Cost of Vacancy

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Cost of Vacancy?

Wenn eine Stelle nicht besetzt ist, leidet nicht nur der Arbeitsablauf. Es entstehen finan­zielle Verluste durch entgangene Umsätze oder Aufträge, die nicht bearbeitet werden können. Zudem müssen Kollegen zusätz­liche Aufgaben übernehmen, was zu Überlastung und möglicher Unzufriedenheit führt. Projekte können sich verzögern, Zeitpläne geraten durch­ein­ander, und es besteht das Risiko, dass die Servicequalität leidet, was das Vertrauen der Kunden beein­träch­tigen kann. 

Warum ist es wichtig, die Cost of Vacancy zu berechnen?

Indem Sie die Kosten unbesetzter Stellen ermitteln, können Sie kritische Positionen identi­fi­zieren und deren Besetzung beschleu­nigen. Sie nutzen Ressourcen effizi­enter, setzen Budget und Personal gezielt ein und treffen strate­gische Entscheidungen, um die langfristige Personalplanung zu verbessern und Fluktuation zu reduzieren. Eine zielge­richtete Recruiting Kampagne kann dabei helfen, offene Stellen schneller zu besetzen und die Effizienz Ihrer Personalbeschaffung zu steigern. 

Cost-of-Vacancy-Rechner: Was kostet die offene Stelle?

Für den Rechner genügen zwei Zahlen aus Ihrem letzten Geschäftsjahr: der Umsatz und die Zahl der Mitarbeiter. Daraus ergibt sich, welcher Umsatzanteil je Arbeitstag auf eine Stelle entfällt und was sich über die Zeit der Vakanz summiert.

Wie berechnet man die Cost of Vacancy?

Cost of Vacancy Formel

Eine einfache Schätzung geht vom Gehalt der Stelle aus und gewichtet es mit einem Wichtigkeitsfaktor. Dieser Faktor stammt aus keiner Norm und keiner Studie, er ist Ihre eigene Einschätzung:
Cost of Vacancy = (Jahresgehalt der Position / Arbeitstage pro Jahr) × Anzahl der unbesetzten Tage x Wichtigkeitsfaktor

Erklärung der Berechnung

• Jahresgehalt der Stelle: Das jährliche Bruttogehalt, das für die Position vorge­sehen ist.
• Arbeitstage: Die durch­schnitt­liche Anzahl der Arbeitstage pro Jahr.
• Unbesetzte Tage: Die Zahl der Arbeitstage, an denen die Stelle unbesetzt ist.
• Wichtigkeitsfaktor: Dieser Faktor gibt an, wie bedeutend die Position für das Unternehmen ist und kann 1 (geringere Bedeutung), 2 (hohe Bedeutung) oder 3 (kritische Position) sein.

Beispiel Berechnung CoV:

Bei einem Jahresgehalt von 60.000 €, 250 Arbeitstagen im Jahr, einer Vakanz von 30 Arbeitstagen (rund sechs Wochen) und einem Wichtigkeitsfaktor von 2 ergibt sich:
Cost of Vacancy = (60.000 € / 250) x 30 x 2 = 14.400 €

Die Berechnung zeigt, dass die Kosten der unbesetzten Stelle sich durch den Wichtigkeitsfaktor verdoppeln. Je höher der Wichtigkeitsfaktor, desto kostspie­liger ist es für das Unternehmen, wenn eine Stelle über einen längeren Zeitraum hinweg unbesetzt bleibt. Kritische Positionen, die schwer zu besetzen sind und eine hohe strate­gische Bedeutung haben, führen oft zu höheren Cost-of-Vacancy-Werten.

Weil der Faktor geschätzt ist, geht unser Rechner vom Umsatz je Kopf aus, den Sie aus Ihren eigenen Zahlen kennen.

Wie können Sie die Cost of Vacancy reduzieren?

Es gibt mehrere Ansätze, um die Kosten unbesetzter Stellen zu senken. Effiziente Rekrutierungsprozesse mit klaren Abläufen und schnellen Entscheidungswegen können die Einstellungsdauer verkürzen. Ein positives Arbeitsklima und Entwicklungsmöglichkeiten können die Mitarbeiterbindung stärken und Kündigungen vorbeugen. Der Einsatz von Data-Driven Recruiting bietet die Möglichkeit, daten­ge­stützte Entscheidungen zu treffen und dadurch den Recruiting-Prozess konti­nu­ierlich zu verbessern. Zudem ermög­licht eine interne Nachfolgeplanung, dass quali­fi­zierte Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens auf offene Positionen nachrücken können. 

Fazit: Berechnung der CoV als wichtiger Faktor

Unbesetzte Stellen kosten Zeit und Geld. Die Cost of Vacancy machen diese finan­zi­ellen Auswirkungen sichtbar und geben Ihnen Aufschluss darüber, wie teuer es sein kann, wenn Schlüsselpositionen nicht besetzt sind. Ein hoher Wert kann langfristig die Produktivität des Unternehmens beein­träch­tigen und zu Umsatzeinbußen führen. Mit proak­tivem Handeln und gezielten Strategien, wie einer schnel­leren Besetzung von Vakanzen, der Optimierung interner Prozesse und der Nutzung von Talentpools, lassen sich diese Kosten jedoch effektiv senken. Darüber hinaus tragen Maßnahmen wie die Förderung der Mitarbeiterbindung, die Entwicklung interner Nachfolgepläne und der Einsatz daten­ge­stützter Methoden wie Data-Driven Recruiting dazu bei, die Fluktuation zu verringern und die Effizienz sowie Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen zu steigern. Indem Sie die Cost of Vacancy als zentrales Steuerungsinstrument einsetzen, erhalten Sie wertvolle Einblicke, um die Rekrutierung zu verbessern, Ressourcen effizi­enter zu nutzen und die strate­gische Personalplanung langfristig erfolg­reich auszurichten.