kündi­gungs­prozess beachtet werden. 

Die Trennungs­ab­sicht recht­zeitig ankündigen

Bevor es zum eigent­lichen Entlas­sungs­ge­spräch kommt, sollten diverse Maßnahmen ergriffen werden, um dem Mitar­beiter die Möglichkeit zu geben, recht­zeitig auf etwaiges Fehlver­halten zu reagieren. Fallen diese nicht erfolg­reich aus, gilt es, die Trennungs­ab­sicht anzukündigen. 

Verant­wortung übernehmen

Der Punkt, mit dem alles beginnt, wirkt sehr selbst­ver­ständlich, doch ist es nicht immer. Das Kündi­gungs­ge­spräch sollte, allein aus Respekt dem Gekün­digten und der Firmen­kultur gegenüber, von der Führungs­kraft selbst durch­ge­führt werden, sofern die Möglichkeit besteht. Verant­wortung ist nicht teilbar – ist der Chef nicht in der Lage, seine eigene Entscheidung zu vertreten und die Verant­wortung dafür zu übernehmen, kann Gesichts­verlust vor den eigenen Mitar­beitern und dem Gekün­digten die Folge sein.

Vorbe­reitung ist alles

Es gibt kaum etwas Schlim­meres für einen Mitar­beiter im Kündi­gungs­ge­spräch, als einen Chef, der kein fundiertes Wissen darüber hat, wie die aktuelle Sachlage eigentlich aussieht. Aus diesem Grund ist es essen­ziell wichtig, dass die Führungs­kraft vor Beginn des Gespräches alle nötigen Infor­ma­tionen kennt und sich auch im Klaren darüber ist, wie diese formu­liert werden sollen. Vor allem folgende Infor­ma­tionen sollten bereits im Voraus festge­halten werden: 

  • Wieso wird der Mitar­beiter gekündigt?
  • Zu welchem Zeitpunkt gilt das Arbeits­ver­hältnis als beendet?
  • Wie soll die Zeit bis zur endgül­tigen Entlassung ablaufen?

Es sollte nicht vergessen werden, dass der Mitar­beiter sich nun in einer Ausnah­me­si­tuation befindet und auf jede ihm gegebene Infor­mation angewiesen ist, um die weitere Lebens­planung, vielleicht nicht nur in Bezug auf den beruf­lichen Werdegang, neu zu ordnen. Die angemessene Vorbe­reitung auf das Kündi­gungs­ge­spräch ist also einer­seits dem reibungs­losen Ablauf zuträglich und zeigt anderer­seits Fairness gegenüber dem Mitar­beiter.

Chef kündigt Mitarbeiter.
Chef kündigt Mitarbeiter.

Der richtige Zeitpunkt

Auf den ersten Blick scheint der richtige Zeitpunkt eher unerheblich zu sein, denn das Arbeits­ver­hältnis läuft früher oder später sowieso aus, korrekt? Falsch! Gerade nach einer Kündigung werden zahlreiche offene Fragen auftauchen, die der gekün­digte Mitar­beiter beant­wortet haben möchte. Aus diesem Grund sollte die Möglichkeit bestehen, relativ zeitnah nach der Entlassung Folge­ge­spräche durch­zu­führen. Nicht immer fallen einem Mitar­beiter in dieser Situation genau die Fragen ein, die er stellen möchte, weswegen die Zeit dafür gegeben werden muss. Im Optimalfall findet das Gespräch zu Beginn der Woche statt, sodass der Mitar­beiter die Möglichkeit erhält, die Entlassung zu verar­beiten und direkt im Anschluss Folge­ge­spräche veran­lassen kann, in die zum Beispiel Rechts­bei­stand oder der Betriebsrat invol­viert werden können. So ist die Wahl des Kündi­gungs­zeit­punktes von großer Bedeutung für ein faires Kündi­gungs­ma­nagement.

Der korrekte Ausdruck

Viele Arbeit­geber, die einem Mitar­beiter kündigen wollen, neigen nicht selten dazu, schwammige Formu­lie­rungen zu nutzen, „um den heißen Brei“ herum­zu­reden und nicht auf den Punkt zu kommen. Häufig sind sie der Überzeugung, man müsse dem gekün­digten Mitar­beiter die Sachlage so schonend wie möglich beibringen. Einer­seits ist das korrekt, anderer­seits besteht bei zu unklarer Formu­lierung sogar die Gefahr, dass der Mitar­beiter gar nicht versteht, dass ihm zu diesem Zeitpunkt gekündigt wird. Zwar sollte wohlwollend mit der betrof­fenen Person gesprochen werden, doch ist eine klare Formu­lierung der Kündi­gungs­gründe unabdingbar. Am besten wird direkt zu Beginn des Gespräches die Absicht geäußert, zum Beispiel durch die Formu­lierung „Aufgrund von XY beenden wir das Arbeits­ver­hältnis frist­ge­recht zum XX.YY.ZZZZ”. Im Anschluss können, falls gewünscht, nähere Erläu­te­rungen folgen oder der gekün­digte Mitar­beiter kann sich zu der Sachlage äußern. Selbst­ver­ständlich kommt es auch hier auf den Grund der Kündigung und die dazuge­hörige Vorge­schichte an. Ist die Entlassung zum Beispiel aufgrund von Fehlver­halten notwendig, ist der Ton nicht selten von Natur aus harscher, als im Falle einer betriebs­be­dingten Kündigung. Nichts­des­to­trotz muss die Führungs­kraft stets dazu in der Lage sein, dem Betrof­fenen die Tatsachen klar, unmiss­ver­ständlich und sachlich zu eröffnen und im Bedarfsfall zu erläutern. Bei negativ ablau­fenden Kündi­gungen fließt im Optimalfall dennoch keine persön­liche Note der Führungs­kraft mit ein. Im Rahmen einer gesunden Trennungs­kultur ist die Vorbe­reitung eines Kündi­gungs­ge­spräches mit klarem Gesprächs­beginn, einem ausge­wo­genen Redeanteil beider Parteien und erfolg­reichem, wohlwol­lenden Gesprächs­ab­schluss essen­ziell. Es sollte zudem für diverse Prozess­fragen und offene Frage­stel­lungen im Kündi­gungs­prozess genug Zeit einge­räumt werden. Gleiches gilt für emotionale Reaktionen der gekün­digten Person. 

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Keine Verhand­lungen führen

Auch dann, wenn es wehtut, sollte eine Führungs­person niemals während eines Kündi­gungs­ge­sprächs in Verhand­lungen eintreten. Verständnis zeigen ist in Ordnung, die getroffene Entscheidung ist aber endgültig. Der gekün­digte Mitar­beiter sollte aller­dings keines­falls unter Druck gesetzt werden, zum Beispiel mit der sofor­tigen Unter­schrift eines Aufhe­bungs­ver­trages. Die Entscheidung ist getroffen, eine Verhand­lungs­grundlage existiert nicht, doch soll für den Betrof­fenen immer die Möglichkeit bleiben, das Gespräch sacken zu lassen und sich gegebe­nen­falls mit der Familie zu beraten. 

Zeugen mit ins Boot holen

Wie bereits mehrfach angemerkt, sind Entlas­sungen und die darauf­fol­genden Gespräche fast immer mit verschie­denen, nicht selten negativen, Emotionen beladen. Dementspre­chend kann es natürlich vorkommen, dass das Gespräch alles andere als reibungslos verläuft und sogar ein Rechts­streit entsteht. Um die eigene Position hier zu stärken und Unklar­heiten sowie falsche Anschul­di­gungen zu vermeiden, sollte, wenn die Möglichkeit besteht, eine weitere Person dem Gespräch beiwohnen. Im Optimalfall beginnt die Führungs­kraft mit der Eröffnung des Gesprächs, schafft Tatsachen und macht unmiss­ver­ständlich die eigene Absicht klar. Die weitere Person, zum Beispiel ein kompe­tenter Mitar­beiter der Perso­nal­ab­teilung, steht im weiteren Verlauf für Fragen und zur Aufklärung von Unklar­heiten zur Verfügung. 

Chef wertet Feedback aus Kündigungsgespräch aus.
Chef wertet Feedback aus Kündigungsgespräch aus.

Feedback des gekün­digten Mitarbeiters

Es mag zwar paradox klingen, doch kann es sinnvoll sein, das Feedback des Mitar­beiters in Bezug auf das Kündi­gungs­ge­spräch oder die Arbeit im Unter­nehmen generell einzu­holen. Auch aus diesem Grund sollte für ein faires und wohlwollend verlau­fendes Entlas­sungs­ge­spräch gesorgt werden. Geht man im Guten ausein­ander, kann offener mitein­ander gesprochen werden und womöglich ein konstruk­tiver Austausch erfolgen. Das Feedback des Mitar­beiters sollte aller­dings nicht unbedingt während des Entlas­sungs­ge­spräches selbst statt­finden, da im schlimmsten Falle beide Parteien noch zu sehr mit der Situation Vorort beschäftigt sind, um konstruktiv anzuknüpfen. Sollte eine wohlwol­lende Trennung gelungen sein, kann das ehrliche Feedback des gekün­digten Mitar­beiters in einem Folge­ge­spräch eingeholt werden. Die erhaltene Rückmeldung kann wiederum als wichtige Verbes­se­rungs­an­sätze genutzt werden, möchte man neues Personal finden.

Die Kündigung dem Kollegium kommunizieren

Früher oder später wird das Kollegium von der Entlassung des entspre­chenden Mitar­beiters erfahren, das ist klar. Aller­dings beginnt dann die Gerüch­te­küche zu brodeln, Gerüchte und womöglich falsche „Tatsachen“ entstehen. Allein schon um das zu verhindern, sollte die Führungs­kraft die Gegeben­heiten unmit­telbar im Rahmen einer Teamrunde erläutern. Auch hier gilt aller­dings, dass das Kollegium nicht zu früh, zum Beispiel noch während laufender Verhand­lungen, infor­miert wird. Erst dann, wenn alle Forma­li­täten geklärt und alle Verträge unter­schrieben sind, sollte an diese heran­ge­treten werden. Im Optimalfall wird ein kleines Meeting einbe­rufen, in dem die Tatsachen geschildert werden. Häufig wird vergessen, dass auch bei den anderen Mitar­beitern Fragen aufkommen, die schnell beant­wortet werden sollten: 

  • Wird die freie Stelle neu besetzt oder übernimmt jemand aus dem Kollegium die Aufgaben?
  • Wie lange bleibt der gekün­digte Mitar­beiter noch im Unternehmen?
  • Werden gegebe­nen­falls weitere Stellen im Laufe abseh­barer Zeit gestrichen?

Wichtig ist, dass die Führungs­kraft alle nötigen Fragen beant­wortet und Unklar­heiten aus der Welt schafft. Kaum etwas schadet dem Arbeits­klima mehr als böse Gerüchte. Gibt es keine andere Möglichkeit, zum Beispiel im Zuge des Schicht­dienstes oder des Außen­dienstes, so kann die Infor­mation auch per E‑Mail weiter­ge­geben werden. Neben der korrekten Sachlage sollte den Mitar­beitern per Mail aller­dings auch ein Gesprächs­an­gebot gemacht werden, falls Fragen und Unklar­heiten bestehen sollten. 

Kündigungsgespräch verläuft positiv.
Kündigungsgespräch verläuft positiv.

Fazit

Alles in allem zählen vor allem drei Dinge in einem Kündi­gungs­ge­spräch: Organi­sation, Einfüh­lungs­ver­mögen und Klarheit. Die Führungs­kraft steht vor der Heraus­for­derung, einen Spagat zwischen Verständnis und Entschlos­senheit zu vollziehen, die eigene Absicht klar und deutlich zu vertreten, wobei dennoch Rücksicht auf die Situation des gekün­digten Mitar­beiters genommen werden sollte. 
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