[ BEITRAG ]
Offboarding
Das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen ist meist für beide Parteien ein unerfreuliches Ereignis, die richtige Offboarding-Strategie hilft jedoch dabei, einen strukturierten und angenehmen Austritt zu ermöglichen. Erfahren Sie jetzt, wie sich das Offboarding auch auf das Image Ihres Unternehmens auswirken kann und wie gelungenes Offboarding aussieht.
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung
Der Offboarding Prozess beschreibt das professionelle Begleiten eines Mitarbeiters beim Verlassen des Unternehmens. Er umfasst technische Aspekte wie die Deaktivierung von Zugängen und die Rückgabe von Firmengegenständen sowie sozio-emotionale Aspekte, die den letzten Eindruck des Mitarbeiters prägen. Zu den Vorteilen eines gut organisierten Offboardings gehören ein positiver Gesamteindruck, eine bessere Übergabe und wertvolles Feedback. Dies spart Zeit und Geld bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die 6 Schritte des Offboarding Prozesses umfassen die Information der Personalabteilung, die Erstellung einer Checkliste, die Kommunikation mit dem Team, die Information der Buchhaltung, einen angemessenen Abschied und das Aufrechterhalten des Kontakts. Ein gut gestalteter Prozess trägt zum Nutzen bei, indem er das Unternehmensimage stärkt, rechtliche Streitigkeiten vermeidet und einen reibungslosen Übergang ermöglicht. Zu den zu vermeidenden Fehlern zählen die Vernachlässigung des Datenschutzes, emotionslose Trennung, zu späte Planung und fehlender Wissenstransfer. (Geschätzte Lesezeit: 10–15 Minuten)
Definition Offboarding — Was steckt hinter dem Begriff
Offboarding bedeutet auf Deutsch, dass ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. Dieser wird dabei durch seinen Vorgesetzten professionell aus der Firma begleitet. Offboarding, auch Exit-Management genannt, ist das Gegenstück zum Onboarding, also der Prozess in dem ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen willkommen geheißen wird.
Im Gegensatz zum Onboarding kommt Offboarding meist viel zu kurz. Gründe dafür können Projekte sein, die vorgeschoben werden oder, dass der Vorgesetzte so wenig Kontakt wie möglich zu dem gehenden Mitarbeiter haben möchte. Denn nicht jede Kündigung erfolgt im gemeinsamen Einvernehmen oder verläuft weitgehend friedlich.
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Offboarding Prozess — Wie füllt man entstandene Lücken
Technischer Offboarding Prozess
Sobald ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, müssen sich Arbeitgeber an die IT- und Personalabteilung wenden, damit sämtliche Zugangsdaten des Mitarbeiters deaktiviert werden. Außerdem muss der Ex-Mitarbeiter seinen Ausweis und sämtliche Schlüssel abgeben. So können Datenmissbrauch und Diebstähle verhindert werden.
Sozio-emotionaler Prozess
Egal wie ein Mitarbeiter aus einem Unternehmen ausscheidet, für den Arbeitnehmer ist es immer eine emotionale Belastung. Viele Arbeitgeber unterschätzen diese Auswirkungen, denn genauso wie der erste Eindruck zählt auch der letzte Eindruck des Unternehmens.
Welche Vorteile hat Offboarding?
Unternehmen, die ein gutes Offboarding pflegen, sind darauf vorbereitet, wenn Arbeitnehmer fristlos gekündigt werden oder selbst kündigen. Durch klare und organisierte Abläufe verhindern Arbeitgeber, dass im Offboarding Prozess der Kündigung wichtige Punkte übersehen werden. Führen Unternehmen Offboarding richtig durch, bringt dies viele Vorteile mit sich.
6 Schritte des Offboarding Prozesses
Damit die letzten Arbeitswochen eines Arbeitnehmers für Arbeitgeber und den Mitarbeiter so angenehm wie möglich werden, müssen einige Schritte beachtet werden. Der Offboarding Prozess beginnt in den meisten Fällen mit der Kündigung durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber. Aber auch der Antritt in den Ruhestand eines Mitarbeiters ist ein Grund für Unternehmen, die folgenden Schritte des folgenden Offboarding Leitfadens einzuleiten.
Informieren der Personalabteilung
Sobald ein Arbeitnehmer kündigt, muss der Vorgesetzte sofort die Personalabteilung davon in Kenntnis setzen. Somit wird der Offboarding Prozess in Gang gebracht. Kündigt das Unternehmen dem Mitarbeiter, ist es Aufgabe der Personalabteilung, eventuell mit Rücksprache eines Fachanwalts, die Rechtskräftigkeit zu gewährleisten. Danach werden alle weiteren Schritte abgearbeitet sowie die Anwerbung neuer Mitarbeiter.
Erstellen einer Offboarding Checkliste für Mitarbeiter
Alle weiteren Schritte wie Rückgabe von Firmeneigentum, Kündigungsbestätigung usw. werden in der Checkliste für den Personalaustritt aufgelistet und an den entsprechenden Mitarbeiter ausgehändigt.
Zeitnahe Kommunikation
Arbeitgeber müssen den restlichen Mitarbeitern und ggf. Kunden über den Austritt des Arbeitnehmers baldmöglichst informieren. Ohne den Datenschutz zu verletzen, sollte die Kündigung eines Arbeitnehmers offen im Unternehmen kommuniziert werden.
Informieren der Buchhaltung
Sobald der Prozess des Mitarbeiteraustritts beginnt, muss die Buchhaltung informiert werden, damit das letzte Gehalt sowie Steuerbelege und offene Gehaltsabrechnungen beglichen werden.
Angemessener Abschied
Mitarbeiter, welche das Unternehmen verlassen, sollten von Arbeitgeber und Kollegen angemessen verabschiedet werden. Je nachdem, wie lange ein Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt war, wird er entweder beim morgendlichen Meeting oder bei einer kleinen Feier verabschiedet. Hat der Mitarbeiter in der Vergangenheit für Probleme gesorgt, die im Endeffekt auch der Grund für die Kündigung waren, wird er unter Umständen sofort vom Firmengelände begleitet. Sobald ein Arbeitnehmer verabschiedet wird, sind sämtliche Punkte des Offboarding Prozesses abgearbeitet.
In Kontakt bleiben
Es ist für Unternehmen nie verkehrt, mit ehemaligen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. So kann ein Austausch bei Fachfragen von Vorteil sein. Auch bei Neubesetzung einer Stelle können Unternehmen zuerst auf ehemalige Arbeitnehmer zugehen.
Welchen Nutzen hat ein gut gestalteter Offboarding Prozess?
Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, ist dies entweder für Arbeitnehmer oder Arbeitgeber ein unerwartetes Ereignis. Tritt ein Mitarbeiter dagegen den Ruhestand an, ist dies im Unternehmen schon länger bekannt und besser planbar. Eines haben beide Situationen gemeinsam, denn es geht dem Unternehmen zum einen ein, in den meisten Fällen, geschätzter Mitarbeiter sowie spezielles Wissen verloren. Ein gut gestalteter Offboarding Prozess hilft Unternehmen dabei, dass ein Mitarbeiter beim Ausscheiden anerkennend verabschiedet wird.
Gutes Exitmanagement bringt für Unternehmen viele Vorteile. Durch Mitarbeiter, die nicht mehr im Unternehmen angestellt sind, sich jedoch positiv über dieses äußern, wird das öffentliche Ansehen des Unternehmens gesteigert. Durch die richtige Kommunikation durch den Offboarding Prozess kann außerdem vermieden werden, dass Arbeitgeber oder Arbeitnehmer gerichtliche Schritte aufgrund der Kündigung eingehen. Gutes Offboarding trägt ebenfalls dazu bei, dass Projekte ohne Probleme übergeben werden. Mithilfe einer Offboarding Checkliste vergessen Arbeitgeber keinen der Schritte im Mitarbeiteraustrittsprozess und es ist eine gewisse Sicherheit gewährt, dass alles Wichtige besprochen wurde und sämtliches Unternehmenseigentum abgegeben wurde.
Welche Fehler sollten Arbeitgeber vermeiden?
Neben gutem Onboarding, um Mitarbeiter ins Unternehmen zu bringen und zu halten, muss der Prozess des Offboardings ebenso attraktiv gestaltet sein, damit das Ausscheiden dem Arbeitnehmer nicht negativ in Erinnerung bleibt. Folgende Fehler sollten Unternehmen deshalb beim Offboarding Prozess vermeiden.
Vernachlässigung des Datenschutzes
Wird der Datenschutz beim Exitmanagement vernachlässigt, läuft das Unternehmen Gefahr, dass interne Daten an Dritte weitergegeben werden. Das kann dann passieren, wenn die Entscheidung zur Kündigung nicht gemeinsam getroffen wurde und die Firmenzugänge des Ex-Mitarbeiters noch nicht gelöscht oder gesperrt wurden.
Lautlose Trennung
Mitarbeiter wollen mit der eigenen Leistung das Unternehmen voranbringen. Eine reine Klärung der Formalitäten wäre besonders bei langjährigen Mitarbeitern, die nun ausscheiden, ein grober Fehler. Der ausscheidende Arbeitnehmer fühlt sich dadurch weniger wertgeschätzt und wird unter Umständen kein gutes Feedback über das Unternehmen abgeben, wenn er auf sein Ausscheiden angesprochen wird.
Zu späte Planung des Ausscheidens
Das Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus dem Unternehmen kann beispielsweise durch Tod oder einen schwerwiegenden Unfall überraschend passieren. Deshalb sollten Unternehmen nicht nur für den Normalfall vorbereitet sein, sondern auch für unerwartete Ereignisse. Unvorbereitete Arbeitgeber laufen Gefahr wichtige Punkte zu übersehen, was dazu führen kann, dass die Übergabe eher chaotisch und stressig wirkt und die Stimmung beider Seiten kippt.
Keine Forderung des Wissenstransfers
Scheidet ein Mitarbeiter mit einem gewissen Fachwissen aus, ist es Aufgabe des Unternehmens, rechtzeitig neue Mitarbeiter zu finden. Damit dieses Wissen an andere Kollegen und einen Nachfolger weitergegeben werden kann, sollten Unternehmen gewisse Wissensplattformen zur Verfügung stellen und einen Austausch zwischen dem Mitarbeiter, dem Fachwissen und seinen Kollegen fördern.
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Fazit zum Offboarding
Scheidet ein Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, hat dieses als Arbeitgeber noch einmal die Möglichkeit, einen guten Eindruck beim ausscheidenden Arbeitnehmer zu hinterlassen. Durch ein gutes Offboarding sorgen Unternehmen zum einen für Imagepflege, zum anderen fühlt sich der ehemalige Mitarbeiter geschätzt und verlässt das Unternehmen mit einem positiven Eindruck.
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