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Arbeitszeugnis — Muster und Beispiele
Arbeitszeugnisse dienen als qualifizierter Nachweis für Arbeitnehmer über deren Leistungen und Verhalten. Sie unterliegen sehr speziellen Regeln, welche beim Schreiben beachtet werden müssen. Erfahren Sie, wie man ein perfektes Arbeitszeugnis schreibt und profitieren Sie von unseren Mustern und Vorlagen.
Inhaltsverzeichnis
Das Arbeitszeugnis schreiben — eine Herausforderung für Arbeitgeber
Jeder Arbeitnehmer möchte im Laufe seiner Karriere sein berufliches Weiterkommen hervorheben. Daher wenden sich Angestellte an ihren Arbeitgeber, um sich ein Arbeitszeugnis ausstellen zu lassen. Dieses Zeugnis dient als qualifizierter Nachweis über die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers. Arbeitszeugnisse können mit den Noten 1, 2, 3 oder 4 bewertet werden. Jene Bewertung kann große Auswirkungen auf das weitere Berufsleben der Angestellten haben und sollte daher mit Bedacht gewählt werden.
Doch warum ist der präzise Inhalt eines Arbeitszeugnisses so wichtig und wie sollten Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis schreiben und Zeugnisaufbau sein? Diese und weitere wichtige Fragen werden im folgenden Beitrag beantwortet — wir helfen Ihnen Schritt für Schritt bei der Zeugniserstellung. Außerdem haben wir für Sie kostenlose Arbeitszeugnis Muster und Vorlagen als Beispiel bereitgestellt.
Bedenken Sie, dass unsere Muster der Arbeitsbeurteilung lediglich als hilfreiche Anregung dienen. Sie erhalten Muster Formulierungen für das Arbeitszuegnis, Sie sollten das Arbeitszeugnis aber unbedingt noch persönlich an den Mitarbeiter anpassen!
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Arbeitszeugnis — Definition
Ein Arbeitszeugnis kann auch als eine Urkunde bezeichnet werden. Diese händigt der Arbeitgeber an Mitarbeiter oder Auszubildende aus, wenn diese ihr Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis beenden. Arbeitnehmer haben generell einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, welches nach bestimmten Regeln aufgebaut ist, auch vom Inhalt her. Dieser setzt sich aus bestimmten Formulierungen zusammen, die man auch als “Zeugniscode” bezeichnen kann. Nur wenn dieser Code verstanden wird, kann auch die Beurteilung zwischen den Zeilen gelesen werden. Ein gutes bis sehr gutes Arbeitszeugnis ist ein sehr wichtiger Nachweis, wenn sich Arbeitnehmer um eine neue Stelle bewerben.
Wie schreibt man ein Arbeitszeugnis?
Heutzutage ist es nichts Ungewöhnliches, dass Arbeitnehmer ihr Arbeitszeugnis selbst schreiben. Das zeugt einerseits von großem Vertrauen des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer. Andererseits hat der Arbeitnehmer so die Chance ein für sich perfektes Arbeitszeugnis zu schreiben, welches ihn in seiner beruflichen Karriere weiterbringt. Schreibt man sein Arbeitszeugnis selbst, sollte man dabei keine Fehler machen. Nur wenn man sorgfältig arbeitet, entgeht man der Gefahr vor einem falschen Aufbau, Inhalt und der Missachtung von Formulierungen.
Was muss man (rechtlich) beachten, wenn man ein Arbeitszeugnis schreibt?
Beim Schreiben eines Arbeitszeugnisses, egal ob durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, gibt es einige rechtliche Punkte zu beachten. Paragraf §109 der Gewerbeordnung (GeWo) besagt:
(1) Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitszeugnis (qualifiziertes Arbeitszeugnis) erstrecken.
(2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
(3) Die Erstellung des Zeugnisses in elektronischer Form ist unzulässig.
Außerdem muss darauf geachtet werden, dass spezielle Formulierungen verboten sind, ganz egal wie diskret diese geschrieben wurden. Das allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) sorgt dafür, dass der Arbeitgeber gewisse Informationen über den Arbeitnehmer nicht im Arbeitszeugnis erwähnen darf. So wird sichergestellt, dass Arbeitnehmer nicht wegen eines in §1 (AGG) genannten Falls diskriminiert werden:
Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.
Wie bereits erwähnt, hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis, welches die Art und Dauer der Tätigkeit beinhaltet. Möchte der Arbeitnehmer außerdem Angaben zu seiner Leistung und seinem Verhalten, so kann er ein qualifiziertes Arbeitszeugnis von seinem Arbeitgeber fordern.
Arten von Arbeitszeugnissen
Laut §109 der Gewerbeordnung sowie §630 des BGB gibt es zwei Arten von Arbeitszeugnissen — das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. In der Regel stellen Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus. Erhält ein Arbeitnehmer “nur” ein einfaches Zeugnis, liegt es an ihm, ein qualifiziertes Zeugnis beim Arbeitgeber anzufordern. Was diese beiden Zeugnisarten unterscheidet, wird im Folgenden beschrieben.
Einfaches Arbeitszeugnis
Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält ausschließlich die Personalien des Arbeitnehmers sowie die Art und Dauer der von ihm ausgeführten Arbeiten. Nicht enthalten in einem einfachen Arbeitszeugnis ist eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung des Arbeitnehmers. Eine andere Bezeichnung für das einfache Arbeitszeugnis ist die Arbeitsbescheinigung. Da diese Art des Arbeitszeugnisses nicht viel über die Fähigkeiten und Tätigkeiten eines Arbeitnehmers aussagt, wird es meist nur dann ausgestellt, wenn der Arbeitnehmer nicht sehr lange im Unternehmen beschäftigt war.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Im Gegensatz zum einfachen Arbeitszeugnis beinhaltet das qualifizierte Arbeitszeugnis Angaben zur Person, die Beschäftigungsdauer sowie eine Gesamtbeurteilung von Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers. Anhand dieser ausführlichen Beurteilung können sich neue Arbeitgeber bereits einen guten Eindruck vom Arbeitnehmer machen. Zu den qualifizierten Zeugnissen zählen das Zwischenzeugnis, Arbeitszeugnis, vorläufige Zeugnis sowie das Ausbildungszeugnis.
Was muss ein Arbeitszeugnis beinhalten?
Wie bereits erwähnt, enthält ein einfaches Arbeitszeugnis lediglich Angaben zur Person sowie Art und Dauer der Beschäftigung im Unternehmen. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hingegen enthält zusätzlich zu den persönlichen Angaben sowie der Beschäftigungsart und ‑dauer eine Gesamtbeurteilung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers. In einem Arbeitszeugnis sollte sich zu jedem Punkt geäußert werden. Es ist außerdem wichtig, dass die richtige Reihenfolge eingehalten wird. Ist dies nicht der Fall, kann das dazu führen, dass Personaler misstrauisch werden.
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Aufbau und Textbausteine des Arbeitszeugnisses
Das Musterschreiben eines qualifizierten Arbeitszeugnisses beginnt mit dem Briefkopf des Arbeitgebers sowie der Überschrift “Arbeitszeugnis”. Es besteht aus den fünf Punkten: Anschreiben, Tätigkeitsbeschreibung, Hauptinhalt und Leistungsbeurteilung, Schlussformel und Beendigungsgrund sowie den Zukunftswünschen.
Formulierung des Anschreibens im Arbeitszeugnis
Auch das Anschreiben eines Arbeitszeugnisses beinhaltet mehrere Elemente. Zuerst werden die personenbezogenen Daten, wie Vor- und Zuname, Geburtsdatum sowie der Ein- und Austritt eines Arbeitnehmers erwähnt. Im Anschluss folgt eine kurze Vorstellung des Unternehmens mit Namen und Branche. Weitere Informationen zum Unternehmen, wie Anzahl der Beschäftigten, Größe, Rechtsform, Hauptsitz und Standorte sowie zu den Produkten und Dienstleistungen werden im Anschreiben ebenfalls angemerkt.
Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis
Nach dem Anschreiben folgt die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis des Arbeitnehmers während seiner Zeit im Unternehmen. In der Tätigkeitsbeschreibung sollten tatsächlich nur jene Tätigkeiten erwähnt werden, die der Arbeitgeber auf Dauer oder ständig ausgeführt hat. Je nachdem wie wichtig auch unregelmäßige Tätigkeiten für das Unternehmen waren, können auch diese in die Tätigkeitsbeschreibung des Arbeitszeugnisses mit aufgenommen werden. Jedoch sollte darauf geachtet werden, dass man die Aufgaben der Wichtigkeit nach aufreiht.
Hat der Arbeitnehmer Personal- bzw. Führungsverantwortung übernommen, sollte dies auch unbedingt in der Tätigkeitsbeschreibung erwähnt werden.
Die Tätigkeitsbeschreibung in einem Arbeitszeugnis hat keine festgelegte Formatierung. Es bleibt dem Arbeitgeber überlassen, ob er die Tätigkeiten in Fließtext oder als Stichpunkte verfasst.
Hauptinhalt und Leistungsbeurteilung
Der Hauptinhalt eines Arbeitszeugnisses besteht aus der Leistungsbeurteilung, der Leistungszusammenfassung sowie aus der Bewertung des Verhaltens, beispielsweise auch gegenüber der Arbeitskollegen. Auch hier ist es wichtig, dass sämtliche Angaben vollständig sind und die richtige Reihenfolge eingehalten wird.
Folgende Punkte sind in der Leistungsbeurteilung enthalten:
- Bereitschaft (z. B. Engagement, Initiative, Fleiß)
- Befähigung (z. B. Flexibilität, Belastbarkeit, Auffassungsgabe)
- Fachwissen (z. B. Umfang, Tiefe, Umsetzung)
- Arbeitsweise (z. B. Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Sorgfalt)
- Erfolg (z. B. Qualität, Tempo, Termintreue)
- Herausragende Erfolge
- Teamfähigkeit und Umgang mit Arbeitskollegen
Ein Arbeitszeugnis hebt sich dann hervor, wenn es mit entsprechenden Formulierungen auf die einzelnen Leistungen eingeht. Das heißt konkret, dass es hierbei darauf ankommt, mit welchen Worten die Leistungen beurteilt wurden. Personaler können aus der Wortwahl herauslesen, welche “Schulnote” der Arbeitnehmer für seine Leistungen erhalten hat. Die Formulierung “stets zu unserer vollsten Zufriedenheit” entspricht beispielsweise der Note “Sehr gut”.
Die Beurteilung des Verhaltens gehört ebenfalls in den Hauptinhalt eines Arbeitszeugnisses. An dieser Stelle wird vor allem das Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber Vorgesetzten, Kollegen sowie Kunden beurteilt. Auch hier zeigt die Reihenfolge, wie korrekt das Verhalten des Arbeitnehmers zu den genannten Personengruppen war.
Abschiedsformel und Beendigungsgrund
In der Abschiedsformel eines Arbeitszeugnisses sollte auf keinen Fall auf den Beendigungsgrund, die Danksagung und Bedauerungsbekundung sowie die Wünsche für die Zukunft verzichtet werden.
Für den Beendigungsgrund gibt es verschiedene Formulierungen, wie beispielsweise:
- “auf eigenen Wunsch” → Der Arbeitnehmer hat gekündigt
- “betriebsbedingt” → Arbeitgeber hat gekündigt
- “in beiderseitigem Einvernehmen” → Vertragsablauf oder Ausbildungsende
Bereicherung für jedes Arbeitszeugnis, da so ausgedrückt wird, dass der Arbeitnehmer sehr gut in die Firma integriert war und sein Verhalten sowie seine Fähigkeiten sehr geschätzt wurden.
Arbeitszeugnis schreiben: Beispiele für Zukunftswünsche
Nach der Abschiedsformel folgen die Zukunftswünsche in einem Arbeitszeugnis. Auch hierbei ist die richtige Formulierung entscheidend und sagt viel über die Benotung eines Arbeitnehmers aus.
Wird einem Arbeitnehmer beispielsweise “sowohl privat als auch beruflich weiterhin viel Erfolg und alles Gute” gewünscht, entspricht dies der Note “Sehr gut”.
Der Note “Befriedigend” entspricht zum Beispiel die Formulierung “Wir wünschen für die berufliche Zukunft weiterhin Erfolg.”
Die Formulierung “Weiterhin wünschen wir für den weiteren Berufsweg viel Glück” klingt im ersten Moment zwar positiv, entspricht allerdings der Schulnote “Mangelhaft”.
Das Arbeitszeugnis endet mit dem aktuellen Datum sowie Unterschrift und Stempel des Arbeitgebers.
Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis
Ebenso wie das Arbeitszeugnis muss auch das Begleitschreiben nach Paragraf 109 des GewO verfasst werden. Sowohl im Arbeitszeugnis als auch im Begleitschreiben müssen die Formulierungen der Wahrheit entsprechen.
Der Aufbau eines Begleitschreibens sollte formell gestaltet sein. Exakte Informationen sowie Informationen über den Ersteller und Unterzeichner des Arbeitszeugnisses, den Grund für die Zeugniserstellung und einen zuständigen Ansprechpartner zählen zu den wichtigsten Inhalten in einem Begleitschreiben.
Ein Begleitschreiben sollte trotz der aufgezählten Punkte kurz und prägnant sein. Wie auch das Arbeitszeugnis kann das Begleitschreiben ebenfalls mit einer persönlichen Schlussformel sowie Zukunftswünschen für den Arbeitnehmer enden.
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Arbeitszeugnisse werden nach Leistung vergeben
Beim Schreiben eines Arbeitszeugnisses kommt es vor allem auf die richtige Wortwahl an, nach der die Leistungen des Arbeitnehmers bewertet werden. Ein sehr gutes bzw. exzellentes Zeugnis wirkt häufig übertrieben. Das liegt daran, dass negative Aussagen aufgrund der gesetzlichen Wohlwollenspflicht nur in Ausnahmefällen, wie beispielsweise grober Fahrlässigkeit, verwendet werden dürfen.
Ein sehr gutes bzw. exzellentes Arbeitszeugnis zeichnet sich durch Verwendung von Adverbien wie immer oder sehr sowie durch Adjektive wie groß oder äußerst aus. Je schlechter die Note des Arbeitszuegnisses, desto weniger bis gar keine Adverbien und Adjektive werden verwendet.
Kostenlose Mustervorlagen für Arbeitszeugnisse Noten 1–2‑3–4
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Arbeitszeugnis schreiben — Fazit
Hinter einem Arbeitszeugnis steckt viel Arbeit und Aufmerksamkeit. Arbeitgeber, die Mitarbeitern ein, für die Leistung akkurates, Zeugnis ausstellen wollen, sollten unbedingt die gesetzlichen Regelungen, die Inhalte eines Musterschreibens eines Arbeitszeugnisses sowie die beschriebenen Formulierungen der einzelnen Noten berücksichtigen.
Zudem sollten sie sich bewusst sein, dass ein Arbeitszeugnis für die berufliche Zukunft eines Arbeitnehmers sehr entscheidend ist. Arbeitgeber sollten also stets darauf achten, dass ein Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert wird, jedoch die entsprechende Formulierung der Leistungsbeurteilung gewählt werden sollte. Unsere Arbeitszeugnis-Muster und Vorlagen können sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern dabei helfen, ein passendes Arbeitszeugnis zu erstellen. Die zur Verfügung gestellten Textbausteine sollen eine Hilfestellung für richtige Wahl der Formulierung darstellen und den strukturierten Aufbau des Zeugnisses erleichtern. Je nach Berufsgruppe gilt es auch zu beachten, dass sich die spezifischen Anforderungen wie Umgangston und Hervorhebung etwaiger Soft Skills & Kompetenzen unterscheiden. So wird das Arbeitszeugnis eines Personalreferenten oder Recruiters im HR-Bereich anders ausfallen als bei einer Social Media Managerin oder in der Gastronomie & IT — aber mit dem Leitfaden von HR Rocket ist Ihr perfektes Arbeitszeugnis schnell gestaltet & ausgearbeitet! Wir helfen Ihnen Ihre neuen Mitarbeiter zu finden. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung im Personalwesen und ‑marketing. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir gerne eine passende Recruiting-Kampagne oder erstellen Ihre Stellenanzeige.
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