Fahrtkostenzuschuss

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, mit der die Kosten für den Arbeitsweg der Mitarbeitenden teilweise oder vollständig übernommen werden. Er kann in unterschiedlicher Form gewährt werden, als Barzuschuss, Tankgutschein, Zuschuss zum ÖPNV-Ticket oder als Jobticket. Für Arbeitgeber ist der Fahrtkostenzuschuss ein attraktives Incentive, das die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und als Benefit in Stellenanzeigen hervorgehoben werden kann.

Steuern und der Fahrtkostenzuschuss

Die steuerliche Behandlung des Fahrtkostenzuschusses hängt von der Art der Gewährung ab:

• Pauschalversteuerung mit 15 %: Arbeitgeber können den Fahrtkostenzuschuss mit einem pauschalen Steuersatz von 15 % versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG). Dies gilt bis zur Höhe der Entfernungspauschale, laut Bundesfinanzministerium seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 Euro pro Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (vorher: 0,30 Euro bis km 20). Der Vorteil: Für den Arbeitnehmer ist der Zuschuss dann steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Jobticket: Seit 2019 sind Arbeitgeberzuschüsse zum öffentlichen Nahverkehr grundsätzlich steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG). Allerdings wird der Zuschuss auf die Entfernungspauschale in der Steuererklärung des Arbeitnehmers angerechnet.
• Sachbezugsfreigrenze: Achtung, gilt nicht für Geld: Die monatliche Freigrenze von 50 Euro für einen steuerfreien Sachbezug lässt sich nicht auf einen ausgezahlten Fahrtkostenzuschuss anwenden. Seit 2020 gelten zweckgebundene Geldleistungen und Kostenerstattungen ausdrücklich als Barlohn (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG), wer sie als Sachbezug behandelt, riskiert eine Lohnsteuer-Nachforderung in der Betriebsprüfung. Unter die 50 Euro fallen nur echte Sachleistungen, etwa eine auf Kraftstoff beschränkte Tankkarte. Für den Weg mit dem ÖPNV braucht es die Freigrenze ohnehin nicht: dort greift die eigene Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG.

Fahrtkostenzuschuss in der Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung muss der Fahrtkostenzuschuss korrekt ausgewiesen werden. Bei der Pauschalversteuerung übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer, während der Zuschuss beim Arbeitnehmer brutto wie netto ankommt. Anders als bei einer Auslagenerstattung, die gar kein Arbeitslohn ist, handelt es sich hier um steuerpflichtigen Lohn, der nur pauschal abgegolten wird. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die gewählte Methode konsistent angewendet und korrekt dokumentiert wird. Für einmalige Zahlungen wie einen Betriebsausflug gelten eigene Regeln, der Fahrtkostenzuschuss läuft dagegen als wiederkehrende Lohnart Monat für Monat mit.

Beispiel für die Lohnabrechnung

Praktisch sieht das so aus: Der Zuschuss von 142,50 Euro läuft über eine eigene Lohnart, die nicht in das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto einfließt. Auf der Abrechnung steht er als pauschal versteuerter Bezug und wird ungekürzt ausgezahlt. Die Pauschalsteuer von 21,38 Euro und der Solidaritätszuschlag von 1,17 Euro erscheinen nicht in der Abzugsspalte des Mitarbeitenden, sondern werden vom Arbeitgeber über die Lohnsteueranmeldung abgeführt. In der Lohnsteuerbescheinigung wird der pauschal versteuerte Betrag in Zeile 17 eingetragen, damit das Finanzamt ihn später mit der Entfernungspauschale verrechnen kann. Kirchensteuerpflichtige Fälle rechnen viele Lohnprogramme mit einem pauschalen Mischsatz von etwa 6 bis 7 Prozent auf die Pauschalsteuer.

So sehen die Zeilen auf einer Musterabrechnung aus: oben das laufende Gehalt von 3.200,00 Euro als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Brutto, darunter eine eigene Zeile „Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert“ mit 142,50 Euro. Diese Zeile erhöht weder das Steuerbrutto noch das SV-Brutto. In der Abzugsspalte stehen nur die üblichen Positionen des Mitarbeitenden, Lohnsteuer, Soli, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge auf 3.200 Euro. Der Auszahlungsbetrag ist das gewohnte Netto plus 142,50 Euro. Auf der Arbeitgeberseite laufen zusätzlich 21,38 Euro Pauschalsteuer und 1,17 Euro Soli, die über die Lohnsteueranmeldung des Betriebs abgeführt werden. Wer eine Lohnabrechnung prüft, erkennt einen sauber gebuchten Zuschuss genau daran: Bruttosumme unverändert, Auszahlung höher.

Ein vollständiges Abrechnungsbeispiel: Bruttogehalt 3.200 Euro, dazu der Zuschuss von 142,50 Euro. Das steuer- und beitragspflichtige Brutto bleibt bei 3.200 Euro, der Zuschuss steht separat als pauschal versteuerter Bezug darunter. Unter dem Strich erhält der Mitarbeitende sein gewohntes Netto plus die vollen 142,50 Euro. Für den Arbeitgeber summieren sich Zuschuss, Pauschalsteuer und Soli auf 165,05 Euro. Wichtig für die Abstimmung mit der Buchhaltung: Die Pauschalsteuer ist Betriebsausgabe und keine Personalabgabe des Mitarbeitenden, sie taucht deshalb auf keiner Abzugszeile der Entgeltabrechnung auf. Wer eine Tankkarte statt Geld ausgibt, führt sie über eine getrennte Sachbezugs-Lohnart, sonst vermischen sich zwei Regelwerke. Reine Erstattungen für einzelne Dienstfahrten gehören ebenfalls nicht in diese Lohnart, sie laufen als Auslagenerstattung und bleiben steuerfrei.

Bei einem Streit über den Steuerabzug schaut das Finanzamt zuerst in das Lohnkonto. Dort sollten drei Dinge liegen: die Entfernungsberechnung mit Routenausdruck, die Erklärung des Mitarbeitenden über die regelmäßigen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und die schriftliche Zusage des Zuschusses samt Hinweis, dass er zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gezahlt wird. Fehlt der Zusatz, wertet die Prüfung die Zahlung schnell als Gehaltsumwandlung und kassiert die Pauschalierung. Auch die Lohnart selbst gehört saubergehalten: pauschal versteuerte Bezüge dürfen nicht im laufenden Brutto landen, sonst stimmen Lohnsteuerbescheinigung und Beitragsnachweis nicht mehr zusammen. Wechselt jemand die Wohnung oder das Arbeitszeitmodell, rechnen Sie im selben Monat neu und dokumentieren den Stichtag.

Bei unterjährigem Beginn oder Ende rechnen Sie taggenau nicht nötig, aber monatsgenau schon: Wer am 15. eintritt, bekommt für diesen Monat den Zuschuss nur für die tatsächlich gefahrenen Tage, sonst kippt die Obergrenze. Dasselbe gilt für längere Krankheit oder Elternzeit. Zahlen Sie in vollen Monaten ohne Fahrten weiter, ist der Betrag individuell zu versteuern. Kurze Abwesenheiten wie Urlaub oder einzelne Krankheitstage sind dagegen unschädlich, die 15-Tage-Regel ist genau dafür gedacht. Praktisch heisst das: Ein Mal im Jahr die Stammdaten durchsehen, bei Umzug, Wechsel des Arbeitszeitmodells oder längerer Abwesenheit sofort anpassen und den Stichtag im Lohnkonto vermerken.

Fahrtkostenzuschuss einfach berechnen

Die Berechnung orientiert sich an der Entfernungspauschale (seit 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer):

Fahrtkostenzuschuss pro Monat = Entfernungskilometer × 0,38 € × Arbeitstage pro Monat

Für die Arbeitstage gilt eine praktische Vereinfachungsregel: Bei einer 5-Tage-Woche darf der Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren pauschal 15 Arbeitstage pro Monat ansetzen, ganz ohne Einzelnachweis.

Beispiel (Stand 2026)

Ein Mitarbeitender hat einen einfachen Arbeitsweg von 25 Kilometern, angesetzt werden 15 Arbeitstage (Vereinfachungsregel):

• 25 km × 0,38 € × 15 Tage = 142,50 € pro Monat
• Aufs Jahr gerechnet: 1.710,00 € steuerbegünstigter Zuschuss

Arbeitgeber können den Zuschuss auch niedriger ansetzen, die Entfernungspauschale bildet lediglich die Obergrenze für die steuerliche Begünstigung. Noch schneller geht es mit unserem Rechner:

Für die Berechnung aus Arbeitgebersicht braucht es nur drei Angaben: die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die Zahl der monatlichen Fahrten und den aktuellen Kilometersatz. Rechnen Sie zuerst die Obergrenze aus (Kilometer × 0,38 € × Tage), das ist der Betrag, den Sie höchstens pauschal versteuern dürfen. Alles darüber wird normaler Arbeitslohn mit vollem Steuer- und Beitragsabzug. Anschließend rechnen Sie Ihre Gesamtkosten: Zuschuss plus 15 % Pauschalsteuer plus Solidaritätszuschlag darauf, gegebenenfalls plus pauschale Kirchensteuer. Sozialabgaben fallen nicht an. Praktisch für die Budgetplanung: Kalkulieren Sie mit rund 116 Prozent des Zuschussbetrags als Gesamtaufwand je Mitarbeitendem und Monat.

Berechnung aus Arbeitgebersicht: Zuschuss, Steuer, Gesamtkosten

Ein Rechenweg für die Praxis, am Beispiel von 25 Kilometern und 15 Fahrten im Monat. Schritt eins: die Obergrenze, also 25 × 0,38 € × 15 = 142,50 Euro. Schritt zwei: die Pauschalsteuer von 15 Prozent darauf, das sind 21,38 Euro. Schritt drei: der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent auf die Pauschalsteuer, also 1,17 Euro. Zusammen kostet der Zuschuss 165,05 Euro im Monat, in kirchensteuerpflichtigen Fällen etwas mehr. Wer für mehrere Mitarbeitende plant, rechnet am schnellsten mit dem Faktor 1,16 auf die Summe der Zuschüsse. Zahlen Sie mehr als die Obergrenze, bleibt nur der Teil bis 142,50 Euro pauschalierbar, der Rest läuft als normaler Arbeitslohn mit Sozialabgaben durch die Abrechnung.

Ein Vergleich, der in der Geschäftsführung meist überzeugt: Wer einem Mitarbeitenden 142,50 Euro netto mehr geben will, muss über eine Gehaltserhöhung deutlich tiefer in die Tasche greifen. Je nach Steuerklasse und Beitragssätzen landet man beim Zwei- bis Zweieinhalbfachen, weil Lohnsteuer, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung mitfinanziert werden müssen. Der Fahrtkostenzuschuss kostet dagegen den Zuschuss plus rund 16 Prozent Pauschalsteuer und Soli. Rechnen Sie beide Varianten einmal für eine typische Stelle durch, bevor Sie in der Gehaltsverhandlung nachbessern. Der Rechner weiter unten stellt beide Wege direkt gegenüber.

Für die Entfernung zählt die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, angefangene Kilometer werden abgerundet. Eine längere Strecke darf angesetzt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig genutzt wird. Arbeitgeber sollten den Routenausdruck einmal zum Lohnkonto nehmen und bei einem Umzug neu rechnen. Zwei Grenzen sind wichtig: Ohne eigenen Pkw, also bei Bus und Bahn, ist die Entfernungspauschale auf 4.500 Euro im Jahr begrenzt. Und der Zuschuss muss zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Wird bestehendes Gehalt umgewandelt, fällt die Pauschalierung weg. Wenn Sie den Zuschuss als Benefit sichtbar machen wollen, gehört er in die Stellenanzeige und in die Übersicht Ihrer Incentives. Fragen zur Umsetzung im eigenen Betrieb? Sprechen Sie uns an.

Berechnung bei anderen Wochenmodellen und Homeoffice

Die 15-Tage-Regel gilt nur für die klassische 5-Tage-Woche. Wer weniger Tage pendelt, rechnet mit den tatsächlichen Fahrten: Bei drei Tagen pro Woche sind das rund 13 Tage pro Monat, bei zwei Tagen etwa neun. Grundlage ist der Faktor 4,33 Wochen je Monat. Dasselbe gilt für Vollzeitkräfte mit Homeoffice-Tagen. Entscheidend ist nicht der Vertrag, sondern wie oft jemand die erste Tätigkeitsstätte anfährt. Setzt der Arbeitgeber zu viele Tage an, verliert der übersteigende Teil die Begünstigung und wird nachträglich individuell steuer- und beitragspflichtig. Eine kurze Erklärung des Mitarbeitenden zu den regelmäßigen Bürotagen, jährlich aktualisiert, reicht als Nachweis im Lohnkonto meist aus.

Fahrtkostenzuschuss-Rechner: Arbeitnehmer & Arbeitgeber

Berechnen Sie in Sekunden den maximal steuerbegünstigten Fahrtkostenzuschuss, und als Arbeitgeber zusätzlich, wie viel Sie gegenüber einer Gehaltserhöhung mit gleichem Netto-Effekt sparen.

Fahrtkostenzuschuss: Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

• Mitarbeiterbindung: Der Zuschuss zeigt Wertschätzung und entlastet Mitarbeitende finanziell, was die Loyalität stärkt.
• Recruiting-Vorteil: Gerade bei Standorten mit schlechter ÖPNV-Anbindung kann ein Fahrtkostenzuschuss den Unterschied bei der Personalgewinnung machen.
• Steuerliche Vorteile: Durch die Pauschalversteuerung oder Steuerfreiheit ist der Zuschuss für beide Seiten günstiger als eine Gehaltserhöhung gleicher Höhe.
• Förderung nachhaltiger Mobilität: Zuschüsse zum ÖPNV oder Jobrad fördern umweltfreundliche Mobilitätsformen.

Nachteile und Herausforderungen des Fahrtkostenzuschusses

• Verwaltungsaufwand: Die korrekte steuerliche Behandlung und Dokumentation erfordern sorgfältige Lohnbuchhaltung.
• Ungleichbehandlung: Mitarbeitende mit kurzem Arbeitsweg profitieren weniger, was zu Gerechtigkeitsfragen führen kann.
• Anrechnung auf Entfernungspauschale: Bei steuerfreien Jobtickets wird der Zuschuss auf die Werbungskosten des Arbeitnehmers angerechnet.

Fazit - Fahrtkostenzuschuss durch Arbeitgeber

Der Fahrtkostenzuschuss ist ein effektives Instrument zur Mitarbeiterbindung und Steigerung der Arbeitgeberattraktivität. Durch die verschiedenen steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten können Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen spürbaren finanziellen Vorteil bieten, ohne dabei hohe Zusatzkosten zu verursachen. Entscheidend ist die korrekte steuerliche Umsetzung und eine transparente Kommunikation der Regelung.