[ BEITRAG ]

Arbeits­zeugnis — Muster und Beispiele

Arbeits­zeug­nisse dienen als quali­fi­zierter Nachweis für Arbeit­nehmer über deren Leistungen und Verhalten. Sie unter­liegen sehr spezi­ellen Regeln, welche beim Schreiben beachtet werden müssen. Erfahren Sie wie man ein perfektes Arbeits­zeugnis schreibt und profi­tieren Sie von unseren Mustern und Vorlagen. 

Frau freut sich über gutes Arbeitszeugnis

Das Arbeits­zeugnis

Jeder Arbeit­nehmer möchte im Laufe seiner Karriere sein beruf­liches Weiter­kommen hervor­heben. Daher wenden sich Angestellte an Ihren Arbeit­geber, um sich ein Arbeits­zeugnis ausstellen zu lassen. Dieses Zeugnis dient als quali­fi­zierter Nachweis über die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers.

Doch warum ist ein Arbeits­zeugnis so wichtig und wie sollten Arbeit­geber ein  Arbeits­zeugnis schreiben und welche Aspekte müssen Enthalten sein? Diese und weitere wichtige Fragen werden im folgenden Beitrag beant­wortet. Außerdem haben wir für Sie kostenlose Arbeits­zeugnis Muster und Vorlagen als Anreiz bereitgestellt.

Bedenken Sie, dass unsere Muster lediglich als hilfreiche Anregung dienen sollten und Sie das Arbeits­zeugnis unbedingt noch persönlich anpassen sollten!

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Arbeits­zeugnis — Definition

Ein Arbeits­zeugnis kann auch als eine Urkunde bezeichnet werden. Diese händigt der Arbeit­geber an Mitar­beiter oder Auszu­bil­dende aus, wenn diese ihr Arbeits- oder Ausbil­dungs­ver­hältnis beenden. Arbeit­nehmer haben generell einen Anspruch auf ein Arbeits­zeugnis, welches nach bestimmten Regeln aufgebaut ist, auch vom Inhalt her. Dieser setzt sich aus bestimmten Formu­lie­rungen zusammen, die man auch als “Zeugniscode” bezeichnen kann. Nur wenn dieser Code verstanden wird, kann auch die Beurteilung zwischen den Zeilen gelesen werden. Ein gutes bis sehr gutes Arbeits­zeugnis ist ein sehr wichtiger Nachweis, wenn sich Arbeit­nehmer um eine neue Stelle bewerben.

Wie schreibt man ein Arbeitszeugnis?

Heutzutage ist es nichts ungewöhn­liches, dass Arbeit­nehmer ihr Arbeits­zeugnis selbst schreiben. Das zeugt einer­seits von großem Vertrauen des Arbeit­gebers gegenüber dem Arbeit­nehmer. Anderer­seits hat der Arbeit­nehmer so die Chance ein für sich perfektes Arbeits­zeugnis zu schreiben, welches ihn in seiner beruf­lichen Karriere weiter­bringt. Schreibt man sein Arbeits­zeugnis selbst, sollte man dabei keine Fehler machen. Nur wenn man  sorgfältig arbeitet, entgeht man der Gefahr vor einem falschen Aufbau, Inhalt und der Missachtung von Formulierungen.

Was muss man (rechtlich) beachten, wenn man ein Arbeits­zeugnis schreibt?

Beim Schreiben eines Arbeits­zeug­nisses, egal ob durch Arbeit­geber oder Arbeit­nehmer, gibt es einige recht­liche Punkte zu beachten. Paragraf §109 der Gewer­be­ordnung (GeWo) besagt:

(1) Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeit­nehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeits­zeugnis (quali­fi­ziertes Arbeits­zeugnis) erstrecken.

(2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formu­liert sein. Es darf keine Merkmale oder Formu­lie­rungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersicht­liche Aussage über den Arbeit­nehmer zu treffen.

(3) Die Erstellung des Zeugnisses in elektro­ni­scher Form ist unzulässig.

Außerdem muss darauf geachtet werden, dass spezielle Formu­lie­rungen verboten sind. Ganz egal wie diskret diese geschrieben wurden. Das allge­meine Gleich­stel­lungs­gesetz (AGG) sorgt dafür, dass der Arbeit­geber gewisse Infor­ma­tionen über den Arbeit­nehmer nicht im Arbeits­zeugnis erwähnen darf. So wird sicher­ge­stellt, dass Arbeit­nehmer nicht wegen eines in §1 (AGG) genannten Falls diskri­mi­niert werden:

Ziel des Gesetzes ist, Benach­tei­li­gungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethni­schen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltan­schauung, einer Behin­derung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.

Wie bereits erwähnt, hat ein Arbeit­nehmer Anspruch auf ein einfaches Arbeits­zeugnis, welches die Art und Dauer der Tätigkeit beinhaltet. Möchte der Arbeit­nehmer außerdem Angaben zu seiner Leistung und seinem Verhalten, so kann er ein quali­fi­ziertes Arbeits­zeugnis von seinem Arbeit­geber fordern.

Chefin bespricht Arbeitszeugnis mit Mitarbeiter
Chefin bespricht Arbeitszeugnis mit Mitarbeiter

Arten von Arbeits­zeug­nissen

Laut §109 der Gewer­be­ordnung sowie §630 des BGB gibt es zwei Arten von Arbeits­zeug­nissen — das einfache und das quali­fi­zierte Arbeits­zeugnis. In der Regel stellen Arbeit­geber ein quali­fi­ziertes Arbeits­zeugnis aus. Erhält ein Arbeit­nehmer “nur” ein einfaches Zeugnis, liegt es an ihm, ein quali­fi­ziertes Zeugnis beim Arbeit­geber anzufordern. Was diese beiden Zeugnis­arten unter­scheidet, wird im Folgenden beschrieben.

Einfaches Arbeits­zeugnis

Ein einfaches Arbeits­zeugnis enthält ausschließlich die Perso­nalien des Arbeit­nehmers sowie die Art und Dauer der von ihm ausge­führten Arbeiten. Nicht enthalten in einem einfachen Arbeits­zeugnis ist eine Leistungs- und Verhal­tens­be­ur­teilung des Arbeit­nehmers. Eine andere Bezeichnung für das einfache Arbeits­zeugnis ist die Arbeits­be­schei­nigung. Da diese Art des Arbeits­zeug­nisses nicht viel über die Fähig­keiten und Tätig­keiten eines Arbeit­nehmers aussagt, wird es meist nur dann ausge­stellt, wenn der Arbeit­nehmer nicht sehr lange im Unter­nehmen beschäftigt war.

Quali­fi­ziertes Arbeitszeugnis

Im Gegensatz zum einfachen Arbeits­zeugnis beinhaltet das quali­fi­zierte Arbeits­zeugnis Angaben zur Person, die Beschäf­ti­gungs­dauer sowie eine Gesamt­be­ur­teilung von Leistung und Verhalten des Arbeit­nehmers. Anhand dieser ausführ­lichen Beurteilung können sich neue Arbeit­geber bereits einen guten Eindruck vom Arbeit­nehmer machen. Zu den quali­fi­zierten Zeugnissen zählen das Zwischen­zeugnis, Arbeits­zeugnis, vorläufige Zeugnis sowie das Ausbildungszeugnis.

Liefert ein fest angestellter Arbeit­nehmer einen plausiblen Grund, ist der Arbeit­geber verpflichtet ein Zwischen­zeugnis auszu­stellen. Gründe können beispiels­weise eine Beurlaubung über einen längeren Zeitraum oder ein Vorge­setz­ten­wechsel sein. Auch wenn man schon längere Zeit in einem Unter­nehmen beschäftigt ist, muss der Arbeit­geber ein Zeugnis ausstellen. Ein Zwischen­zeugnis kann eine gute Basis für ein späteres Arbeits­zeugnis sein. Sollte ein Arbeits­ver­hältnis in einem Konflikt ausein­ander gehen, kann der Arbeit­geber den Arbeit­nehmer wesentlich weniger schlecht bewerten.

Scheidet ein Arbeit­nehmer zu einem bestimmten Zeitpunkt aus einem Unter­nehmen aus, ist jedoch bis dahin noch im Unter­nehmen aktiv, wird ein vorläu­figes Arbeits­zeugnis ausge­stellt. Es stellt eine Art des quali­fi­zierten Arbeits­zeug­nisses dar. Ein vorläu­figes Arbeits­zeugnis wird im Präsens verfasst. Der Grund, warum der Arbeit­nehmer das Unter­nehmen verlässt sowie die Schluss­formel werden in das vorläufige Arbeits­zeugnis mit aufgenommen.

Ein Ausbil­dungs­zeugnis wird zum Ende einer Ausbildung hin ausge­stellt. Die Bewertung in einem Ausbil­dungs­zeugnis ist anders als in einem Arbeits­zeugnis, da der Auszu­bil­dende bestimmte Kennt­nisse und Fähig­keiten erst erlernt hat.

Team bespricht Leistung mit Chef
Team bespricht Leistung mit Chef

Was muss ein Arbeits­zeugnis beinhalten? 

Wie bereits erwähnt, enthält ein einfaches Arbeits­zeugnis lediglich Angaben zur Person sowie Art und Dauer der Beschäf­tigung im Unter­nehmen. Ein quali­fi­ziertes Arbeits­zeugnis hingegen enthält zusätzlich zu den persön­lichen Angaben sowie der Beschäf­ti­gungsart und ‑dauer eine Gesamt­be­ur­teilung der Leistung und des Verhaltens des Arbeit­nehmers. In einem Arbeits­zeugnis sollte sich zu jedem Punkt geäußert werden. Es ist außerdem wichtig, dass die richtige Reihen­folge einge­halten wird. Ist dies nicht der Fall, kann das dazu führen, dass Perso­naler misstrauisch werden.

Aufbau und Textbau­steine des Arbeitszeugnisses

Ein quali­fi­ziertes Arbeits­zeugnis beginnt mit dem Briefkopf des Arbeit­gebers sowie der Überschrift “Arbeits­zeugnis”. Es besteht aus den fünf Punkten: Anschreiben, Tätig­keits­be­schreibung, Haupt­inhalt und Leistungs­be­ur­teilung, Schluss­formel und Beendi­gungs­grund sowie den Zukunftswünschen. 

Anschreiben

Auch das Anschreiben eines Arbeits­zeug­nisses beinhaltet mehrere Elemente. Zuerst werden die perso­nen­be­zo­genen Daten, wie Vor- und Zuname, Geburts­datum sowie der Ein- und Austritt eines Arbeit­nehmers erwähnt. Im Anschluss folgt eine kurze Vorstellung des Unter­nehmens mit Namen und Branche. Weitere Infor­ma­tionen zum Unter­nehmen, wie Anzahl der Beschäf­tigten, Größe, Rechtsform, Hauptsitz und Standorte sowie zu den Produkten und Dienst­leis­tungen werden im Anschreiben ebenfalls angemerkt.

Tätig­keits­be­schreibung

Nach dem Anschreiben folgt die Beschreibung der Tätig­keiten des Arbeit­nehmers während seiner Zeit im Unter­nehmen. In der Tätig­keits­be­schreibung sollten tatsächlich nur jene Tätig­keiten erwähnt werden, die der Arbeit­geber auf Dauer oder ständig ausge­führt hat. Je nachdem wie wichtig auch unregel­mäßige Tätig­keiten für das Unter­nehmen waren, können auch diese in die Tätig­keits­be­schreibung des Arbeits­zeug­nisses mit aufge­nommen werden. Jedoch sollten darauf geachtet werden, dass man die Aufgaben der Wichtigkeit nach aufreiht.

Hat der Arbeit­nehmer Personal- bzw. Führungs­ver­ant­wortung übernommen, sollte dies auch unbedingt in der Tätig­keits­be­schreibung erwähnt werden.

Die Tätig­keits­be­schreibung in einem Arbeits­zeugnis hat keine festge­legte Forma­tierung. Es bleibt dem Arbeit­geber überlassen, ob er die Tätig­keiten in Fließtext oder als Stich­punkte verfasst.

Haupt­inhalt und Leistungsbeurteilung

Der Haupt­inhalt eines Arbeits­zeug­nisses besteht aus der Leistungs­be­ur­teilung, der Leistungs­zu­sam­men­fassung sowie aus der Bewertung des Verhaltens des Arbeit­nehmers. Auch hier ist es wichtig, dass sämtliche Angaben vollständig sind und die richtige Reihen­folge einge­halten wird.

Folgende Punkte sind in der Leistungs­be­ur­teilung enthalten:

  • Bereit­schaft (z. B. Engagement, Initiative, Fleiß)
  • Befähigung (z. B. Flexi­bi­lität, Belast­barkeit, Auffassungsgabe)
  • Fachwissen (z. B. Umfang, Tiefe, Umsetzung)
  • Arbeits­weise (z. B. Selbst­stän­digkeit, Zuver­läs­sigkeit, Sorgfalt)
  • Erfolg (z. B. Qualität, Tempo, Termintreue)
  • Heraus­ra­gende Erfolge

Ein Arbeits­zeugnis hebt sich dann hervor, wenn es mit entspre­chenden Formu­lie­rungen auf die einzelnen Leistungen eingeht. Das heißt konkret, dass es hierbei darauf ankommt, mit welchen Worten die Leistungen beurteilt wurden. Perso­naler können aus der Wortwahl heraus­lesen, welche “Schulnote” der Arbeit­nehmer für seine Leistungen erhalten hat. Die Formu­lierung “stets zu unserer vollsten Zufrie­denheit” entspricht beispiels­weise der Note “Sehr gut”.

Die Beurteilung des Verhaltens gehört ebenfalls in den Haupt­inhalt eines Arbeits­zeug­nisses. An dieser  Stelle wird vor allem das Verhalten des Arbeit­nehmers gegenüber Vorge­setzten, Kollegen sowie Kunden beurteilt. Auch hier zeigt die Reihen­folge wie korrekt das Verhalten des Arbeit­nehmers zu den genannten Perso­nen­gruppen war.

Schluss­formel und Beendigungsgrund

In der Schluss­formel eines Arbeits­zeug­nisses sollte auf keinen Fall auf den Beendi­gungs­grund, die Danksagung und Bedau­erungs­be­kundung sowie die Wünsche für die Zukunft verzichtet werden.

Für den Beendi­gungs­grund gibt es verschiedene Formu­lie­rungen, wie beispielsweise:

  • “auf eigenen Wunsch” → Der Arbeit­nehmer hat gekündigt
  • “betriebs­be­dingt” → Arbeit­geber hat gekündigt
  • “in beider­sei­tigem Einver­nehmen” → Vertrags­ablauf oder Ausbildungsende

Berei­cherung für jedes Arbeits­zeugnis, da so ausge­drückt wird, dass der Arbeit­nehmer sehr gut in die Firma integriert war und sein Verhalten sowie seine Fähig­keiten sehr geschätzt wurden.

Zukunfts­wünsche

Als Letztes folgen die Zukunfts­wünsche in einem Arbeits­zeugnis. Auch hierbei ist die richtige Formu­lierung entscheidend und sagt viel über die Benotung eines Arbeit­nehmers aus.

Wird einem Arbeit­nehmer beispiels­weise “sowohl privat als auch beruflich weiterhin viel Erfolg und alles Gute” gewünscht, entspricht dies der Note “Sehr gut”.

Der Note “Befrie­digend” entspricht zum Beispiel die Formu­lierung “Wir wünschen für die beruf­liche Zukunft weiterhin Erfolg.”

Die Formu­lierung “Weiterhin wünschen wir für den weiteren Berufsweg viel Glück” klingt im ersten Moment zwar positiv, entspricht aller­dings der Schulnote “Mangelhaft”.

Das Arbeits­zeugnis endet mit dem aktuellen Datum sowie Unter­schrift und Stempel des Arbeitgebers.

Mitarbeiter stellt Nachfragen zu seinem Arbeitszeugnis in offenem Büro
Mitarbeiter stellt Nachfragen zu seinem Arbeitszeugnis in offenem Büro

Begleit­schreiben zum Arbeitszeugnis 

Ebenso wie das Arbeits­zeugnis muss auch das Begleit­schreiben nach Paragraf 109 des GewO verfasst werden. Sowohl im Arbeits­zeugnis als auch im Begleit­schreiben müssen die Formu­lie­rungen der Wahrheit entsprechen.

Der Aufbau eines Begleit­schreibens sollte formell gestaltet sein. Exakte Infor­ma­tionen sowie Infor­ma­tionen über den Ersteller und Unter­zeichner des Arbeits­zeug­nisses, den Grund für die Zeugnis­er­stellung und ein zustän­digen Ansprech­partner zählen zu den wichtigsten Inhalten in einem Begleitschreiben.

Ein Begleit­schreiben sollte trotz der aufge­zählten Punkte kurz und prägnant sein. Wie auch das Arbeits­zeugnis kann das Begleit­schreiben ebenfalls mit einer persön­lichen Schluss­formel sowie Zukunfts­wün­schen für den Arbeit­nehmer enden.

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Arbeits­zeug­nisse werden nach Leistung vergeben 

Beim Schreiben eines Arbeits­zeug­nisses kommt es vor allem auf die richtige Wortwahl an, nach der die Leistungen des Arbeit­nehmers bewertet werden. Ein sehr gutes bzw. exzel­lentes Zeugnis wirkt häufig übertrieben. Das liegt daran, dass negative Aussagen aufgrund der gesetz­lichen Wohlwol­lens­pflicht nur in Ausnah­me­fällen, wie beispiels­weise grober Fahrläs­sigkeit, verwendet werden dürfen.

Ein sehr gutes bzw. exzel­lentes Arbeits­zeugnis zeichnet sich durch Verwendung von Adverbien wie immer oder sehr sowie durch Adjektive wie groß oder äußerst aus. Je schlechter die Note, desto weniger bis gar keine Adverbien und Adjektive werden verwendet.

  • Bereit­schaft:

“Frau/Herr XY zeichnete sich stets durch eine vorbild­liche Auffas­sungsgabe aus und zeigt sehr großen persön­lichen Einsatz und eine exzel­lente Leistungsmotivation.”

  • Befähigung:

“Selbst unter starker Belastung bewäl­tigte er/sie alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufrie­denheit und war jederzeit bereit, auch zusätz­liche Verant­wortung zu übernehmen.”

  • Fachwissen:

“Frau/Herr XY verfügt über ein hervor­ra­gendes und sehr tiefge­hendes Fachwissen, welches sie/er unserem Unter­nehmen stets in höchst gewinn­brin­gender Weise zur Verfügung stellt.”

  • Arbeits­weise:

“Die Arbeits­weise von Frau/Herrn XY war stets von sehr großer Syste­matik, Genau­igkeit und Effizienz gekennzeichnet.”

  • Erfolg:

“Sie/Er lieferte stets sehr gute Arbeits­er­geb­nisse und hat die selbst gesetzten sowie die verein­barten Ziele stets erreicht und meist sogar übertroffen.”

  • Sozial­ver­halten:

“Gegenüber Vorge­setzten, Kollegen und Kunden verhielt sich Frau/Herr XY stets einwandfrei und vorbildlich.”

  • Bereit­schaft:

“Frau/Herr XY arbeitete stets engagiert und mit viel Eigen­in­itiative. Sie/Er besaß eine hohe Leistungsmotivation.”

  • Befähigung:

“Auch bei hohen Belas­tungen bewäl­tigte sie/er ihre/seine Aufgaben immer termin­ge­recht und einwandfrei.”

  • Fachwissen:

“Frau/Herr XY verfügt über ein gutes, weitrei­chendes Fachwissen, welches sie/er in der Praxis stets erfolg­reich einsetzt.”

  • Arbeits­weise:

“Frau/Herrn XY zeichnete sich stets durch eine gute Arbeits­weise aus.”

  • Erfolg:

“Auch bei anspruchs­vollen Aufgaben und unter schwie­rigen Bedin­gungen erzielte Frau/Herr XY stets Ergeb­nisse von hoher Güte.”

  • Sozial­ver­halten:

“Ihr/Sein Verhalten gegenüber Vorge­setzten und Kollegen ist immer einwandfrei.”

  • Bereit­schaft:

“Sie/Er zeigte Einsatz­be­reit­schaft und Eigeninitiative.”

  • Befähigung:

“Hervor­zu­heben sind ihre/seine Belast­barkeit und Ausdauer bei starkem Arbeitsanfall.”

  • Fachwissen:

“Frau/Herr XY besitzt voll zufrie­den­stel­lende Fachkenntnisse.”

  • Arbeits­weise:

“Die Arbeits­weise von Frau/Herrn XY stellte uns stets zufrieden.”

  • Erfolg:

“Auch für unvor­her­ge­sehene Probleme fand sie/er zufrie­den­stel­lende Lösungs­an­sätze, die sie/er erfolg­reich in die Praxis umsetzte.”

  • Sozial­ver­halten:

“Das Verhalten gegenüber Vorge­setzten und Kollegen ist gut.”

  • Bereit­schaft:

“Die Leistungs­be­reit­schaft von Frau/Herrn XY entsprach unseren Erwartungen.”

  • Befähigung:

“Frau/Herr XY war oft belastbar und somit eine Hilfe für seinen Arbeitsbereich.”

  • Fachwissen:

“Frau/Herr XY setzte seine sukzessiv erwor­benen Fachkennt­nisse meist sicher und zielge­richtet in der Praxis ein.”

  • Arbeits­weise:

“Sie/Er bearbeitet die wichtigen Aufgaben sorgfältig und systematisch.”

  • Erfolg:

“Die Arbeits­er­geb­nisse von Frau/Herrn XY stellten alle Betei­ligten zufrieden.”

  • Sozial­ver­halten:

“Ihr/Sein persön­liches Verhalten war insgesamt einwandfrei.”

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Arbeits­zeugnis schreiben ‑Fazit

Hinter einem Arbeits­zeugnis steckt viel Arbeit und Aufmerk­samkeit. Arbeit­geber die Mitar­beitern ein für die Leistung akkurates Zeugnis ausstellen wollen, sollten unbedingt die gesetz­lichen Regelungen sowie die beschrie­benen Formu­lie­rungen der einzelnen Noten berück­sich­tigen.

Zudem sollten sie sich bewusst sein, dass ein Arbeits­zeugnis für die beruf­liche Zukunft eines Arbeit­nehmers sehr entscheidend ist. Arbeit­geber sollten also stets darauf achten, dass ein Arbeits­zeugnis wohlwollend formu­liert wird, jedoch die entspre­chende Formu­lierung der Leistungs­be­ur­teilung gewählt werden sollte. Unsere Arbeits­zeugnis Muster und Vorlagen können sowohl Arbeit­nehmern als auch Arbeit­gebern dabei helfen, ein passendes Arbeits­zeugnis zu erstellen. Sie brauchen Hilfe im Recruiting von neuen Mitar­beitern? Profi­tieren Sie von unserer  langjäh­rigen Erfahrung im Perso­nal­wesen und ‑marketing. Gemeinsam mit Ihnen entwi­ckeln wir gerne eine passende Recruiting Strategie oder erstellen für Sie die passende Stellen­an­zeige.

Frau verabschiedet sich von ihrem Kollegen, mit Arbeitszeugnis in der Hand
Frau verabschiedet sich von ihrem Kollegen, mit Arbeitszeugnis in der Hand

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Digita­li­sierung im Recruiting
Das Thema Digita­li­sierung ist in aller Munde. Schulen, Behörden, Unter­nehmen —  überall werden Prozesse neu ausge­richtet. Davon können sich selbst Bereiche nicht entziehen, in denen eigentlich der Menschen­kontakt an erster Stelle steht, wie beispiels­weise im Recruiting. Dabei können im Zuge der Digita­li­sierung vielfältige, innovative Lösungen zu Mitar­bei­ter­suche der Zukunft gewählt werden. Von Video Recruiting, CV-Parsing über Mobile & Robot Recruiting bis hin..