Stellenbeschreibung Vorlagen und Muster

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

Eine Stellenbeschreibung definiert die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Stelle und dient der internen Orientierung. Sie unter­scheidet sich von der kreativer gestal­teten Stellenanzeige, die sich an externe Bewerber richtet. Der Aufbau einer Muster-Stellenbeschreibung umfasst die Stellenbezeichnung, Einordnung im Unternehmen, Haupt- und Nebenaufgaben sowie erfor­der­liche Qualifikationen. Angaben wie Vergütung oder Urlaubsanspruch sind meist nicht enthalten. Die Vorteile einer Stellenbeschreibung liegen in der struk­tu­rierten Personalplanung, der verein­fachten Erstellung von Stellenanzeigen und der klaren Dokumentation, die Einarbeitung und Leistungsbeurteilung erleichtert. Ein Nachteil ist der Aufwand für die Erstellung und regel­mäßige Aktualisierung. Rechtlich kann sie bindend sein, wenn sie Teil des Arbeitsvertrags ist, oder als Orientierungshilfe dienen. Am Ende des Artikels wird eine kostenlose Muster-Stellenbeschreibung angeboten, um die Erstellung zu erleichtern. (Geschätzte Lesezeit: 10–15 Minuten)

Stellenbeschreibung Definition

Stellenbeschreibungen (auch Stellenprofile, Arbeitsplatzbeschreibungen bzw. Tätigkeitsbeschreibungen im Bereich des Tarifvertrags des öffent­lichen Dienstes (TVöD) und des Tarifvertrags des öffent­lichen Dienstes der Länder (TV‑L) genannt) sind ein Instrument der Organisationsgestaltung und Personalführung. Zu den Inhalten einer Stellenbeschreibung gehören Informationen zu den Aufgaben bzw. Tätigkeiten, Kompetenzen und Verantwortungsbereichen, welche dem Stelleninhaber im Unternehmen zugeordnet werden. Darüber hinaus enthält eine Muster Stellenbeschreibung eine Anforderungsbeschreibung an den Mitarbeiter. IT Headhunter haben damit alle notwen­digen Informationen, mit denen sie den gewünschten Kandidaten versorgen können, um ihm das Unternehmen so gut wie möglich verkaufen zu können. Das sorgt beim Kandidaten, schon bevor dieser überhaupt in Kontakt mit dem Unternehmen selbst tritt, für einen guten und vor allem profes­sio­nellen Eindruck. Obwohl oft vermutet, ist eine Stellenbeschreibung nicht dasselbe wie eine Stellenanzeige. Die Stellenbeschreibung kann die Erstellung einer Stellenanzeige und damit das Recruiting über Social Media und andere Kanäle deutlich verein­fachen und bietet der Personalabteilung dementspre­chend viel Zeitersparnis.

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Wie ist eine Muster Stellenbeschreibung aufgebaut?

Der Aufbau einer Stellenbeschreibung variiert je nach Nutzung des Instruments. In der Regel werden drei Themenbereiche abgebildet:

• das Instanzenbild (Einordnung der Stelle im Unternehmen, Vertreterstelle, Vorgesetzte)
• das Aufgabenbild (Stelleninhalte, Aufgabenzuteilung, Entscheidungs- und Weisungskompetenz)
• das Leistungsbild (Ziele)

Konkreter sind folgende Informationen üblicher­weise vorhanden:

• Stellenbezeichnung bzw. Jobtitel
• Direkte Vorgesetzte und nachge­ordnete Stellen
• Vertretungsstellen
• Ziele, die mit der Stelle verbunden sind
• Haupt- und Nebenaufgaben (evtl. mit Zeitanteil)
• Kompetenzen, Befugnisse, Verantwortung
• Rollenanforderungen (persönlich an den Inhaber bzw. die Inhaberin der Stelle)
• Rollenanforderungen (Ausbildung / Weiterbildung)

Diese Informationen können je nach Anforderungen im Unternehmen ergänzt sein um:

• Nennung des Unternehmens
• Organisatorische Einordnung, Rang, Hierarchieebene
• Fachliche Weisungsbefugnisse
• Führungsaufgaben
• Sachaufgaben
• Informationsaufgaben / Kommunikationsbeziehungen extern und intern
• Unterschrift des Vorgesetzten, nächst­hö­heren Vorgesetzten, ggf. Arbeitsanalytikers
• Teamkollegen / ‑kolle­ginnen
• Nächsthöhere Stelle und indirekt unter­stellte Stellen
• Sonderfunktionen / ‑aufgaben
• Ausstattung mit Arbeitsmitteln, Technik, Regelwerken etc.
• Mitarbeit in tätig­keits­re­le­vanten Gremien / Arbeitskreisen

Eine Stellenbeschreibung hat in der Praxis einen Umfang von 1 bis 3 Seiten, die aus dem Stellenplan, der Arbeitsverteilungsübersichten bzw. Funktionen- und Kompetenzdiagramme bestehen. Eine Stellenbeschreibung kann für mehrere konkrete Positionen im Unternehmen existieren. Denkbar ist beispiels­weise, dass eine Stellenbeschreibung für alle Sekretärinnen und Sekretäre oder für alle Beschäftigten im Lager angefertigt wird. Das Pendant dazu ist die Stellenanzeige. Um eine konkrete Aufforderung an poten­zielle Interessierte zu stellen, muss eine besonders anspre­chende und kreative Stellenanzeige erstellt werden. Sie ist also eine spezielle Ausprägung einer Stellenbeschreibung, die z. B. auf den konkreten Standort und die gewünschte Zielgruppe zugeschnitten ist. Zudem ist die Sprache der beiden perso­nal­wirt­schaft­lichen Instrumente vonein­ander verschieden. Die Stellenanzeige richtet sich an externe Personen und ist entspre­chend der Zielgruppe häufig etwas lockerer formu­liert. Die Stellenbeschreibung ist hingegen rein intern und häufig formaler aufgebaut, um beispiels­weise den Vorgaben hinsichtlich der Eingruppierung bezie­hungs­weise der Vergütung im Unternehmen zu entsprechen.

Bestandteile einer Muster Stellenbeschreibung

Einige Angaben sind üblicher­weise nicht in Stellenbeschreibungen vorhanden. Zu diesen zählen u. a.:

• Konkrete Vergütungsstufe des Stelleninhabers bzw. der Stelleninhaberin
• Urlaubsansprüche
• Länge der Probezeit
• Entgeltliche Sonderleistungen
• Ein Imagetext des Unternehmens
• Die Befristung des Arbeitsvertrags
• Arbeitszeit der einge­stellten Person (i. d. R. für Vollzeitbeschäftigte ausgelegt)

Was sind die Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung?

Der wesent­liche Vorteil von Stellenbeschreibungen ist, dass sie der Ausgangspunkt für eine Vielzahl weiterer perso­nal­wirt­schaft­licher Instrumente sein kann. So unter­stützen sie dabei, recht­lichen Anforderungen gerecht zu werden. So sind z. B. nach § 81 Abs. 1 BetrVG (auch MaRisk AT 7.1) Unternehmen dazu verpflichtet, Arbeitnehmer über deren Aufgaben und Verantwortungen sowie über die Art der Tätigkeit und deren Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebs zu unter­richten. Weiterhin können Stellenbeschreibungen sowohl die Führungskraft als auch die Personalabteilung in weiteren Punkten unterstützen.

Vorteile einer Stellenbeschreibung

• Eine quali­tative Personalplanung inkl. Planung von notwen­digen Weiterbildungen durchzuführen
• Stellenanzeigen schreiben wird vereinfacht
• Durch den obigen Punkt wird es ebenfalls leichter, neue Mitarbeiter zu finden
• Das Entgelt auf den Anforderungen und Aufgaben der Stelle zu ermitteln bzw. Vergütungsbandbreiten festzulegen
• Neue Mitarbeiter einzu­ar­beiten (Onboarding), in dem ihre Aufgaben und die organi­sa­tionale Einbindung trans­parent dokumen­tiert sind
• Zielvereinbarungen abzuleiten
• Beurteilungen und Arbeitszeugnisse zu erstellen, in dem die notierten Aufgaben als Basis genutzt werden
• Transparenz in einer Organisationseinheit über Aufgaben und Kompetenzen herzustellen
• Vergleichbare Mitarbeitende zu ermitteln, um im Fall betriebs­be­dingter Kündigungen entspre­chende Vergleichsgruppen zu bilden

Nachteile einer Stellenbeschreibung

Um eine Stellenbeschreibung zu erstellen, müssen Personalverantwortliche zunächst mit den verant­wort­lichen Führungspersonen sprechen, um die genauen Aufgabenbereiche abzugrenzen. Diese Zusammenarbeit kann auch als Impulsgeber für Veränderungen im Unternehmen dienen. Zu den Nachteilen gehört aller­dings der mit der Erstellung verbundene zeitliche Aufwand. Zudem müssen Stellenbeschreibungen ständig aktua­li­siert werden, um die Aufgaben der Positionen in Unternehmen an das aktuelle Geschehen anzupassen. Sofern es hier den Personalabteilungen gelingt, Standardisierungen durch­zu­führen, wie beispiels­weise eine allge­meine Stellenbeschreibung für alle Sekretariatspositionen zu verfassen oder feste verpflich­tende Qualifikationen für Führungspositionen festzu­legen, kann dieser Aufwand jedoch etwas reduziert werden. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben und Anwendungen ist zudem bei der Konzeption des unter­neh­mens­spe­zi­fi­schen Aufbaus Zeit und Überblick erfor­derlich. Durch die nachhaltige Erleichterung der Aufgaben im Personalbereich, ist es jedoch trotz des höheren Aufwands zu Beginn sinnvoll, keine Mühen bei der Erstellung zu scheuen.

Worauf muss bei einer Stellenbeschreibung geachtet werden?

Aus den geschil­derten Anwendungsmöglichkeiten ergibt sich eine Vielzahl von Schnittstellen von Stellenbeschreibungen zu anderen perso­nal­wirt­schaft­lichen Instrumenten. Dies erfordert eine enge Abstimmung zu diesen — beispiels­weise zu den Inhalten von Aus- und Weiterbildungsprogrammen, die als fachliche Mindestvoraussetzungen in die Stellenbeschreibungen einfließen können. Durch die enge Abstimmung muss garan­tiert werden, dass alle Instrumente im Einklang mitein­ander stehen und sich nicht gegen­seitig wider­sprechen oder verschiedene Ansprüche an den Mitarbeiter stellen. Da sich keine Position der Stellenbeschreibung entziehen kann, können mithilfe der Profile auch perso­nal­po­li­tische Grundsätze und Ziele (zumindest formal) im gesamten Unternehmen verankert werden (z. B. konkrete Weiterbildungen als Erfordernis, um eine Führungsposition auszuüben). Dieser Einfluss im Unternehmen muss den Personalverantwortlichen bewusst sein und kann entspre­chend genutzt werden. Für eine automa­ti­sierte Verwendung der Informationen aus den Stellenbeschreibungen innerhalb des Personalinformationssystems ist eine Standardisierung der Textbausteine möglich. Dies erfordert einen umfas­senden Überblick über alle Anforderungen und Prozesse im Unternehmen und ist Grundvoraussetzung für den effizi­enten Einsatz des Instruments.

Der Einsatz dieser standar­di­sierten Textbausteine eignet sich jedoch nicht für die Erstellung von Stellenanzeigen. Diese sollte man lediglich als Grundlage verwenden und statt­dessen eine indivi­duelle Ansprache an die Bewerber auswählen, da das Unternehmen so von poten­zi­ellen Kandidaten attrak­tiver wahrge­nommen wird.

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Was ist die recht­liche Bedeutung einer Stellenbeschreibung?

Die Struktur einer Stellenbeschreibung orien­tiert sich aus den mit ihr verbun­denen Anwendungen. Diese kann aber auch in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung definiert werden. Meist ist diese nur einseitig vom Unternehmen formu­liert und dient lediglich der Orientierung. Sie kann aber auch Bestandteil des Arbeitsvertrags sein oder im Rahmen der Einstellung durch die Kandidatin bzw. den Kandidaten unter­schrieben werden. In diesem Fall ist sie für den Stelleninhaber bzw. die Stelleninhaberin rechtlich bindend. Das Unternehmen kann das Aufgabengebiet oder die Tätigkeiten dann nur noch im Rahmen seines Direktionsrechts anpassen.

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Wie folgt stellen wir Ihnen eine kostenlose Vorlage einer möglichen Stellenbeschreibung für eine Sekretariatsposition zur freien Verfügung:

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